公文写作与处理知识点梳理
中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合办法《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2014）。这两份文件均于2012年7月1日施行。
第一章 公文概述
公文是公务文书的简称。
公文有广义公文和狭义公文的分别。
广义的公文包括法定公文、专用公文和事物公文；狭义的公文仅指法定公文和专用公文。
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的特点主要有：作者的法定性（法定作者）、法定的权威性、特定的效用型（法定效力）、体式的规范性、处理的程序性（特定体式）。
公文的作用：领导指导作用、规范制约作用、联系沟通作用、宣传教育作用、凭证依据作用。
公文的分类：
－按公文来源分：对外文件（发文）、收来文件（收文）；
－按形式和使用的公务活动领域分：通用公文（15种）、专用公文（照会、国书等）；
－按行文关系分：上行文（请示、报告）、下行文（命令、决定、决议、公报、公告、通报、批复等）、平行文（函）；
－按内容的性质和作用分：规范性公文（15种公文都属于规范性公文）、领导指导性公文（命令、决定、决议、意见、通知、批复、通报等）、公布性公文（通告、公告、公报等）、陈述呈请性公文（请示、报告等）、记录性公文（纪要、会议记录、电话记录等）、商洽性公文（函）、证明性公文（介绍信、证明信）；
－按涉密程度分：普通文件（对外公开的公文、限国内公开的公文、内部使用的公文）、涉密公文（秘密公文、机密公文“重要、遭受严重损害”、绝密公文“最重要、遭受特别严重损害”）；
－按送达和办理的时限要求分：平件、加急件、特急件；
－按载体分：纸本公文、电子公文；
－按发文机关分：党内公文、行政公文、群团公文。
公文的稿本分为：草稿（未定稿，不具备正式公文的效用）、定稿（签发稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据）、正本（按正规格式印刷，下发，正式文本，必须是对定稿的完整再现）、副本（分正本复份“和正本同时印刷，具有正式公文的法定效用”和公文复制本“抄本、复制本，不具有正式公文的法定效用”）、试行本（试行期间有正式公文的法定效用）、暂行本（暂行期间有）、修订本（修订本生效、原文本即行废止）。
第二章 公文的构成要素及格式规范
公文一般由版头、主体、版记组成。
具体为：；；等。
一、版头部分：
1．份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，定格编排在版心左上角第一行。
2．密级和保密期限：绝密／机密／秘密★保密期限，除有特殊规定外，绝密期限不超过30年，机密不超过20年，秘密不超过10年。3号黑体，定格编排在版心左上角第二行，如无保密期限，密级间空一字。“绝密★3年”或“绝 密”。
3．紧急程度：公文“特急、加急”，电报“特提、特急、加急、平急”。3号黑体，定格编排在版心左上角，与之前要素按顺序分行排列，紧急程度间空一字。“特 急”“特 提”。
4．发文机关标志：红色大字居中印在公文首页上半部，上边缘至版心上沿35mm，推荐小标宋，以醒目、美观、庄重为原则（一般应小于上级机关字体大小）。两种形式－全称／简称＋文件二字、全称／简称。联合行文，可以并排发文机关，也可只写主办机关。
5．发文字号：发文机关代字〔年份〕发文顺序号（国发〔2015〕12号），发文顺序号不加“第”，不编虚位（不编03），在阿拉伯数字后加“号”。编排于发文机关标志下空2行居中位置，上行文时居左空一字、与最后一个签发人姓名在同一行编排。联合行文时使用主办机关发文字号。
6．签发人：上行文时应当标注签发人姓名。“签发人”全角冒号（3号仿宋）＋姓名（3号楷体）；多个签发人时，按发文机关顺序依次排列，每行排2个，上下对其，最后一个签发人与发文字号同一行，距离下红色分割线4mm。
二、主体部分：
1．标题：对公文主要内容准确、简要的概括和提示。发文机关＋事由＋文种，文种不可省略。一般用2号小标宋，编排于红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，按梯形或菱形排列。标题中可以出现书名号、特定含义的引号、注释说明的括号、连接号和间隔号，如：《国务院关于修改
2．主送机关：是公文主要的受理机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。如果主送机关过多首页无法显示正文时，将主送机关移至版记。主送机关的三种情况：下对上发出的请示、报告等上行文，只能有一个主送机关，不能多头主送；上对下发出的公文都有两个以上的主送机关，可用统称；直接向社会公众发布的通告、公告等告知性公文，章程、条例规定等规范性公文，不用写主送机关。
3．正文：公文的主体和核心，首页必须显示正文。一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段走空2字，回行顶格。文中结构层次依次为“一、黑体”“（一）楷体”“1.仿宋”“（1）仿宋”标注。
4．附件说明：公文附件的顺序号和名称。附件时正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。公文存在两个以上附件，需在正文后标注附件说明。在正文下空一行左空二字编排“附件：（全角冒号）”二字，顺序号位阿拉伯数字，附件名称后不加标点，回行与附件名称首字对齐（附件：1.xxxx）。
5．发文机关署名、成文日期和印章：署名全称或简称、与成文日期居中；成文日期是会议通过或发文机关负责人签发的日期，是公文生效日期，是生效的标志，日期位阿拉伯数字且不设虚位、右空4字编排；印章是公文效力的体现，是公文生效的标志，是鉴定真伪的依据，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章端正、居中下压发文机关署名和日期，印章顶端上距正文一行之内；多个印章排列整齐、互不相交或相切、不超过版心。签名章一般用红色。
6．附注：标注公文的发布层次、印发传达范围。居左空2字加圆括号编排在正文日期下一行。
7．附件：公文正文的说明、补充或参考资料。应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。“附件2”3号黑体顶格编排在版心左上角。标题居中编排在版心第三行，与附件说明表述一致。
三、版记部分：
1．抄送机关：除主送机关外需要执行或直销公文内容的其他机关，用全称、规范化简称或同类型统称。用4号仿宋在印发机关和印发日期前一行、左右各空一字编排（ 抄送：xxx，xxx，xxx。 ）。如需把主送机关移至版记，格式同抄送，在抄送上一行，不加分割线。
2．印发机关和印发日期：印发机关一般是办公厅（室）或文秘部门。一般用4号仿宋字体，编排在末条分割线之上，左右各空一字，后加“印发”（ xxxx 2016年4月23日印发 ）。版记中如有其他要素，应当与之用1条细分隔线隔开。
3．版记中的分割线：版记中第一个要素之上、各要素之间均加一条分割线，版记中的分割线与版心等宽。首条、末条用粗线（推荐0.35mm），中间用细线（推荐0.25mm），末条与版心下缘重合。
4．版记的位置：版记位于最后一面，最后一个要素置于最后一行，剩余空间容不下版记，全部移入下一面。
5．页码：法定要素，4号半角宋体带“一字线”阿拉伯数字（－1－），一字线距版心下缘7mm，单页居右空一字，双页居左空一字。附件一起装订时，连续编页码。
四、公文用纸规范：A4 （210mm＊297mm），左侧装订，特殊形式的根据实际需要。一般每面22行、每行28字，页边距上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。
五、公文中的数字：
用阿拉伯数字：计量（5.34千米）、编号（302国道）、已形成固定形式的（3G手机、G8峰会）；
用汉字数字：非公历纪年（正月初五）、概数（三四个月）、已形成固定形式的（不管三七二十一）；
两者均可：字数不多的计量或序号，如要突出简洁醒目用阿拉伯数字，如要突出庄重典雅用汉字数字。
第三章 行文规范
行文关系：发文机关和收文机关之间的文件往来关系。
主要有：领导被领导关系（隶属关系，如国务院和省政府）、指导与被指导关系（商务部与各省自治区直辖市商务局等）、平行关系（同等级别的机关或部门、单位，平行文“函”，有的通知也可）、不相隶属关系（不是同一春之系列不发生直接职能来往的机关、部门、单位，不论是否同级，都要用“函”协调）。
行文方式：逐级行文（向直接的上级或下级行文）、越级行文（向更高级机关甚至中央直接行文，一般情况下避免越级行文）、多级行文（为加快公文传递，必要时可同时向若干层级上级或下级机关行文）、直达行文（直接发到基层或群众，非涉密的文件可以用登报、广播、电视等形式）。
越级行文的条件：特殊重大紧急情况（战争、自然灾害，逐级会延误时机造成损失）、多次请示上级长期未得到解决的重大问题、上级领导或领导机关交办并指定越级上报的事项、对直接上级或领导进行检举控告、直接上下级有争议而无法解决的重大问题、只有越级才能答复且和直接上级没有任何联系的问题或事项。
行文规则：制发、办理公文中必须遵循的基本准则。
一般规则：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可造作性；行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级，需要越级应同时抄送被越机关。
上行文规则：1、主送一个上级机关，根据需要抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关；2、向上级主管部门请示、报告，应当本级同意或授权；3、以本级名义向上级机关请示下级事项，应当提出倾向性意见；4、请示应当一文一事；5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本级机关向上级负责人、以本级负责人向上级机关报送公文；6、受双重领导，向一个行文，必要时抄送另一个。
下行文规则：涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间为协商一致，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或撤销。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送下级机关另一个上级机关。
其他行文规则：同级党政机关、党政机关与其他同级机关可联合行文。党委、政府的部门依据职权可相互性温。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第四章 主要文种及写作
写好公文，除文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等写作通则外，还要遵循以下要求：合法／规范、求实／准确、合体／完整、简明／清晰、严禁／耐久。
公文属于应用文，它具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性和程式性。
公文写作中，兼用叙述、说明和议论，以说明为主，一般不用描写和抒情。
公文语言的特点：准确、庄重、平实、简明。
公文语言的具体要求：
1、开头用语：表示依据“根据、依据、依照、按照、遵照”，表示目的“为、为了”，表示原因“由于”，表示伴随情况“目前、当前、兹、查、奉”等；
2、承启用语：“根据……特作出如下决定：”、“为了……提出以下意见”；
3、称谓用语：我（局、公司）、本（局、公司）、你（局、公司）、贵（局、公司）、该（局、公司）；
4、引叙用于：悉、收悉、欣悉、接、前接、近接、现接；
5、表态用语：明确表态－应、应该、同意、不同意、批准、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实，模糊表态－原则同意、原则批准、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理；
6、经办用语：经、业经、现将、已经、兹经；
7、期请用语：请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请；
8、批转用语：批示、审批、阅批、批转、转发、印发、公布；
9、征询用语：当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当（妥）、如果可行；
10、结尾用语：为要、为盼、为荷，“通知”特此通知、以上通知请遵照执行，“报告”特此报告、专此报告、以上报告如无不妥请批转执行、以上报告请审阅，“请示”以上请示请批复、妥否请批示、当否请批示、以上请示请予审批、以上请示如无不妥请予批准，“批复”此复，“函”请即复函、当否请审查批准，“复函”此复、特此复函等。
《党政机关公文处理工作条例》规定的15种文种：
1、决议
适用范围：经会议讨论通过的重大决策事项。
特点：权威性（会议讨论）、程序性（会议法定程序讨论、表决、法定人数同意、形成决议）、指导性（观点或评价有指导意义）。
2、决定
适用范围：重要事项或重大行动安排、奖惩有有关单位或个人、变更或撤销下级机关不当决定事项等。
特点：规定性（具有规范行为的作用，具有法定约束力，受文对象必须遵照执行）、指导性（是下级机关工作的依据）、稳定性（在相当长的时间内贯彻执行，一般不宜改变）。
分类：指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。
写作注意事项：标题采用完全式标题（中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定），正文包括缘由、事项、结束语，为突出严肃性决定需注明发文机关和成文日期。
※决议和决定的区别：适用范围不同、产生程序不同。
3、命令（令）
适用范围：用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员（常用：公布令、行政令、嘉奖令，还有：动员令、戒严令、特赦令）。
特点：权威性（权限有严格规定，只有国家主席、全人常及其委员长、国务院、国务院总理、国务院各部委、国务院各部部长、国务院各委员会主任、地方人常、县级以上地方各级人民政府才可在法定权限内发布命令，其他一概无权）、强制性（受令方必须需条件执行）、严肃性（语气果断干脆、措辞严肃鉴定，一经发出，不得随意修改或处理）、限定性（使用只限于重大事件）。
4、公报
适用范围：公布重要决定或重大事项。
特点：内容上的庄严性（党内外、国内外普遍关心的重大决定和重大事项）、形式上的多样性（多通过新闻媒体刊发）、使用上的习惯性。
分类：新闻公报、联合公报、会议公报、统计公报。
5、公告
适用范围：想国内外宣布重要事项或者法定事项。
特点：发文权力的限制性（高层行政机关及其职能部门）、发布范围的广泛性（国内外）、题材的重大性（能在国际国内产生影响）、内容和传播方式的新闻性（新近的、群众应知而未知的，一般不用红头，而是公开刊发）。
分类：宣布重要事项的公告、宣布法定事项的公告、专业性公告。
※公告和公报的区别：性质不同（公报的新闻性强一些）、内容不同（公报内容为重大时间或决定，公告是重大消息或要有关人员遵守的法定事项）、适用范围不同（公告可以国内外，比公报广）、篇幅不同（公告内容简要，公报具体详尽）。
6、通告
适用范围：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
特点：广泛性（各级行政机关和企业均可使用，涉及内容广泛，行文对象广泛）、规定性（要求对象支持、协助或遵照执行）、专业性（多涉及公安、交通、邮电、城建等专门性质的公务活动，有专业术语）。
7、意见
适用范围：对重要问题提出见解和处理方法。
特点：灵活性、建议性、多向性（可用于上行文、下行文和平行文）。
8、通知★★
适用范围：发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
特点：广泛性（使用频率高、适用范围广）、时效性、告知性、灵活性（可长可短、可内部发文也可张贴公开）。
分类：发布性通知、指示性通知、知照性通知、转发性通知（正文后不必标注“附件”说明；被转发公文不添加书名号；可省略“批转转发”前的“关于”，也可另拟摘要）。
批转的是下级来的，转发的是上级来的。
9、通报
适用范围：表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。属于普发性下行文。
特点：教育性、说理性、时效性。
分类：表彰性通报、批评性通报、情况通报（还有事故通报）。
10、报告
适用范围：向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问。可一文多事。
特点：陈述性、沟通性、单向性（无需批复）。
分类：工作报告、情况报告、答复报告、呈送报告。
11、请示★★
适用范围：向上级机关请求指示、批准。
特点：单一性、期复性、时效性。
注意事项：一文一事，逐级请示，把握必要性，不要把一般化矛盾问题上交。
※请示和报告的区别：行文目的不同（请示恳请批复，报告下情上达不要批复）、行文内容不同（请示迫切需要上级明确指示或批复，只能一文一事；报告着眼汇报反映情况，可一文一事，也可一文多事）、行文时间不同（请示在事前，报告主要是事后，也可事中或事前）。
12、批复
适用范围：答复下级机关请示事项。
特点：针对性、指导性、被动性。
13、议案
适用范围：各级人民政府按照法定程序向同级人大或人常提请审议事项。
特点：涉及内容重要、行文定向流动、时限性极强。
14、函
适用范围：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
特点：行文流向的多样性（可以平行，可以是没有隶属关系的上行、下行）、使用的广泛性、写作的灵活性。
分类：按性质分为公函和便函，按内容用途分为商洽函、询问答复函、求批审批函，按行文方向分为发函和复函。
15、纪要
适用范围：记载会议主要情况和议定事项。
特点：方向灵活性、内容概括性、适用范围的限定性。
第五章 公文处理工作
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文拟制：起草、审核、签发等程序。
起草：一切从实际出发，分析问题实事求是，内容简洁、主题突出，文中正确、格式规范，负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
审核：公文文稿签发前，应当有发文机关办公厅（室）进行审核。
签发：公文经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。受授权机关主要负责人或按规定也可签发。联合发文由所有连输机关负责人会签。
公文办理：发文办理、收文办理、整理归档。
发文办理：复合、登记、印制、核发。
收文办理：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。
整理归档：清退（绝密公文、重大错漏公文、命令撤销公文、仅征求意见或审阅公文、未经本人审阅的领导讲话稿、其他由发文机关指定清退的公文）、销毁（个人不得私销毁、留存涉密公文）、暂存、立卷、归档。
机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
新设立机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请；机关合并撤销时，相应进行调整。
2012年党政机关公文处理工作条例（知识点摘要）
公文处理工作应坚持：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/a8b4c8aca22d7375a417866fb84ae45c3a35c27e.html
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