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采购部门的协调管理

发布时间：2020-03-21 来源：文档文库

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采购部门是工厂生产材料供应的关键部门，采购员的内外协调关系归纳有以下几种：
一.与计划部门的协调关系为了确保原料供应的稳定性，采购部门和计划部门需要经常交换资讯。计划部门应尽早将生产计划与物料需求计划通知采购部门，使采购部门有充裕的时间寻求货源，并与供应商议价。而采购部门亦必须将物料购运所需要时间、采购周期及订购后可能发生的变化通知计划部门。若生产计划或采购计划中的数量、时间有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时调整与配合，有利于生产计划与出货的变更。
二.与管理部门的协调关系为了能使采购功能有效发挥，公司各管理部门应重视采购部门的横向联系，并应注意采购人员的专业训练及制定采购人员的行为规范等事宜。
三.与销售部门的协调关系销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门，以期采购计划的有效执行。销售部门制订产品价格时，必须事先预估制造成本，尤其是材料成本。在预估材料成本方面，采购部门应积极协助。销售部门在与客户谈判时，必须考虑采购物料的时间，避免造成无法如期交货的问题。采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同行的用料需求资讯及其产品的销售数量、品质、价格等资讯提供给销售部门，以协助做好竞争策略的制定工作。为了互惠起见，公司在政策上，可要求供应商购买本公司的产品，在此项政策的执行方面，销售部门与采购部门应密切配合办理。
四.与品管部门的协调关系采购人员必须熟悉原料品质的标准与材料特性，以便从供应商处购买到适合的物料。采购人员由于直接与供应商接触，能协助品管部
门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，以便考核供应商及供应商做品质的改善。
五.与制造部门的协调关系采购部门为制造部门提供物料，二者关系密切，但是二者却有不同的立场。通常，制造部门希望物料能快速供应，以免发生断料停工事情；而采购部门则希望能有充分时间进行议价，以期降低成本。因此，在采购的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。又，对于“自制”或“外包”的决定，制造部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异，此时应分析成本，彼此以客观的态度，共商办法。
六．与技术部门的协调关系技术部门设计物料规格时，不可过分强调追求理想而忽略价格因素；而采购部门也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部门应征询采购部门的意见，而采购部门亦应根据市场情报，建议适当的规格标准。总的，两者必须密切协调。另外，为了建立标准化，技术部门应于设计前多征询采购部门的意见，以期尽量减少物料品种，在此方面，两者应密切协调，产生良好的互动关系。
在新产品设计方面，采购部门应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新资讯，以供技术部门参考。目前对于物料的使用不仅要符合消费者的要求，也要达到环境保护及职业安全、健康的标准，工程设计更趋严格，因此限制了采购人员在使用替代性物料的机会。所以，技术部门与采购部门必须加强联系与沟通，以保证产品品质。
七．与仓储部门的协调关系大量采购可以降低物料的单位成本，但也相应地增加存量的从而提高了仓储成本。因此，为了使整体的采购成本降低，采购部门与
仓储部门必须有良好的沟通与协调，妥为设计适当的最低存量及订购点。采购部门应于订购作业完成时，将有关交货时间与数量等情况通知仓储部门，以便仓储部门能事先准备所需的空间；而仓储部门应定期将存量记录通知采购部门，以利存量的控制。对于退货、呆料、缺料等问题，采购人员亦应协助仓储人员处理。八．与财务部门的协调关系每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款，都需要作会计处理。财务部门也可为采购部门提供各项有关计算资料。例如：应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额比较、材料成本计算、价差计算等。部门间紧密的协调与合作，通常可以获得供应商打折扣的机会以及改善买卖关系。采购预算是公司资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购人员在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑公司财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式，以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面做协调。
九.与法务部门的协调关系采购作业与供应商合作时，常有会牵涉到法律问题。因此，采购人员必须具备与采购作业有关的法律知识，否则，可能因不知法律规定在无意中使公司陷入诉讼困境而遭受损失。在处理采购合约、纠纷、索赔以及财产产权等方面，采购部门应与法务部门密切协调。未设法务部门的企业，必要时应聘请外界法律顾问协助。
十.与公关部门的协调关系采购人员经常会与外界人士接触，在某种意义上，采购人员就是公关人员。采购人员的行为势必会影响到供应商以及其他关系人士对公司的观感与态度。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/8eceed2716791711cc7931b765ce05087732755c.html