如何开展时间管理一、时间概念
时间是什么人们会说“时间就是效率”,“时间就是金钱”,“时间就是生命”,“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”。子在川上曰:逝者如斯夫,不舍昼夜
那么,时间的确切定义是什么呢从哲学意义上讲,时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。世界在持续,我们的生命在延续,我们每个人的每一天都是24小时、1440分钟,无论我们快乐或是不快乐,我们的一天都只有24小时、1440分钟。区别在于:成功和不成功的人利用时间的方式不同。时间具有下列特性:*时间是一种资源,且供给无弹性:
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,都是1440分钟,所以我们无法开源。
*时间具有一维性,无法蓄存,无法失而复得:
时间不向人力、财力、物力和信息技术那样被积蓄储藏,也无法失而复得。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。*时间无法取代,具有机会成本:
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,单位时间内只能进行一件事情,做A事情时,就不能做B事情,选择A的效益的同时,必须放弃B事情的效益,这涉及管理决策的一些理论,比如利益最大,风险最小选择等,所以说时间具有机会成本。下面这个例子很恰当地说明了时间的这些特性。
如果银行每天早晨向你的账号拨款1440元,你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。条件只有一个:用不完的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又只有1440元。请问:你如何用这笔钱
我们无法在时间资源上开源,也无法节流,同时时间的机会成本,我们只有提高效率,单位时间内才能有更多的产出。二、时间管理概念
就是管理的时间概念,组织管理的资源要素中包括人、财、物、信息和时间,也就是针对管理中时间要素资源的管理。改变能改变的,适应不能改变的。由于时间的特性,所以时间管理的对象不是“时间”,而是指面对时间而进行的“自我管理”,怎么能在单位时间内完成更多的产出,带来更多的效果、效益和效率,才是我们开展时间管理培训的目的,才是我们追求的目标。三、时间管理的误区
所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下是管理的几个误区,请大家仔细分析和查对,看看是否存在同样的问题:1、误区一:工作缺乏计划性
目标、规则、计划的制定,缺乏计划性表现在:*缺乏目标*缺乏优先等级*缺乏完成期限*工作方法不当
工作起来处于被动位置,谈不上自我管理。2、误区二:时间控制不够
①受外部因素影响:主要表现在以下几个方面:*个人的消极态度不速之客的打扰***无端电话的打扰拖延的习惯
*做事拖拉,找借口不干工作*无效会议的困扰
*工作中闲聊*突发事件的处理追求完美②时间意识不强:*
、误区三:组织和过程工作不当3沟通不良*①组织工作不当的主要体现:不注重协作*职责权限不清,工作内容重复*
工作连续性差*授权不当,“事必躬亲,亲力而为”**不善于说“不”*担心丧失对下属的控制*②授权不当的表现在:不愿意放弃得心应手的工作
*找不到合适的下属授权*担心部属做错事*担心下属表现太好其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。③不善于说“不”:
学会接受请托,对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系,又区分力所能及和能力不及两种类型;另一类请托则属无义务履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。“明智地接受请托”的重要性在于:
第一,“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不防对请托者提出适时的建议。
第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
所以在我们接受请托时先问问自己:职责所系吗力所能及吗同时,也要求自已免开尊口。4、误区四:整理整顿不足
据统计,一般职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要损失近10%的时间!质量管理中有名的5S管理,要求办公场所做到:1S整理,将工作场所的任何物品区分为必要的和不必要的,必要的留下,不必要的清除掉;2S整顿,把留下的依照规定的合理位置放置,并明确标示;3S清扫,将工作场所清扫干净;4S清洁,维持上述成果;
5S素养,每位成员养成及时整理、整顿、清扫、清洁的良好习惯,做事遵守规则,文明的员工是文明管理的根本保证。
人们把5S活动看作是减少浪费、提高生产效率和降低产品不合格率的最重要的基础工程。5S的精髓在于建立质量风险防范机制,有病治病,无病强身的质量控制和保障机制。
风险成本理论告诉我们,在项目执行的过程中,每个环节都会存在风险因素和风险转化为危机的概率,如果在项目前期阶段投入1单位成本用于控制风险,则可能避免因项目结果偏差采取风险补救10单位的成本。5S管理同风险成本理论有着异曲同工之妙。
了解完上述内容,当你的上司向你布置一项任务时,你是否会在第一时间提出方案并执行,当你的上司向你索取一份资料时,你是否会在第一时间从容不迫地递给他当你需要一份信息时,是否还会满文件夹地翻个底朝天
5、误区五:未活在当下
人的生命轨迹就向一条弧线,这当中有很多分叉点,这些点比如上学、就业、结婚、创业等,每个点都有很多种选择。这里要说的是,面对同样的时间点,我们会有很多选择,只有把握现在、活在当下,才能更