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怎样进行有效的时间管理?
怎样进行有效的时间管理?
发布时间:2021-04-17 来源:
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怎样进行有效的时间管理?
怎样进行有效的时间管理?
一、制定时间管理的行动计划
哈罗德·孔茨说过:计划工作是一座桥梁,它把我们所处的此岸
和我们要去的彼岸连接起来,以克服这一天堑。目标是计划的开始
和归宿,设立正确的目标是成功计划的前提
;
计划是实现工作目标的
支持系统,是描述使用可以运用的资源达到预先设定的工作目标的
方法。在实际行动之前预先对应当追求的目标和应采取的行动方案
作出选择和具体安排,计划是预测和构想,即预先进行的行动安排,
计划是管理的首要智能。计划可被定义为“决定目标及如何达成目
标的一个程序”,它含有三个特性,前瞻性的思考——思考及判断
未来可能的状况,下决策——决定未来想要达成的状况,目标导向
——规划各个标的,以达成期望的状况。对于时间管理而言,就是
要针对设立的明确时间管理的核心目标,依次按重要性排列,然后
依照所设立的目标写出一份详细的计划,并依照计划进行。然后将
设定的目标进行分割,何谓分割呢
?
就是把目标细化,年度目标——
季度目标——月度目标——周目标——日目标。
二、认识时间管理的概念
时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。
时间管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间。时间
管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目
的也是决定什么事情不应该做
;
时间管理不是完全的掌控,而是降低
变动性。时间管理最重要的功能是通过事先的规划和长期的计划,
做为一种提醒与指引。时间管理就是自我管理,自我管理即是改变
习惯,让自己更有绩效,更具效能。把事情很快地做完,叫做效率
;
把事情很快又很好的做完,叫做效能。时间是资本和无法更新的收
入,任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划,都必须
从我们对时间宝贵性的认识入手,管理好你的时间就能管理好你的
工作。在进行有效的时间管理之前,必须充分理解时间管理的概念,
从而学会掌控时间,合理安排自己的工作和生活,最大限度发挥时
间的效力,提高工作绩效。
三、树立明确的时间管理目标
成功等于目标,时间管理的目的是在最短时间内实现更多想要实
现的目标。人生旅途上,没有目标就如在黑暗中行走,不知该往何
处。有目标才有方向,目标是前进的推动力,能够淋漓尽致地激发
人的潜能。明确的目标对于构建成功人生至关重要。然而,制定目
标不是一件容易的事。
一个有效的目标必须具备这些特性:
1.
具体性
有效目标不能大而空,应具有阶段性和可操作性。为此,我们可
以将大目标分解为一个个阶段性目标,再制定出高效的日程计划,
以此督促自己朝向既定目标迈进。
2.
可衡量性
任何目标都应该有可以用来衡量该目标完成情况的标准,包括衡
量阶段性成果的控制点和衡量最后绩效的指标。
3.
可达性
无法企及的目标只能是白日做梦,而太轻易达到的目标则没有挑
战性。成功的目标设定应该既有挑战性,又不超出自己的能力所及,
经过一番努力最终可以达成。
4.
任何目标都应该考虑时间的限定
不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的
“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。
四、应用时间管理技巧
19
世纪意大利经济学家帕累托提出
80/20
原则,其核心内容是
生活中
80%
的结果几乎源于
20%
的活动。比如,是那
20%
的客户给你
带来了
80%
的业绩,可能创造了
80%
的利润,世界上
80%
的财富是被
20%
的人掌握着,世界上
80%
的人只分享了
20%
的财富。因此,要把
注意力放在
20%
的关键事情上。同时,领导人员工作效果中的百分
之八十,往往集中在百分之二十的
`
最重要的工作上,
80/20
原则就
是抓住工作的百分之八十的价值,集中在工作的百分之二十的组成
部分这一法则,运用“关键的事情占少数,次要的事情占多数”是
一个普遍现象这一规律。时间管理是自我管理中重要的内容,大凡
业绩卓越的人大都是具有高效时间管理的人,应用有效时间管理的
方法和技巧,可以合理安排自己的工作与生活,最大限度地发挥时
间的效力,提高工作绩效。
五、克服内外引起的时间浪费
时间管理当中最有用的词是“不”。学会说“不”,有时拒绝是
保障自己行使优先次序的最有效手段,勉强接受他人的请托而扰乱
自己的安排,是不合理的。如果有的请托由他人承担可能比自己更
合适,不妨向请托者提出适时的建议。量力而行地说“不”,对己
对人都是一种负责。首先,自己不能胜任委托的工作,不仅徒费时
间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效
果都无法达标,都会打乱委托人的时间安排,结果是“双输”。所
以接到别人的委托,不要急于说“是”,而是分析一下自己能不能
如期按质地完成工作。如果不能,那要具体与委托人协调,在必要
时刻,要敢于说“不”。同时,时间管理的另一个关键就是每天至
少要有半小时到
1
小时的
"
不被干扰
"
时间
;
假如你能有一个小时完全
不受任何人干扰,自己关在自己的房间里面,思考一些事情,或是
做一些你认为最重要的事情。
六、分清轻重缓急
美国一位著名的管理学家认为:有效的时间管理主要是记录自己
的时间,以认清时间耗在什么地方了,管理自己的时间,设法减少
非生产性工作的时间,集中自己的时间,由零星而集中,成为连续
性的时间段。将自己工作按轻重缓急分为重要、次要和一般三类,
安排各项学习和工作时间和占用百分比
;
在学习和工作中记载实际耗
用时间
;
每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率,重
新调整自己的时间安排,更有效的工作。著名管理学家科维提出了
一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程序进行
划分,基本上可以分为四个“象限”,时间管理理论的一个重要观
念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不
紧急的学习与工作上。那么什么是重要的事和紧急的事呢
?
重要的事
就是你个人觉得有价值且对你的使命,价值观及首要目标有意义的
活动,来自内在的需求,对自己而言要事有时并不紧急但需要更多
的时间,并且天天做
;
紧急的事就是你或别人认为需要立刻处理的紧
急时间或活动,来自外界影响你的生活和工作次序。
七、合理安排工作时间
有效的时间管理意味着合理安排各项工作。抓住“黄金时间”,
每个人都有两种黄金时间。一种是内部黄金时间,是一个人精神最
集中、工作最有效率的时候。内部黄金时间因人而异,在通过观察
掌握了自己的内部黄金时间时,用这个时间段处理最为重要的工作。
外部黄金时间是指跟其他人交往的最佳时间。这须遵循他人的日程,
但可以利用这段时间充分表达自身的优势不要把日程安排得太满意
外情况随时都有可能发生而占用时间,若日程太满就会穷于应付。
因此,每天至少要为自己安排
1
小时的空闲时间,让工作和生活更
加从容。同时学会分工合作的授权管理,能让别人代劳的事情,自
己就不要做,学会运用别人的时间。因为每个人的精力都是有限的,
所谓有所为有所不为,把自己的精力和时间用在最能体现自己价值
的方面。
八、形成有条有理的工作作风
今日事今日毕,习惯拖延时间是很多人在时间管理中经常会落入
的陷阱。“等会再做”、“明天再说”这种“明日复明日”的拖延
循环会彻底粉碎制定好的全盘工作计划,并且对自信心产生极大的
动摇。“今日事今日毕”体现的是一种强有力的执行力,这种执行
力将指引按照自己设计好的轨道走向成功的彼岸。同时在工作安排
上要与你的价值观相吻合,不可以互相矛盾。一定要确立个人的价
值观,假如价值观不明确,就很难知道什么是最重要的,当价值观
不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间,而在
于如何分配时间。人永远没有时间做每件事,但永远有时间做对你
来说最重要的事。
本文来源:
https://www.2haoxitong.net/k/doc/93ed6d07a78da0116c175f0e7cd184254a351bf1.html
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