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职位说明书编写规范

发布时间：2020-05-19 01:08:29 来源：文档文库

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职位说明书编写规范

一、目的

强化职位分析的基础作用，通过对现有职位说明书的进一步规范，形成职位说明书编写指南，充分发挥职位说明书对人力资源管理系统内各专业板块的基础指导作用。

二、职责

行政人事部负责公司职位说明书编写的技术指导。

各部门、业务单元、子公司具体负责职位说明书的编写、修订与完善。

三、工作流程

说明：

1、职位信息问卷调研以及任职者访谈是收集职位信息、对职位进行准确描述的基础。

2、通过职位分析和初步描述形成的职位说明书初稿，一定要与任职者进行面对面的沟通，不放弃任何补充、完善的机会。

3、职位说明书定稿后应严格执行并有效运用，充分发挥其基础指导作用。

四、基本概念

基本概念	定义	备注
工作要素	工作中不能再继续分解的最小活动单位	例如：编制工资发放表。
任务	为了达成某种目的而进行的一系列工作要素	例如：汇总部门工资分配表，编制工资发放表。
职责	为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合	例如：制定工资管理政策，定期发放员工工资，维护和提升员工满意度以及工作积极性。
职位	承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置，是组织的基本构成单位	职位与任职者一一对应。
职务	承担相同或相似职责或工作内容的若干职位的总和
职级	根据责任大小、复杂程度以及任职者能力水平高低划分的职位层级	例如：A、B、C、D、E。
权限	为了保证职责的有效履行而赋予任职者对某事项进行决策的范围和程度	例如：具有批准预算内5000元以下费用开支的权限。
任职资格	为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知识、技能与能力要求
业绩标准	与工作职责相对应的对职责完成的质量和效果进行评价的客观标准	例如：员工满意度90％、空岗率为0、培训计划完成率100％。

五、通用术语

通用名词	定义
职位概述	阐述职位的组织背景、职位承担的核心职责以及职位设置目标。
职位关系图	描述职位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直接上级、下级的关系。
工作联系	职位任职者开展工作所应协调的各种人际关系，包括组织内部、外部。
工作职责	职位赋予任职者承担的一系列职责。
日常工作任务	与工作职责相对应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多日常工作时间的工作任务。
职位权限	为了保证职责的有效履行而赋予任职者对职责范围内有关事项进行决策的范围和程度。
工作特征	主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境以及工作负荷等情况。
工作考核要点	从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的关键绩效指标和业绩标准。
职位发展	描述任职者的职业发展方向。
任职资格	描述任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、必备知识与技能、生理和心理要求等情况。

六、职责和任务描述关键词

关键词	含义
管理	监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节，保证政策和计划的执行。
建议	提供意见，影响最终结果。
分配	为特别目的指派。
分析	将整体分开，发现本质。
评价	评估下属的表现。
批准	正式确认或同意。
指派	指派下属完成具体的任务。
协助	帮助，支持。
保证、确保	确信任务完成或目标实现。
出席	参加特定的活动。
审查	检查并验证。
授权	批准或许可。
实施	在工作中行使某种权力。
咨询	向他人征求意见。
促成	通过某种措施或手段达成计划的结果。
协调	系统的组织某项活动或职能以达成组织目标。
发展	使活动起来，逐渐丰满、变大、变好。
设计、策划	计划或谋划。
指示	发出权威性指令。

成立	设置或组织，使稳定或固定。
执行	落实，使生效。
加快	促进、帮助和使容易实现。
跟进	关注各项措施执行完毕。
制定出	以明确的、系统的陈述提出。
指导	传授、教育。
实施、落实	完成、进行。
发起	开始、着手。
整合	完成、汇总、统一。
调查	系统检查。
发布	正式公布或发行。
维持	保持有效性。
激励、驱动	启发、激励下属的职能，实现期望的结果。
观察	看，研究。
组织	将东西有序的放在一起。
创立	创造、设立。
监督	监察、指挥。
参与	参加，加入，分担。
计划	预测，确定目标，制定行动措施。
提交	要求事情得到考虑或批准。

提议	提出议案。
提供	供给，可得到。
推荐	建议，希望能得到接受或试用。
修改	修订，改变。
调查	以全面的方法进行查看。
培训	教练、传授如何完成任务。
查证	检查并证明。

七、常用绩效指标

绩效指标	指标定义/计算公式	适用职位系列
招聘目标完成率	（实际招聘岗位人数/计划招聘岗位人数）×100％	人力资源管理
员工成功通过试用期的百分比	试用期转正人数/试用人员总数	人力资源管理
人员编制控制率	（实际人力/计划人力编制）×100％	人力资源管理
人力成本总额控制率	（实际人力成本/计划人力成本）×100％	人力资源管理
员工工资发放出错率	错误发放的工资次数/发放的工资次数	人力资源管理
人均培训天数	全年培训总天数/员工总人数	人力资源管理
培训计划完成率	（培训实际完成情况/培训计划情况）×100％	人力资源管理
员工自然流动率	（离职人数/现有人数）×100％	人力资源管理
人员结构比率	各职位层级人数比例符合预期目标；各专业系列人数符合预定目标	人力资源管理
文件制作效率和准确性	按照文件类型及时制作、印发	文秘
机要档案和文件的归档	及时归档	文秘
公文行文规范度	公文出现差错次数	文秘
机要工作的安全性	出现会议精神、公文内容等泄密事件	文秘
公文处理、收发、传递的及时性	机要文件办理不及时的次数及严重程度	文秘
公章使用准确性	用章类型、流程、批准程序正确	行政管理
外事接待任务完成的效率和质量	外事接待工作没有失误	行政管理
档案管理出错率	（查出管理有误的档案数量/档案总数）×100％	档案管理
档案更新延误率	(延误档案更新的数量/档案总数)×100％	档案管理
计算机系统的稳定性和安全性	系统出现故障和被病毒侵害的次数	信息管理

信息系统的及时维护率	按要求及时维护的次数	信息管理
网络系统的整体规划质量	系统的科学性、实用性	信息管理
精确并准时的财务报告	提交财务报告延期次数	财务管理
公司总体预算达成率	（实际发生总费用/预算总费用）×100％	财务管理
财务报表出错率	（查出有误的财务报表数量/提交报表总数）×100％	财务管理
财务分析出错率	（查出有误的财务分析数量/提交的财务分析总数）×100％	财务管理
质量体系有效性维护	符合ISO外审要求	质量控制
质量事故损失金额	由于质量问题造成退货等重大问题带来的经济损失	质量控制
合格品率	合格品总数/全部送检数量	质量控制
质量体系建设计划完成率	对各部门发放实用、易懂质量体系文件率	质量控制
质量文件、检验规程的科学、有效、合理	实际使用的效果、出现的偏差情况以及造成的影响	质量控制
处理现场质量问题的及时有效率	延迟、偏差的次数以及由此带来的影响	质量控制
漏检、错检率	错、漏检总数/全部送检数	质量控制
工艺规程编写的科学性与实用性	具体使用效果，以及与实际情况的偏差	工艺管理
材料定额编制的合理性	产品中材料消耗总量/材料领用总量	工艺管理
更改成本	更改引发的生产与其它相关成本	工艺管理
总销售收入	年度销售额	市场营销
货款回收	年度货款回收总额	市场营销
新客户增加数量	本期新客户数量/总客户数量	市场营销
老客户维持数量	本期老客户数量/总客户数量	市场营销

销售成本	营销费用/销售收入	市场营销
生产计划完成率	完成生产项目数量/生产项目总数量	生产管理
生产成本	控制制造成本和采购成本	生产管理
设备总体效率	（总开工时间－损失时间）/总开工时间	设备管理
废品率	废品总数/全部送检数量	生产管理
外协件投诉率	不合格外协件的数量/全部外协件数量	采购管理
采购及时率	按时交货的总数/计划采购的总数	采购管理
采购资金占用率	未投入生产的原材料占用的资金/同期投产总值	采购管理
采购合格率	不合格品的数量/全部采购品数量	采购管理
项目准时完成率	在预计时间内完成项目数/同期应完成项目总数	项目研发
研发的成品化率	进入批产的新品数量/在研新品总数	项目研发
新产品的技术稳定性	产品投入市场因为技术问题导致不合格的产品批次数或因为技术质量问题导致技术更改次数	项目研发
标准化大纲的编制	编制的质量与时效性；具体使用效果与可操作性	标准化
技术文件的标准化率	文件的标准化数量及标准化水平	标准化
产品的标准化率	实现标准化的产品数/总产品数	标准化

八、职位说明书语言规范

1、职位概述

阐述职位设置的目标，在实践中可以遵循“工作背景＋核心职责+职位目标”的原则组织语言。工作背景：说明职位工作的基础和前提，一般采用“根据……”或者“以……为基础”的语言形式；核心职责：说明职位承担的主要职责和任务，一般采用“主要承担……职责”或者“主要负责……工作”的语言形式；职位目标：说明职位设置的目标和意义，一般采用“确保……”或者“实现……”的语言形式。

2、职位关系图

绘制职位所属部门的组织架构图，主要体现职位的直接上级、直接下级之间的相互关系。

3、工作联系

列举任职者开展工作过程中所接触到的、并且需要协调的人际关系。内部：列举部门名称、与该部门联系的具体事项；外部：列举对外联络的部门名称、与该部门联系的具体事项。

4、工作职责

详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动＋目标”的原则组织语言，语言描述简明扼要，切忌拖泥带水，含混不清。一般采用“负责……，确保……”、“参与……，推动……”以及“协助……，实现……”的语言形式。

5、日常工作任务

从职位所承担的职责中提炼出来的占用任职者较多时间的日常工作任务。在实践中，可以把工作职责分解成数项工作任务，然后将日常性工作任务提炼出来。一般采用“关键动词＋宾语”的语言形式。例如“办理社会保险开户、转接手续”。

6、职位权限

主要说明任职者所拥有的费用审批、合同签署以及资产管理等权限。控制的预算费用：一般采用“具有批准……的权力”的语言形式；合同签署：一般采用“具有签署……合同的权力”的语言形式；资产管理：一般采用“具有管理……资产的权力”。

7、工作特征

工作场所：包括办公室、生产车间、出差地、客户售服现场等。

工作环境：例如：环境舒适；环境一般；有噪音、粉尘和异味，高温环境，对人体健康有影响。

工作时间：例如定时制、弹性时间、倒班制等。

出差:占总工作时间的百分比。

工作负荷：例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。

8、工作考核要点

职位说明书中所列举的每一项工作职责都应该进行考核，以“绩效指标＋衡量标准”的形式说明职位考核要点。要求做到尽量量化工作结果，如果不能量化结果，就要对工作的过程设置控制标准。最终的目的就是便于衡量。

9、职位发展

告诉任职者可以发展的方向。横向：考虑任职者工作技能的丰富化，可以相关多元化发展；纵向：考虑任职者能力和空间的发展，在职业规划系统内的有序晋升。

10、任职资格

㈠、教育背景

教育学历：明确任职者必须具备的最低学历。

学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。

资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。

㈡、专业培训

明确任职者所接受专业培训的内容、形式和必须的培训时间。

㈢、工作经验

行业工作经验：明确任职者必须具备的行业工作年限。

岗位工作经验：明确任职者必须具备的同岗位工作年限。

最高职位经历：为了胜任职位需求，限定任职者必须具备与职位相关的最高职位经历。

㈣、必备知识与技能

专业知识：说明任职者必须具备的胜任职位需要的专业知识。例如：熟悉人力资源战略规划，熟练掌握整体薪酬理论和360度考核技巧。

外语能力：说明必须的英语级别、读写能力。例如：国家英语四级，能读写简单的英语文章。

计算机能力：说明必须掌握的计算机应用程度。例如：熟练使用办公室工作软件。

公文处理能力：说明任职者必备的文字能力。例如：具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。

其它特殊能力要求：公司目前还没有建立能力素质模型，有些职位对能力素质要求很明显，可以列举具有关键影响力的能力特征。例如：具有强的号召力，能带领团队进行市场攻关。

专业技术资格：明确说明任职者必备的专业技能等级。例如：取得人力资源方向经济师职称。

㈤、生理要求

身体：说明对任职者身体条件的限制。例如：健康状况良好，身高165cm以上、裸眼视力以上。

性别：说明性别要求。例如：性别不限。

年龄：说明年龄要求。例如：25岁以上，45岁以下。

形象气质：说明对任职者的形象要求。例如：容貌出众，大方得体。

㈥、心理要求

性格：说明任职者的性格类型。例如：力量型，刚毅，果断。

关于性格的理解有不同的分类形式，实践中推荐使用的性格模型：

四种主要性格类型的特征及其应用

	活泼型	力量型	完美型	和平型
特征	1、活跃，有创造力 2、热情，有感染力 3、好动，有表现力	1、迅速决断 2、迅速行动 3、获取控制力和权威	1、注重细节、分析 2、注重钻研、思考 3、按部就班 4、精益求精	1、擅长调解和团结 2、稳定、忠实 3、知足，维护现状
优点	有创意、表现力、热情	自信、勤奋、有领导力	有计划性、分析力和钻研精神	安全、包容、沉稳
弱点	忙乱、粗心、健忘	急躁、固执、鲁莽	犹豫、挑剔、敏感	懒散、甘于平庸、缺乏主见
害怕	孤独	/	批评和非议	突来的变革
追求	/	结果、效率与支配地位	精细、准确、一丝不苟	/
动机	人际互动、多姿多彩的过程	获胜、成功	进步、理想	安全、归属
满足点	夸赞	感激	默契、理解	尊重
对待变革的态度	追求形式之变	追求根本之变	追求系统、科学之变	最好不变，实在要变，就缓慢的变
适合工作类型	表现、互动、创造	决策、领导、执行	规划、专业、设计	例行、协调、配合
适合岗位	党工团、公关、宣传	经营决策者、项目负责人	人力资源、质量管理、工艺技术、科研开发	文秘、总务、生产、财务、操作者
不适合岗位	生产、财务、操作者	人力资源、行政事务	销售、基层管理者	研发、高层管理者

态度：说明任职者必须具备的积极心态。例如：主动、热情、有很强的事业企图心。

关于态度的描述范围很广，实践中推荐使用的态度模型：

态度	含义
决心	认准的目标和方向，不会轻易放弃，咬定青山不放松的心态
企图心	对达成自己预期目标的成功意愿，可以理解成对事业成功的野心
主动	提前采取行动掌握人生的航向和事业的发展趋势
热情	对人、对事永远保持积极的、向上的情绪
爱心	对祖国、对家庭、对生活、对事业的热爱之情
学习	养成终身学习的习惯
自信	在没有得到之前就相信自己一定会得到的态度
自律	在工作、生活中尽量克制自己的劣根性
顽强	要有克服困难，迎难而上，不到长城非好汉的心态
坚持	坚持到底，决不放弃，直到成功的心态

职业道德：说明任职者必须具备的职业道德品质。例如：诚实、正直，有很强的责任感、使命感。

关于职业道德的描述很容易与态度混为一谈，实践中推荐使用的职业道德模型：

品德素质	含义
使命感	上级给予的任务，无论有多困难，都一定要完成
责任感	能时刻记住自己的职责，充分发挥自己的作用
诚实	待人真心诚意，将真话
正直	秉公办事，不徇私情
忍耐	遇到任何挫折，能够忍耐，不放弃目标
事业心	很强的事业成就导向
协作精神	能借助团队的力量成就事业，成就自我
竞争意识	具有优胜劣汰的观念，用实力说话
法制观念	遵守国家政策、法律法规
组织纪律性	遵守公司规章制度

人力资源组编制

附件1、职位说明书规范模板

职位说明书

一、基本信息
职位名称	所属部门
职位通道	职位层级
分析时间	有效期
二、职位概述

三、职位关系图（该职位与直接上级、下级关系）

四、工作联系
联系对象		联系主要内容
内部


外部

五、工作职责
1、
2、
3、
4、

5、
6、
7、
8、
六、日常工作任务
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、
10、
七、职位权限
控制的预算费用
合同签署
资产管理
直接上司人数							直接下属人数

提供服务部门的数量
八、工作特征（时间、环境、条件）
工作场所
工作环境
工作时间
出差	占总时间的％（填写百分比）
工作负荷
九、工作考核要点
关键指标		衡量标准




十、职位发展
横向
纵向
十一、任职资格
㈠、教育背景
教育学历
学习专业

资格证书
㈡、专业培训
培训内容		培训方式	培训时间



㈢、工作经验
行业工作经验
岗位工作经验
最高职位经历
㈣、必备知识与技能
知识/技能项目	必备要求
专业知识
外语能力
计算机能力
公文处理能力
其它特殊能力要求
专业技术资格
㈤、生理要求
身体

性别
年龄
形象气质
㈥、心理要求
性格
态度
道德

职位在职人签名：直接上级签名：

附件2、职位信息问卷调查表

公司岗位分析调查问卷

姓名

部门

现任岗位

学历

所学专业

直接上级

社会工龄

入司时间

月平均收入

自参加工作以来从事本岗位工作时间

对本岗位工作内容的兴趣

无所谓□ 不好说□ 一般□ 还可以□ 很感兴趣□

你对自己工作适应性如何

还可以□ 不好说□ 一般□ 还可以□ 很感兴趣□

工作概要（用一句简洁的话语描述本岗位的工作范围和内容）

岗位使命（用一句简洁的话语表达岗位使命）

按重要程度依次填写你工作的10大理由或目标

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

9、

10、

工作职责

职责描述

估计占你全部时间的百分比

权限

承办

需报审

全责

1

2

3

4

5

6

7

8

9

失误的影响

在你的岗位工作出现失误产生的影响会涉及

影响程度如何

轻

较轻

一般

较重

重

经济损失

1

2

3

有损公司形象

1

2

3

其它损害（如工期、质量安全、设备等）

1

2

3

工作重要性

1．不影响他人工作的正常进行。（）

如果出现多种情况，请按影响程度由高到低依次写在下列空白处：

2．只影响本部门内少数人。（）

3．影响整个部门。（）

4．影响其它几个部门。（）

5．影响整个公司。（）

工作创新

1．一切工作已有明确的规定动作，不需要进行创造和改进。（）

2．需要根据现行办法，进行一般性改进。（）

3．需要根据公司的经验，创立新的方法和技术。（）

4．需要根据行业的先进经验，创立新的方法和技术。（）

5．没有可借鉴的经验，需要进行革新性的新发明。（）

领导风格

1．上级经常给予帮助，以保证自身工作的顺利进行。（）

2．上级偶尔给予工作上的辅导，以有利于工作的进行。（）

3．上级只是给予工作上的关心。（）

4．上级只是给予生活上的关心。（）

内部沟通

内容/频度

沟通频度：

1．只与本部门内几个同事接触。（）

偶尔经常非常频繁

1 2 3 4 5

2．需与其它部门的人员接触。（）

3．与其它公司人员和政府机构接触。（）

4．与其它公司、政府机构、外商接触。（）

外部接触

1．不与本公司以外的人员接触。（）

沟通内容：

1．一般信息交流

2．对他人施加影响的沟通

3．事关重大决策的沟通

2．与其它公司人员接触。（）

3．与其它公司人员和政府机构接触。（）

4．与其它公司、政府机构、外商接触。（）

工作的联系	需要联系或接触的具体部门、单位	联系或接触的目的
	1
	2
	3
	4
	5
	6
监督	1．直接领导你的人员有（）人，职位为：
	2．被你直接领导的下属人数（），职位为：
工作的时间要求	1．每周平均加班时间为（）小时。
	2．实际上下班时间是否随业务情况经常变化。（总是，有时是，偶尔是，否）。
	3．所从事的工作是否是忙闲不均（是，否）。
	4．若工作忙闲不均，则最忙时间发生在哪段时间：
	5．每周外出时间占正常工作时间的（）%。
	6．外地出差情况每月平均（）次，每次平均需要（）时间。
	7．本地外出情况平均每周（）次，每次平均需要（）时间。
工作独立性	1．工作的职责明确具体，时刻受到上司的控制。（）
	2．根据常规的方法工作，每完成一步时受到上司的控制。（）
	3．根据既定的方案和程序工作，上司通过工作检查来控制。（）
	4．根据战略目标工作，上司以工作的最终结果来控制。（）

你感觉到哪些方面工作感到棘手
1
2
3
4
综合	1．在每天工作中是否经常要迅速做出决定（） A．没有 B．很少 C．偶尔 D．许多 E．非常频繁
	2．你手头的工作是否经常被打断（） A．没有 B．很少 C．偶尔 D．许多 E．非常频繁
	3．在你的工作中是否需要运用不同方面的专业知识的技能（） A．否 B．很少 C．有一些 D．很多 E．非常多
	4．在你单位中你所做工作本身是否引起一些令人不愉快、不舒服的感觉（） A．没有 B．有一些 C．能明显感觉到 D．多 E．非常多
	5．在工作中是否需要灵活地处理问题（） A．不需要 B．很少 C．有时 D．较多 E．非常多
	6．你的工作是否需要创造性（） A．不需要 B．很少 C．有时需要 D．很需要
	7．你在履行职责时是否有与员工发生冲突的可能性 A．否 B．很少 C．一般 D．很有可能
	8．你是否经常感到工作时间不够用（） A．否 B．很少 C．是
	9．你感觉周围同事的竞争性怎么样（） A．没感觉 B．还可以 C．很强

任职资格要求	1．你在起草或或撰写的文字资料有哪些例：编写trade核心编码、改写客户资料等。
	1）
	2）
	3）
	4）
	5）
	6）
	2．你的岗位工作需要计算机处理水平：
	3．从事本职工作应具备的		专业要求：
			最低教育程度：
	4．为顺利履行工作职责，应进行的培训
	培训科目	培训内容				最短培训时间（月）
	1）
	2）
	3）
	4）
	5）
	6）
	5．需要多长时间的工作经验才能胜任本岗位的工作（） A．1年以下 B．1年 C．3年 D．5年 E．8年以上
	6．胜任本岗位所需要的能力			等级	说明：需求程度
	1）判断决策能力				低较低一般较高高 1 2 3 4 5 低较低一般较高高
	2）领导能力
	3）计划能力
	4）分析能力
	5）组织人事
	6）创新能力
	7）内部协调能力
	8）外部沟通能力
	9）协作能力
	10）信息管理能力
	7．从事本岗位工作所需要的知识
	1）
	2）
	3）
	4）

考核	对于你所从事的工作，你认为：
	考核要素	具体考核标准
	1 2 3 4 5 6
备注	1．你认为本部门应设置哪些岗位，岗位名称为

	2．你还有哪些需要说明的问题

直接主管意见	签字：日期：