关于人事档案管理体制的思考

关于人事档案管理体制的思考

摘要：随着我国政治、经济体制的不断革新的和人的许多传统思想以及行为方式的变化，我国的人事档案的管理体制已经不能够满足于当前发展的现状，逐渐暴漏出一些弊端。本文从我国当前人事档案管理体制入手，分析当前体制的现状以及暴漏出的弊端并且针对这些弊端提出一些适应时代变化的新思考。

关键词:人事档案 档案管理 管理体制 改革

Summary:With the continuous reform of our political and economic system and many traditional thoughts and behaviors of human have changed,our country’s personnel file management system can not meet the current situation in the development,gradually exposed some malpractices.This paper from China’s current personnel archive management system to start,analysis of present situation and malpractice system exposed and puts forward some new thoughts to adapt to changing times these drawbacks.

Key word:personal records；archive management；management system；reform

人事档案是人事管理活动的历史记录，是开展人事工作的必要条件。是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、职工档案和学生档案三种。内容记录下部职工、学生个人的自然情况、社会经历、思想品德业务能力、专业水平历史和现实的表现。具有现实性真实性动态性机密性。是各级组织考察了解和正确使用人员的重要依据。管理人事档案是人事工作自身的需要，是组织、人事、劳动部门的职责，人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理，同时管理好人事档案也可以做到查阅方便，便于对干部、工人进行全面考核，以便于正确的使用干部、使用工人。

人事档案一直以来在我国的社会生活中发挥着非常重要的作用，它记载了一个人的工作经历、家庭背景以及奖惩等方面，见证了一个人的成长经历，是社会和人事部门了解一个人的重要依据。据了解，人事档案早在延安时期就已经开始建立，那时候的主要目的是为了考察培养干部，但随着时代的变迁，人事档案管理体制已明显与当今市场经济和信息技术的飞速发展不相适应, 成为计划经济时代的一个缩影。但长期以来我国人事档案管理体制仍然沿用着以前的传统体制即实行分块管理，学生的档案由其所在的学校教务或学生工作部门管理，工人的档案则由所在单位的劳动部门管理，军人档案则由各级政治部门管理，干部档案则按干部管理权限集中统一管理的这种体制。这种体制在当下带来的弊端有：

一、弄虚作假的现象越来越多

在传统管理方式控制下，人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到人档统一，这样就使得如果很多人想从行政部门、国有企事业单位跳槽到其他的单位，人事部门扣留档案不放人的“人质档案”现象非常多，“以档谋私”现象屡屡出现。同样现实中有些人通过在档案中伪造履历、入党材料以及很多专业证书，靠弄虚作假平步青云走到较高级的领导岗位；也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案，“以档谋私”现象的出现，使得档案制度本身的严肃性、准确性、惟一性受到挑战。

二、内容过于教条

现行的干部人事档案基本上是按十大类进行划分和收集归档的，大致包括：履历、自传、鉴定、学历职称、政审、奖惩、职务任免、工资、其它等方面内容。这十大类按通常情况来说是能够反应一个人的学历水平、工作经历、成长历程以及政治思想等。但是随着社会的发展以及人们思维方式和行动的变化，人事档案中的这些内容针对当前来说就有些过于教条，内容非常陈旧，千篇一律，每个人的档案中都反应着同样的内容，反而不能突出某个人的特点专长，也不能在档案中反应这个人的人品情况以及信用状况，这种空泛的人事档案内容已经难以适应时代发展的需要。

三、管理过于分散

在前面提到我国目前人事档案管理体制是实行分块管理的，我国各级系统的人事档案管理体制是存在差异的，在管理方式和管理要求上存在较大不同。属于人事档案的学生档案、干部档案、工人档案以及军人档案等这些不同类型的人事档案在档案管理方面每一个都存在着严重的分散性。学生档案是由高校人事档案实行分散管理，归教务和学生工作部门管理，会存放在人事办公室、学生处、科技处、组织等各个部门；县级以下的机构的管的干部少，单位小，档案少，因此无专人管理，就规定由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理，这种人事档案管理制度归多头管理，隶属非常混乱，管理起来也需划分，非常不便捷；还有就是人事档案管理与档案业务指导机构关系疏远,处于分离状态, 各级档案机构对其它专门档案具有业务指导作用, 而对人事档案缺乏业务指导,人事档案管理人员很少甚至根本不参与档案部门的业务活动。

四、阻碍了人才的合理流动

我国现行的人事档案管理体制就是档随人走，有明确的管理权限，我们分属哪一部分，档案就归我们所在部分人事档案管理。这种人事档案管理体制使得我们每一份人事档案都深深的印上了“单位人”的烙印，无论我们是升学、跳槽、还是入伍都要带着我们的档案，离不开个人档案，我们走到哪档案就跟到哪里，档随人走。在市场经济发展的今天，这种制度的弊端非常明显，有些人事档案部门会因为跳槽而扣住档案，不让档案流通，这样我们也就不能进入下一单位，这种方式严重阻碍了人才的合理流动。

五、弃档族越来越多

在过去很多人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，档案中记载的内容就是客观反映他们个人的生活经历、政治思想等，且无论走到哪自己的档案都要跟到哪。但是现在随着时代的发展，大量的新阶层和流动人员很大程度上摆脱了人事档案的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15．4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用；有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示：有68％的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事代理项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。这种现象对我国档案发展非常不利，档案在人们生活中有着很重要的地位，弃档族因为这种人事档案管理体制而不重视自己的档案，也严重阻碍了我国档案事业的发展。

六、收集归档工作制度不健全，材料不全面

有些人事档案部门只照搬上面下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，而没有形成属于自己的一套实施细则，就算有，内容也不够具体，不够全面，建立起来的制度，也在不同程度上存在着执行不严格的现象，人事档案部门收集归档工作被动又不及时，这一问题再无专制人事档案工作人员的单位中比较突出。还有就是收集归档的材料不全面也不够准确，虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的范围作了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。

七、人事档案管理队伍不强

人事档案管理人员的观念十分淡薄，人事档案制度、机构不健全，没有人去严把人事档案接收和调出工作，档案人员调动时工作交接不清，档案不知去向。或者由于个人对人事档案认识个强，认为人事档案已经没用，人事档案在哪里根本不在意。对现有人事档案遇到问题的人事档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作而且还是一项专业性、技术性很强的工作。在人事档案管理工作中出现不少问题往往是由于管理人员业务缺乏专门训练，业务不精，加之人员变换过于频繁而引起的，以致没有一支稳定的专业队伍。因此，也就不能适应信息化和社会主义市场经济条件下，对人事档案管理应达到规范化、科学化、现代化的要求。

综上所述的弊端，在急剧转型的当今社会，原有的人事档案管理体制已经走过了它的“辉煌岁月”，开始逐渐失去其强有力的效用。我国的户籍制度和人事制度都相继进行了一系列改革，与之密切相关的旧的人事档案也只有摒弃落后过时的管理体制，才能建立一种全新的与经济体制相适应的人事档案管理体制和管理方法。针对前面所列的弊端，本文认为需要从以下几方面来尝试改革：

一、将分散多头管理改为集中管理

以前我国人事档案管理体制都是条条块块、相对比较分散的，现在我们应当实行比较集中统一的管理体制。以前县级机构的人事档案都是分散于县属各机关，现在可以将人事档案归由该县档案馆统一管理，这样既可以节省人力物力，有可以防止互相推脱责任的现象发生。对于人数较多规模较大的企业、学校、组织，人事档案也应当统一在档案管理处集中管理，这样也便于查找，省去很多程序。

二、增加人事档案内容

在当下市场经济的条件下，目前人事档案中记载那十大类只能基本反映一个人的学历、主要经历等，已经不能够满足发展的需求，不能为现有的市场经济、人才流动、人才选拔等方面提供方便有效的依据，里面的许多内容都已经失去了意义，没有符合时代发展需要的新内容，人事档案不能继续起到它所应当具有的作用。所以必须对人事档案的内容进行改革必须对人事档案的内涵进行丰富和扩大。1.增加学绩档案的内容。在人事档案中，增加学绩档案的内容是十分必要的。人才档案包括学绩和工作业绩两个部分。学绩，即关于一个人学习成绩方面的记录，包括人们工作前在学校学习和工作后在职学习的成绩两个部分。当然，这里的学习是一个广义的概念，不仅指文化课的学习，也包括文艺、体育等方面的成果。人的学习成绩，虽然不能代表能力的全部，但也可以在很大程度上反映一个人的能力，特别是学习能力强弱，对于人员的评价有着非常重要的参考作用。同时社会迫切需要了解的有关个人业绩，业绩档案是动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等，将业绩档案收集归人事档案中，在体现档案服务意识的同时，也提升了档案自身的价值，同时也可以利于对优秀人才的发现、评价和使用。2.增加个人信用记录。在求职过程中，用人单位对个人信用记录现在也非常重视，有时候其重要程度甚至超过了学历。而在我国，这部分档案内容几乎还是“空白”。当然，建立个人信用档案内容也决不仅仅是档案部门的事情，应有专门机构来运作，还应有国家相应的法律配套措施，还必须确保信用档案的完整、真实、安全。3.健全保障体系。对一些涉及到个人的社会保障体系的有关内容，例如公积金、医疗保险、失业保险、养老保险、个人贷款、个人创业、甚至健康( 包括心理健康) 等方面内容，都应及时补充到人事档案中来，形成档案的特色内容，以满足社会的不同需求。这样, 既提高了档案的利用率，体现了档案的价值，同时也提高了全民的档案意识。

3、增强档案的透明度，杜绝不正之风

对于大多数来讲，人事档案一直是神秘的。一个人从生到死，始终没有机会看到自己的档案，只知道人事档案里大概记述了哪几方面的内容，但档案里具体写了些什么，自己是无法得知的。这就给人事档案工作带来很大的漏洞，既人事档案具有主观随意性。人事档案中有一部分内容是由领导单方面对员工进行评价的鉴定意见，这其中有客观的描述，但也不能排除一些主观的评价，比如一些关系、人情会影响到这一方面的评价，这些评价有可能会影响一个人的一生，并且还可能造成组织内部成员的猜疑、隔阂和矛盾。另一方面，如果依靠人情关系，将一些不实的或者子虚乌有的资料塞人档案中，这也完全背离了建立人事档案的初衷，同样也严重违反了《档案法》。因此, 只有彻底解开人事档案的神秘面纱, 适当增强人事档案的透明度, 才能有效杜绝人事档案中的不正之风, 维护档案当事人的平等合法权益。

4、建立比较开放化社会化的模式

要改变传统的模式，有很重要的一点就是要摒弃“档随人走”这种形式，应该变为“人档分离”，这样即使档案不流通，也不会阻碍到市场中人才的流动。要想打破这种模式，需要一个很长的过程，因为我们现有的这种传统模式已经根深蒂固，因此需要慢慢深入新的模式。在具体操作过程中，我们要逐渐弱化人事档案管理体制对人们的种种限制和束缚，做到由点及面，就是可以先找一些试点地方实行，慢慢改变这种模式，逐渐深入到全国范围内。

5、增强人事档案管理队伍建设

首先，要加强政治理论学习，培养档案管理人员高度的事业心、责任感和严谨的工作作风。其次，要加强业务技能学习，不断提高档案材料鉴别能力，去伪存真，去粗存精，维护人事档案的完整性、真实性和可靠性；掌握现化化技术，适应档案管理信息化网络化发展的要求。再次，要加强创新能力培养，根据人事档案管理发展趋势，开拓创新，善于探索，主动研究和分析可能出现的问题并及时解决。

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11.丁玉玲.关于新形势下人事档案管理的思考[J].山东档案,2008

档案管理学期中论文

题目：关于人事档案管理体制的思考

专业：档案学

学院：历史文化学院

姓名：丁楠 学号：201200081006

联系方式：dingnan117@126.com

沁园春·雪

北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。

望长城内外， 惟余莽莽； 大河上下， 顿失滔滔。

山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。

须晴日， 看红装素裹， 分外妖娆。

江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。

惜秦皇汉武， 略输文采； 唐宗宋祖， 稍逊风骚。

一代天骄， 成吉思汗， 只识弯弓射大雕。

俱往矣， 数风流人物， 还看今朝。 克

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