秘书实务总复习题一

常州大学

《秘书理论与实务》理论部分总复习题

一、名词解释

1，秘书—— （以下三种答案，答其中任一种均可。 答案1：协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员。答案2：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。答案3：位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。）

2，秘书综合协调—— （答案：秘书根据有关法律法规、政策规定及领导指示精神，对组织工作中遇到的矛盾、问题和有关事项进行调调解、组织协商，从而化解矛盾、达成共识，以利实现组织目标的活动。）

3，公共关系事务—— （答案：指机关和企事业单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。）

4，秘书人际交往方法中的换位思考—— （答案：这是秘书加深理解他人、全面认识问题，从而处理好人际关系的“处世良方”。秘书与交往对象存在着角色、个性、思想等差异，对某些问题看法不一致甚至会有较大争执，此时，秘书应站在对方的立场或角度去观察事物、思考问题，“将心比心”，寻找沟通、理解的最佳方法。）

5，信息—— （答案：人们同外部世界进行交换的消息和信号。）（注：也可回答“是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。”）

6，秘书的人际交往—— （答案：是指秘书在社会活动中与他人之间传递信息、交流感情、沟通思想、建立人际关系的过程。这是秘书职业的公共关系活动的体现，也是一种秘书职业的应有职能。）

二、填空题

1，秘书按照服务对象（组织）的基本社会属性可分两大类即_____秘书和_____秘书。 (答案： 公务 非公务)

2，1985年“全国秘书长座谈会”《纪要》明确，办公厅工作对领导机关和领导同志应起4种作用即_______作用、________作用、 _______作用和__________作用。 (答案： 参谋 助手 提供信息 协调)

3，秘书综合协调工作的五大特点是必须注重_____性、_____性、_____性、_____性和_____性。 （答案： 全局性 层次性 科学性 权威性 预见性）。

4, 秘书部门建设应达到的“四句话、十六个字”是：________、___________、___________、_________。(答案:政治坚强 业务精通 作风过硬 纪律严明)

5，秘书日常要做的经常性、基础性工作很多,诸如文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等。对这些工作，总的要求是“两高一快”，即________、________、__________，以此保证领导及领导机关工作的顺利进行。 （答案：高质量 快节奏 高效率）

6，公文的本质是一种____________，而不是单纯的一篇文章。 （答案: 公务工具）　　

7，对于文书处理工作的要求是“三句话、六个字”，即________、_________、___________。 （答案：准确 及时 安全）

8，信息的六大基本特征是＿＿＿＿性、＿＿＿＿性、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿性、＿＿＿＿性、＿＿＿＿性和＿＿＿＿＿性。（答案：　无限　客观　与感知主体的关联　时效　共享　可开发）

９,从图例三种符号中选取合适的连接图中每两个相邻机关。

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答案：（如下图）（注：在天山区政府与市水务局之间填“平级”符号或不填任何符号均为正确。）

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10，信访工作要遵循________制度和_________、_________原则。（答案： 逐级上访 分级负责、归口办理）

11，秘书协调的特点是________并在________内进行；其定位是____________协调；其重点是带________性、___________性和_____________________的事情。 （答案：领导授权 职责范围辅助领导 全面 政策法规 没有其他部门管）

12，从信息论的观点讲，会议也是______信息、______信息、______信息的一种方式。从系统工程观点讲，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法，必须做到______与______工作配套，______、 ______、______工作结合，才能使会议真正收到实效。 （ 答案： 输入 加工 输出 会内 会外 会前 会中 会后）

13，保密工作具有______性、______性、______性、______性和______性的特点；我国用来规范保密工作的法律是＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。　（答案：封闭性　排他性　利益性　相对性　技术性　《中华人民共和国保守国家秘密法》）

14，秘书工作方法必须与＿＿＿＿＿＿＿相适应、与＿＿＿＿＿＿＿相契合、与＿＿＿＿＿＿＿相匹配（或曰相符合）。 （答案：组织管理运行机制　领导方法　秘书职能）

15，秘书职能环境的影响主要有四方面（四种“度”）即：（ ）度、（ ）度、（ ）度和（ ）度的影响。 （答案：信任 和谐 开放 自由）

16，在下图四个菱形内填入相应的词语：

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（答案：从上到下四个菱形内依次填： 指明方向　提供依据　方法基础　秘书适用）

17，二十一世纪秘书工作的发展趋势可用“六化”来表述，即：服务对象＿＿＿＿化，秘书职业＿＿＿＿化，劳动成果＿＿＿＿化，秘书队伍＿＿＿＿化，工作手段＿＿＿＿化，秘书理论＿＿＿＿化。　（答案：多元　社会　商品　女性　学科）

18，下面是一幅“秘书知识结构金字塔形示意图”，请在左边的金字塔被分割的三部分中分别填入是何层次；在右边的标注内填写相应层次是由什么学科组成的？其核心学科是哪些？（“延伸”、“展开”的学科不必填写）

（答案：左边金字塔三部分自下而上依次填写：基础层次；中间层次；最高层次。 右边三个标注框内，最下面的框中填写：基础层次是社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。其核心部分是马克思主义理论、社会学、语言逻辑学； 中间的标注框中填写：中间层次即专业基础层次，由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。其核心部分是领导科学和管理学； 最上面的标注框内填写：最高层次即专业知识层次，其核心是秘书学和秘书所在部门的专业知识。）

19，人的智力由＿＿＿＿力、＿＿＿＿力、＿＿＿＿力、＿＿＿＿力和＿＿＿＿力等基本因素构成。 （答案：观察 注意 记忆 思维 想象）

20, 关于秘书起始年代，存在着两种不同观点。按照常崇宜等学者赞同的观点，＿＿＿＿可看作我国古代秘书的萌芽时代，我国古代秘书诞生于＿＿＿＿＿＿；而按照傅西璐等学者赞同的观点，我国秘书工作萌芽于＿＿＿＿＿时期，起始于＿＿＿。两种说法相差大约＿＿＿＿年。　（答案：夏代 殷商后期 黄帝到禹 夏代　四百）

三、选择题

1，秘书部门开展督查工作是行使（ ）（A.领导职能 B.秘书职能 C.赋予秘书部门的职能） ( 答案:C )

2，为保证运转机制合理，在秘书部门自身建设中要着重建立健全的四项主要制度是（ ）（ ）（ ）（ ）。A.请假消假制度 B.目标管理制度 C.岗位责任制度 D.印信管理制度 E.保密制度 F.请示报告制度 G.专项业务制度 (答案: B C F G )

3，下列各项中，属于信访范围的有（ ）（ ）（ ）（ ）( ) ( ): A.群众个人或联名写给领导机关或领导人要求解决困难、问题的信 B.几位农民写给某领导人的信,信中对于某领导下乡工作时和乡村干部一起大吃大喝的作法提出了批评 C.市人民代表在市人代会期间(并且是在规定的截止时间以前)写给大会,要求解决该代表居住地附近无路灯问题的建议 D.某市民给市政府办公厅打电话,要求转达主管城建工作的副市长,希望解决本市城乡结合部道路交通条件远比市内差的问题 E.一群下岗工人联名，通过市政府网站的《市长信箱》写给市长要求制止国企改制中国有资产流失问题 F.几位中学生给某印刷公司总经理写信,反映该公司售出的练习本质次价高，要求退货 G.某村村民委员会选举工作结束后,落选的原候选人马某纠集十余名本家族村民联名书写并在县委机关大门附近张贴小字报，对当选村民委员会主任的田某进行人身攻击 H.某厂下岗工人张某好逸恶劳,有业不就,写信给市民政局领导,声称生活困难,要求给予救济 I.某村部分村民以附近一家化工厂的排污对他们构成侵害为由,向法院递交诉状要求判定赔偿损失 ( 答案: A B D E F H )

4,秘书参谋方法有四种，即（ ）参谋法、（ ）参谋法、（ ）参谋法、（ ）参谋法。 Ａ.代劳 B.求同或求异 C.伴随活动 D.调查研究 E.诊断 F.比较 G.劝谏 H.效果评估 （答案：B E F H）

5, 职能环境对秘书工作的作用主要表现在四个方面，即（ ）（ ）（ ）（ ）。 A.制约性 B.规定性 C.导向性 D.适应性 E.时效性 F.促动性 G.机遇性和风险性 ( 答案: B C F G )

6，秘书政治素质的内涵主要有五点：（ ）、（ ）、（ ）、（ ）、（ ）。 A.政治觉悟 B.政治理论 C.政治方向 D.政治立场 E.政治纪律 F、政治敏感性 G.政治敏锐性 H.政治鉴别力 I.政治观点 ( 答案: C D E G H )

7，对于秘书来说，最重要的4种能力是（ ）（ ）（ ）（ ）。A.听写能力 B.速记能力 C.语言文字应用能力 D.口头表达能力 E.协调能力 F.管理能力 G研究能力 H.信息处理能力

( 答案: C E F H )

8，我国国家秘书工作产生的两大社会基础是：（ ）（ ）。 A.部落的出现 B.社会组织的出现 C.社会组织领导部门的出现 D.文字的产生 E.文字和公务文书的产生 ( 答案: C E )

四、简答题

1，我国当代秘书工作发展的新时期是以什么为标志的？当时提出的秘书工作的“四个转变”的内容是什么？ （答案： 1985年1月全国秘书长办公厅主任座谈会 “四个转变”：一是从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；二是从收发传递信息，转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事，转变为实行科学管理；四是从被动服务，转变为力争主动服务。）

2，秘书部门是“不管部”，其含义是什么？秘书部门作为“不管部”是由什么决定的？“不管部”事务最鲜明的特点是什么？ （答案：许多交不到具体部门承办的事情，都可以交给办公（秘书）部门去办，这就是秘书部门“不管部”的含义。 是由秘书部门的宗旨、性质和地位所决定的。 “有限无穷” ）

3，秘书部门辅助领导做好信访工作有何重大作用? (答案:排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、反腐倡廉。)

４，根据董事会的决议，公司李总要去深圳同该地一家公司洽谈一个加工业技术合作项目，目标是签一意向性协议。李总安排其秘书向阳一同前往。问：行前向阳应做哪些准备工作？　（答案：一是路线和初步日程安排；二是交通工具和票务；三是安排食宿；四是有关该项目技术合作的资料和意向书范本；五是李总出差期间工作、生活必需的用品。）

5，机要工作与保密工作的有何区别和联系？ （答案：区别：机要主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄，而保密是依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。联系：机要中有保密，保密保障机要。）

6，什么是广义的参谋职能？什么是秘书部门和秘书人员的参谋作用？ （答案：不受管理者主观意志影响，从客观出发的科学思维活动。 秘书部门、秘书人员联系、收集各方面的信息，为领导决策服务的出谋献策式的参谋作用。）

7, 简述秘书职能环境的三个层次。 （答案：第一层次是秘书机构内部环境；第二层次是秘书所在组织内环境；第三是秘书所在组织外部环境。）

8, 秘书机构内部环境是由哪七个方面构成的？ （答案：人员构成；管理工作制度；分工协作；人际关系；负责人影响力；团队精神与凝聚力；办公设备办公条件。）

9,简述你对秘书职能环境促动性三种具体体现即行政性促动、诱导性促动、比较性促动的理解。 （答案：行政性促动就是领导者以行政职权为依托，配合指导、激励等手段对秘书形成的促动。这种促动是直接的；诱导性促动就是对秘书施加的功利性引导和驱动，这是事业发展功利与个人发展功利结合产生的促动。这种促动虽不是直接的，但影响力也较大；比较性促动就是秘书总是自觉或不自觉地与其认定的参照对象相比较，评判自我价值，产生心理满足。这种促动只要引导得当，同样会起到好的作用。）

10，简述秘书人际交往的三个特征和四条原则。 （答案：一是公务性，即出自职业和工作需要而进行，即使私人交往也可能具一定的职业含义；二是代表性，即凡代表组织领导者参加的交往即具有代表性的特征；三是多向性，即交往范围相当广阔，包括对上、对下行和平行等多向交往。 秘书人际交往的四条原则是：关系对等原则、互利互惠原则、诚实守信原则、宽容忍耐原则。）

11，搞好秘书的作风修养，应着重培养秘书哪六种良好的作风？

（答案：实事求是的作风，主动负责的作风，艰苦奋斗的作风，联系群众的作风，雷厉风行的作风，严细谨慎的作风。）

12，什么是智力？什么是能力？二者有何联系？ （答案：智力指人们赖以吸取外界知识的能力；能力就是通常所说人的“才能”、“本领”等。 智力是能力的基础，智力的高低直接影响着能力的强弱；而能力的强弱反过来也影响着智力的开发程度。）

13，中国共产党领导下秘书工作的光荣传统主要有哪三条? ( 答案:一是始终把秘书工作作为党和人民事业不可或缺的一部分;二是秘书人员埋头苦干献身党和人民事业的精神;三是遵守铁的纪律，严守党的机密。)

14，综观我国国家秘书的历史，主要的经验教训有哪些？（答案：一是秘书工作具有很强的政治性；二是重视发挥秘书官吏的参谋作用；三是秘书应当德才兼备、学识广博；四是秘书工作必须强调规范化；五是严防秘书官吏舞弊腐败。）

15, 邓小平对秘书和秘书工作的6点要求是什么？ （答案：忠诚服务，文件要短，会议要简，办事要快，加强文书管理，体制需要改革。）

五、问答题

1，什么是功能,什么是职能？二者的关系是什么？秘书的基本功能概括地讲是什么，分为哪两大系列？秘书的基本职能包括哪六个方面？

（答案：功能是一个组织机构所具有的能力和作用的总和。职能是根据工作需要赋予某一机构的职责权限。 二者的区别是：功能取决于其结构和内在素质，是“与生俱来”的，而职能是人为赋予的。二者的联系是：功能和职能都含有“作用”的意思，而且二者是密不可分的。 秘书的基本功能概括地讲就是“近身、直接、辅助、服务”；分为事务性助手和智谋性助手两大系列。 秘书的基本职能包括：后勤保障的职能、办理文书的职能、信息管理的职能、督促检查的职能、综合协调的职能和“不管部”的职能。）

2，我们说秘书工作的本质属性是辅助性、综合性和政治性（其核心是辅助性）。请对此展开论述。

（答案：秘书工作最本质的属性——辅助性是指：秘书从属、接近领导，其工作主要是服务于领导，但秘书不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。

秘书工作的综合性，是指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。

政治性在秘书工作中也表现得特别明显。这首先是因为秘书位居领导中枢，为领导人和领导核心提供近身、直接服务。这样就必然从属于一定的统治阶级并为其服务。这是政治性的集中表现。其次，秘书工作不同于纯粹业务技术工作，它常常辅助领导制订和贯彻执行方针政策，事关大政方针和人民利益，政策性特别强。再次，秘书部门是核心要害部门，工作有机密性，这一点对于党政秘书来说更为鲜明。即使是非公务秘书，其工作也都有一定的保密性如严守商业秘密等，加之其所从事的工作都涉及国家法律、法规和党的政策，必须辅助其领导人切实服从党和政府的领导，严守法纪。总之，无论哪类秘书，其工作都是与政治紧密相关的。）

3，请论述秘书工作三原则。 （答案：1，实事求是原则。此原则要求在秘书工作中，调查研究要唯实，信息工作要求实，秘书写作要真实。2，同领导保持一致的原则。此原则要求在秘书工作中，坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务；坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。3，追求工作效率的原则。此原则要求秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理，着力提高秘书人员素质，办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。）

4，小玲是乌鲁木齐市“传染病预防控制中心”的秘书。她主要应掌握哪些方面的信息（题中机构和人物纯属虚拟）？ （以下6项，答对5条为满分。答案：1，有关世界和我国、新疆每一时期比较严重的传染病发病情况的信息；2，本市当前较严重传染病发病情况信息；3，我国关于传染病防治工作的法律法规和方针政策信息；4，关于本市暴发严重传染病时防治、控制工作预案的信息；5，各大医院收治传染病患者情况信息及其治疗传染病的硬件和软件情况信息；6，有关市民群众的认知程度及防治常识普及情况的信息）

5，何谓调查研究？秘书的调研工作指的是什么？秘书调研的意义何在？调查与研究的关系是什么？ （答案：调查研究，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。 秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。 调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功。要搞好“三办” ，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究。同时，调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。 调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体）

6，模拟举一发生在某大公司的实例，以说明秘书（公司王董事长的秘书小彭）做好信息服务对领导（王董事长及公司董事会）决策的辅助作用。 （无标准答案。答题要点：例中秘书小彭提供的信息，必须是对于王董事长及董事会正在筹划的某项重大发展战略决策或经营管理决策确实起到了重要辅助即参谋作用的。）

7，秘书工作适应领导工作的五种方法各是什么？就其中的任意三种方法各简要举一实例。 （答案：铺垫法、拓展延伸法、代劳法、伴随活动法、主辅配合法。 举例无标准答案，5种方法中自行举3例，要求例中主体必须是秘书，而且确与领导工作相适应；铺垫法突出“前”字，拓展延伸法突出“后”字，代劳法突出“代”字，伴随活动法突出“随”字，主辅配合法突出“配合”二字。）

8，秘书应了解的领导方法主要有哪五种？秘书理解和运用这些方法时，各应注意些什么？ （答案：一是基本领导方法即马克思主义的基本领导方法，二是行政方法，三是法律方法，四是经济方法，五是调研方法。 了解和运用基本工作方法时，要注意坚持求真务实，实行领导与群众相结合、一般与个别相结合，抓典型带动一般；了解和运用行政方法要注意协助领导切实维护国家和人民利，尽量少用行政命令，防止滥用权力强迫命令；法律方法要越来越多地运用，注意坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时为领导提供法律服务；了解和运用经济方法要注意努力通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪；了解和运用调研方法要注重调研程序，坚持从群众中来到群众中去，深入基层、深入群众、实事求是，掌握调研的多种方法形式。）

９，小陈担任领导秘书已两年了。最近他很苦恼，因为他辛辛苦苦为领导提出的一些参谋意见很少被采纳，其中有些意见还被领导认为是错的；即使有的意见被采纳了，也几乎无人知道是小陈参谋的结果。他把心思告诉了自己的好朋友、比他早两年从事秘书工作的小钟。如果你就是小钟，将怎样着眼“秘书参谋的3大价值特征”即“参谋效果价值体现的间接性、机遇性、多样性”去劝慰和从思想上帮助小陈呢？　　（答案：我如果是小钟，会这样与小陈谈心：秘书参谋活动具有不可低估的价值，但在不同的组织环境和相关条件下其所体现的价值差别很大。首先从“参谋价值体现的间接性”来看，秘书向领导提出的参谋意见建议并非直接输入实践，而只有被采纳后才能对实践产生影响。就是说，价值只能间接地反映出来，秘书参谋辅助的价值是寓于领导决策所产生的价值之中的。小陈有的意见建议已被领导采纳，说明已产生价值，小陈不必因别人不知道就认为没价值；其次，从“价值体现的机遇性”来看，参谋价值的大小既取决于这些意见建议是否“对路”和适时，又往往要受领导者注意力和领导情绪的影响。小陈提出的有些意见建议尽管目前尚未被采纳，但并不意味着今后也不被采纳。就是说，小陈还是有机会的；最后，从“秘书参谋价值体现的多样性”来看，产生了实际价值或衍生性价值固然很好，但这些意见建议还具有一定的参考价值、沟通价值和负面价值。总之，小陈不应苦恼更不应消极，对自己应当有信心。这是一方面。另一方面，我还会提醒小陈今后更多地注重“秘书参谋效果价值的提升”。就是说，建议他更好地把握参谋方向，有效提高参谋能量， 为参谋作用的发挥创造更大的空间和更强的力度。）

10, 从职能环境的角度，谈谈秘书怎样正确处理与上级领导机关的关系、与职能部门的关系、与群众的关系。（答案要点：处理好与上级领导机关的关系要求秘书遵从领导，加强服务，加强沟通协调；处理好与职能部门的关系，要求秘书为职能部门提供综合服务，做好协调工作，尊重和依靠职能部门；处理好与群众的关系，要求秘书从指导思想上、工作行为上、工作作风上充分体现密切联系群众，将这种尊重群众、向群众学习、为群众服务的思想观念真正落实到工作目标、工作内容、工作过程和工作成效上。）

11，您被新疆著名民营企业“华凌投资集团”董事长米恩华先生看中，您也看好这家企业，当了该集团公司的办公室主任。这家企业主要从事物流业（物资商贸流通业）的场地租售经营，在乌鲁木齐、库尔勒等地建有大型商贸城；经营四星级大酒店；还在乌鲁木齐近南郊建设一处大型现代化清真肉食加工厂。米董事长为人正派，虽学历不高但精明干练，多年来所作重大决策几乎都取得成功；对人也很宽厚、诚恳。试以秘书职能环境理论分析一下，您到任后怎样尽快全面适应环境，当好米董事长的办公室主任？ （ 答案： 一是要很快了解并熟悉公司的生产、经营、建设项目、近年业绩情况及其近期、中期、远期发展目标，使自己的工作从一开始就与组织目标贴近；二是要尽快熟悉公司机构设置、各部门职责和高层、中层领导分工，使自己的工作能与组织机构、领导体系的运行机制相契合；三是要通过自己的观察和同事的介绍，尽快摸清米董事长及公司高层每位领导的工作风格、性格特点，使自己的工作特别是提供的服务能适应米总及各高层领导的需要，建立起信任度；四是在工作中和平时相处中与领导及员工们逐步建立良好的人际关系，提高和谐度；五是抓紧钻研公司生产经营和建设的业务，早日进入角色，为米总和高层领导出谋献策，做好“三服务”，开拓工作局面。）

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