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我该如何做好时间管理

发布时间：2018-12-14 来源：文档文库

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我该如何做好时间管理

高阶主管为什么总是这么忙碌？加拿大宗教哲学家卢云便思索过：什么样的人是快乐的人？他的结论是，天底下可分为充实的人与充塞的人。充实的人忙的是自己想做的事；充塞的人也很忙碌，忙的却不是自己真正想做的事。
不论高阶、中阶主管或一般员工，每个人都很忙碌，问题在于你属于充实或充塞的人，充实的人便是快乐的人。时间管理中一个很吊诡的现象是，忙或闲不是关键议题，高阶主管若老觉得自己被一大堆事牵着走、时间永远不够用，那便要先找出什么是自己最重视的事情。

□ 建立个人价值系统与愿景
时间管理这个议题可分为两部分：冰山露出来的管理技巧（这只占一小部分），以及冰山下，隐藏的人生方向、价值观等更重要的问题。什么事是你认为最重要、最有意义的事，比你如何运用时间更为重要。因为你的价值观会决定你的时间优先顺序，以及时间的安排。
例如，本来你安排与最心爱的人共进晚餐，老板却在临下班前要你晚上去接待客户，若你很清楚自己的优先顺序，就不一定要牺牲原先的安排。就怕有些人根本没有优先顺序，那么自然会让别人控制自己的时间，每天忙得都迷失方向了，又很不快乐。所以，时间管理的第一步在方向问题，先界定出自己的优先顺序。
建立自己价值系统最简单的方法，便是《与成功有约》作者柯维在书中所提出的方法。你可以拿出一张白纸，在左边列出对自己最重要的七位关系人，例如小孩、老板、太太、你自己、神，右边则列出当你临到人生终站时，你希望这七个人给你的赞美辞是什么？你不需要等到那天才盖棺定论，你的墓志铭其实就在自己手中。你是在用自己的一生写墓志铭，你可以先写下来再朝目标努力。
写好之后，印出放在办公桌上、贴在床边、放在车上，以随时提醒自己，这就是我以后要变成的样子。人生愿景会指导你的行为，也就是柯维所说的“以终为始”，用终点来决定始点。《爱丽丝梦游仙境》中，爱丽丝迷了路，问小白兔该向左或右，小白兔回答：“如果你不知道你的终点，向左或向右并没有差别！”企业要有目标才有策略，个人何尝不是如此！当然这个名单不用一成不变，而可以微调，例如生了小孩、结了婚之后，你的重要关系人都会有变化。
这个名单对时间管理非常有帮助，因为做任何决定，都可以回头拿自己的人生愿景、优先顺序加以检视、参照。例如要不要换工作、念EMBA等，都可以参考，也就是当你碰到时间分配，向左向右的冲突时，便有了参考的依据。
碰到冲突时，不要以零或一为唯一的参考依据，而是要以更有创意的方法来解决冲突。尤其是高阶主管，总是有许多人要抢你的时间，但你有自由选择的权力，依据就是你的人生价值、优先顺序、人生愿景，否则每天就像陀螺一样在打转。确定了个人价值观、优先顺序之后，接下来才是时间管理的技巧问题。

□ 时间管理四步骤
在时间管理方面，第一步是要先知道时间用到哪里去了，最简单的方法就是每三十分钟记录一次自己做过的事，经过二、三个星期后统计一下，你就会发现自己的时间到底都花在哪里？或者说都浪费在哪里？分析的结果往往会让人吓一跳，你会发现时间不是不够用，而是不小心都浪费掉了！
二、高阶主管要学会运用“减法”。很多员工向总经理报告，明年计划执行十个专案，而总经理总是不满地要部属加上更多计划，这是在运用加法，甚至乘法。真正擅长时间管理的主管会善用减法，删去不必要或不成熟的专案，并要求部属将剩下的专案真正执行好。其实少做比多做困难，因为这表示该位主管知道重点、什么该做、什么不该做。同样原则用在个人身上也一样，胃纳量太大，觉得什么都要做，往往贪多而不实际。高阶主管必须很清楚：是不是每件计划都该做？该在此时执行吗？都要自己来主导吗？
三、高阶主管要专注在贡献而不是任务。公司内有些人虽然做了一大堆事，却都只是些工作或任务，
并没有真正做出贡献；有人好像平常很优雅，做的却都是关键事务，对公司有很大贡献。贡献与任务该如何衡量呢？很好的参考依据是，当你有一天要高升或另外找工作时，你会在“成就”这一栏写些什么？你绝对不会写自己加班共有多少时数，而是公司最重要的三位客户是我开发的、公司的ERP系统是我带领团队导入的，或公司的三位副总都是我面谈进来的。这些是值得记上一笔的事迹，是会让人怀念的成绩。这才叫贡献，“加班阿信”是不值得拿出来炫耀的。
第四、大多数高阶主管都花太多时间在“开会”。其中除了不得已的因素之外，更在于不愿意授权，因为会议交给别人决议，都牵涉到授权的问题。“不授权的高阶主管就是小偷”这个说法毫不夸张，因为不授权的人是在偷组织的金钱，除了领高薪做低薪的工作外，还偷了员工或部属的成就感、成长空间，更偷了自己的私人和家庭时间。
最好的会议策略是“不要开会”。许多企业每天都有许多例行会议：部门会议、小组会议、业务会议，没有人去检讨究竟有无开会的必要？不开某个会议会怎么样呢？某个例行会议是否除了遵循传统外，别无他“义”呢？
会议其实可分为两种，一种是资讯的布达，另外则是要产生决策的会议。资讯的布达现在已经有很多方式可以代劳：电子邮件、布告栏、部落格等，这种会议都可以省略。产生决策的会议往往在聚集大家脑力激荡，或需要相关部门的背书，才有存在的必要。
是否开会也可以用减法原则来决定。主管首先要质疑某个会议是否确实有召开的必要；二、若非开不可，就运用“迷你裙”原则，越短越好；三、若会议可以有人代劳，高阶主管也要授权而不必亲自出马；四、会议要简洁扼要，会前要充分准备，提供资料，时间到了一定要开始，更要准时结束，最后，开了会之后一定要付诸行动方案，并有人负责追踪，这样才不致会而不决、决而不行。

□ 时间管理矩阵
其他时间管理原则还有：先处理重要事情，而不是先解决琐事。更流行的说法是“大、小石头”的问题；也就是要在罐子里装入大、中、小石头和沙子时，你放入的顺序会怎么进行？若最后才放大石头，就根本放不进去。因此，问题又回到人生愿景的问题上了，到底什么是你的优先顺序，便不得不厘清。另一个方法是运用时间管理矩阵，也就是将事情依照“急、不急、重要、不重要”四个区块来分配。很多高阶主管会优先处理“很紧急却不重要”的事，这是在应观众要求。很多人也以为要先处理又急又重要的事，其实最应该做的是“不急却重要”的事。例如美国消防队花在救火上的时间不到2%，其他时间都在做3P的事：一、准备（prepare），也就是消防设备的保养；二、预防（prevent），做好火灾发生的预防措施；三、事先规划（plan），教育的工作。这些都是不急却很重要的事。所以消防队员会去陪小朋友打棒球、进行火灾预防教育、去社区宣导、检查房屋建材是不是符合规定，这么一来，便发现又急又重要的事情减少了，火灾发生率大大降低。
高阶主管要学会先进行不紧急却很重要的事务，例如人际关系的经营、与老板之间的沟通、理财、学习、培养接班人、培养自己的第二专长、人生愿景的规划。高阶主管不应该每天忙得像疯狗一样，尽是在处理客户的抱怨、员工又离职了、公司在媒体的形象大毁，这些都不是昨天才发生的事，而是因为没有优先进行不急却重要事情的缘故。
尼采说：“知道为何而战，就可以忍受过程中的挫折和痛苦！”高阶主管必须先为人生愿景定调，你的人生愿景也要能与企业愿景结合，这样你做的每件事都在进一步迈向你的人生愿景，你也会感到充实而非充塞！

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