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进行时间管理的五个步骤

发布时间：2011-01-22 来源：文档文库

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进行时间管理的五个步骤：一、列清单（越详细越具体越好，近期或者下周前后要办的所有事情。）

1 、2 、3 、4…… 按条列出至少14 条（不够就凑够，如果每天两件事都没有，那你的时间都跑哪里去了？）

与你的“生涯规划第一步”的内容相比较，看看清单里有哪些与里面的内容相关？（有关的在事件序号前面标注A；没有有关的现在就补充几条，并在前面标上N，要真实。所有这些标注的符号都是为了让你自己更深入的了解你过去的时间管理的优点和不足。）

二、排顺序

1.本周核心事务：从上面的清单里选出你认为应该是本周最重要的三件事（以内）

如何衡量？就是等下周结束以后，别人问你过去的一周都做了哪些事情，你马上能高兴的说出三件来。（看看清单上觉得还没有称得上衡量标准里面的事情，那就加上。没有有关的现在就补充几条，并在前面标上H，要真实）。

2.将清单上的事件按紧急程度排序（在后面标上1、2、3……）。

3.将清单上的事件按重要程度排序（在最后面标上1、2、3……）。

三、理论掌握：时间管理四分图

若把你每天睡眠以外的时间用以下的4种性质分开，每种占多大的百分比？

1.重要而急

很多人每天的生活都在极度忙碌之中，每件事都是重要而急的。若这栏长期地占全部时间的50%或以上，我们的生理和心理健康都会受到不良影响，与别人的关系和人生其他的重要方面都会因此而变坏。

2.重要而不急

经常告诉自己应该去做（或多做），而总是没有实行的事情便入此栏。这栏亦往往是真正把自己人生推进往上的事情，例如足够睡眠、与家人旅行、学习、运动、研究工作等。这栏亦是最容易被忽略的一栏。

3.不重要而急

这栏的事情是为别人而做的，例如接听手机、约好去一些无关紧要的约会等。若这栏的事情
太多，我们会埋怨自己太被人摆布了，或者处于被动和无奈的状况下。

4.不重要亦不急

这栏的事情，在人生中常常是可有可无的事。但是如果一件这样的事长期在心里涌出，它可能是重要的事而未曾被自己注意。

没有“正确”的比例，一般来说：

1 栏最好低于50%

2 栏最好维持在20%或以上

3 栏应慢慢地减低

4 栏亦应该降低

1栏事情往往不能马上被减少。最好的做法是把从3及4栏省下的时间用在2栏事情上。慢慢地，1栏的比例便会渐渐降低。

偏重各类事务的结果：

偏重第一类事务的结果：压力、精疲力竭、危机处理、忙于收拾残局。

表中，第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动（第4类），至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

偏重第三类事务的结果：短视近利、危机处理、被视为巧言令色、轻视目标与计划、缺乏自制力、怪罪他人、人际关系浮泛甚至破裂。

也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要（第三类）的事务上，误以为越急迫就越重要。其实，急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

偏重第三、四类事务的结果：全无责任感、工作不保、依赖他人或社会机构维生。

只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事（第二类），才是个人管理之论。

偏重第二类事务的结果：有远见、有理想、平衡、守纪律、自制、少有危机。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

相反地，真正有效率的人，是急所当急、不轻易放过机会并防患于未然的。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。

因此我们在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/e85fde6f58fafab069dc0247.html