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采购新手入门必读

发布时间：2014-05-01 来源：文档文库

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采购新手入门必读
在当前社会，随着社会经济的快速发展，各种社会经济组织的构成日益完善，其组织管理也越发的精细化。经济组织对其内部的组织结构也向着精准、高效的方向发展。一个成熟的社会经济体必然在其内部有着一套行之有效的组织架构和管理办法，他所不断追求的只不过是结构的精简和角色的专业话，如何在有限的人力资源条件下最大程度的组织内每个角色的潜力，如何拓展每个角色横向和纵向的职业定位。其实，这也成为社会经济组织进行精细化管理所研究的一个重要课题。
一个成熟的经济组织内根据职能的不同划分了很多角色，在此，我就仅对于生产型经济组织中的采购这一职能发表一下个人理解以及工作中的一些心的与大家共勉。我之从学校毕业后，一直在生产型经济组织中从事采购工作，到目前已有4年，先后服务过3家公司，在此过程中也陆续写了一些关于采购日常业务的内容。俗话说，这个世界本是没有路得，只不过因为走得人多了，所以就有了路。同样，只有我们在日常工作中细心观察、认真归纳、不断总结，其实会发现所有的公司在某个岗位的设置上都具有共通之处。
采购工作，在生产型经济组织中对其有明确的定位，它不需要你去为企业开拓市场，创造利润，但需要你为企业需找最有供应渠道，拓宽供应链条，降低成本；它不需要你去
为企业进行生产制造，但需要你保证生产的顺利进行；它不需要你去提高企业产品的质量，但需要你采购质量有保证的物料。所有对于采购的这些定位，都要求我们采购人员必须具备销售人员的谈判技巧、开拓的勇气、财务人员的精准、质量检验人员的严谨以及计划人员的持续思维、大局意识，所以如果你作为一名采购人员，必须做好相关的知识储备和技能储备，并且要有不断学习和持续更新知识库的能力。
在制造类经济组织中，人员的流动是最频繁的，别是负责具体业务的基层人员的流动频率远远超过了企业的管理层。人员的流动甚至超过了组织中产品的更新速度，几乎每天都有新面孔出现，每天又都有熟悉的脸庞离开。其实在当前社会，要知道稳定和熟练的基层人员是一个企业保持生命力的保障，要知道一个新人变成老人企业要付出多少人力成本。一个新人不可能已进入组织就被这个组织接纳，这需要一个双方相互磨合的过程，特别是对于采购，这样一个对内沟通、对外交易的岗位。这是一个与组织内部多个部门打交道的岗位，作为一个新人，即使你有三头六臂，但如果你没有被这个组织接纳，没有掌握这个组织内固有的习俗、没有掌握正确的方法和技巧，那么你将寸步难行，最终被这个组织逼离。那前面着这麽多，作为一个采购新手，一个组织新人具体如何做呢？下面就从几个方面谈起。
组织融入
为什么先讲组织融入呢？因为从今开始投简历
都面试到进入试用再到最终进入这个组织，可以说你一开始接触的解释这个组织。俗话讲，万事开头难。如果你从一开始就对这个知足存在了偏见过着这个组织对于你没有真正的接纳，那么再谈其他都是妄谈。其实做事就是做人，所谓把事情做好就是把人做好。对于企业的一名新员工，即所谓的新人，不论你在进入这个组织时对于你的角色定位如何，但在进入这个组织的初期，你都必须对其的发展历史、企业文化、组织架构和相关人事进行了解，对于处于组织关键环节的人和事要进行关注。首先通过组织内部门的一、二级文件，了解组织的框架结构和部门间的关系；其次通过沟通和谈话，需要获取到谁是公司里的最关键的那个人、哪个部门是组织中组关键的部门、那个环节将影响自己在组织中的利益；再次通过日常观察去验证这些信息，同业实际操作去适应组织内的运作，熟悉组织的一切。同时记住，组织融入是一个持续不断地过程，不是只需要在刚进入的时候去做，还是要不断的，持续的、贯穿于你在这个组织中的所有过程。组织是由若干个部门组成，你所在的部门是对你利益影响最大的也是最直接关联的。所以在进入组织个后，首先必须了解本部门的人员构成和层级结构，了解本部门在企业中所处的位置和部门领导的工作习惯以及背景。
业务接手业务接手就是业务接触，实际上就是你日后在组织中所负责的工作内容。一般在你进入这个组织之后，会有
专门的老员工带你熟悉工作，那么你就很有可能接手的是这位老员工的手头上的一部分或者全部工作，很少会出现你刚进入组织接触的是采购，到后来去让你去负责销售的情况。所以作为一名新人，在与带你的老人的接触中一定要懂得空杯的心态，谦虚而有礼，多看少说多问，但切记刨根问底。组织中每个部门在随着组织发展过程中都会形成一些本部门固有的习俗，某个岗位在实践磨合中也会产生一套行之有效的处理方法。组织的业务流程、部门的组织架构可以通过文件、他人聊天获得，但这些固有的习俗方法却需要带你的老人进行点透或者指导。如果你一副万事通的样子，我想没有一个人会将这些秘籍传授给你。这些秘籍不是文件规定的，也许还会与相关文件进行冲突，但它在处理问题时又是最快速有效的，是经过大量实践，一代一代人的经验总结出来的。所以在业务接触初级阶段，一定要多向老人请教，多观察老人们是如何处理这些问题的，我想只有这样，你才能够快速的融入组织、快速的接手工作，从而发挥自己的价值。异常处理所谓异常处理，其实就是指在组织中进行业务执行过程中发生的突发事件。例如来料不良客户又提前交期、客户突然增加订单、物流运输中的意外、供应商经营倒闭，不能正常供应等异常情况。其实在组织中，这些异常情况的处理一般都是由部门负责人进行沟通和协调，但是当领导给出处理方案和意见后具体还是需要你去执行，同样你不可能
所有异常都去找部门负责人或者直接推给部门负责人。因为组织把你放到这个岗位，除了做日常的正常业务执行，一块重要的工作就是执行过程中的异常处理。只有在发生异常时，你的反应速度、应对措施、处理问题的能力才是反映你自身价值的最直观的体现，所以在业务执行过程中，面对问题，不要抱怨、不要恐惧、在第一时间上报给领导的同时积极地寻求解决问题的办法，最好能够在自己手中就将这些突发事件完美的解决掉。
与供应商关系在采购工作中，与供应商的关系处理的好坏是你采购工作开展成败的关键。你在工作中会面对多个供应商，同时供应商也会面对多个采购，在日常工作中大家是一对一的工作，但在实际交往时却是多对多的。所以作为采购要处理好和每一位供应商的关系，这也是一个采购人员商务能力的体现。在传统采购中，人们普遍认为采购中的买方和卖方是敌对的关系，在买卖中双方就价格、交期、品质和违约的条款通过不断地谈判、试探最终达到一致。但随着经济全球化，网路地球村的成为现实，我们所面对的供应商数据越来越庞大，优质的、劣质的、小规模的、集团式的各种类型的供应商交集在一起，我们如何在如此庞大的供应商数据库中找到是和企业发展的优质的供应商是每一名采购人员的职责。在目前的环境下，我们所要做的事通过和不同的供应商进行接触，从而找到是和企业发展的，可以同企业建立
长久合作关系的、供应稳定的供应商，然后通过双方不断地磨合，最终形成合作默契达到信任，从而实现双赢。采购廉洁采购是一个高风险职业，同时采购部门对于一个组织来说也是最重要的部门之一。组织对这个部门在给予厚望的同时也会对这个部门制定各种条条框框，来规范采购工作，保持部门以及具体工作人员的廉洁。作为采购工作人员，必须保持自身工作廉洁、思想廉洁、拒接受供应商礼品和宴请，特别是供应商给的回扣。其实在与供应商的接触中，我们是处在同等地位的买卖关系，所以作为采购人员必须清醒地认识到，供应商讨好你必有所求，所以我们必须坚持公司利益第一原则，参与任何活动，都必须保证公司利益不受损害。所以我们要与供应商保持正当的合作关系，而不是私人的利益纠葛，这对于采购新人来说尤为重要。以上为对于采购新人来说些常识，万望大家注意。刘龙
2014.5.1

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/47daee57c281e53a5802ffd3.html