公文具体格式要求

公文具体格式要求

一、公文用纸主要指标及要求

（一）公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

（二）版面要求：

1、公文用纸天头(上白边)为37mm±lmm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

2、正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

3、如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

二、印制装订要求

（一）版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。

（二）印刷要求

双面印刷；页码套正，印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（三）装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，无毛茬或缺损。

平订的公文应当：

1、订位为两钉外订眼距版面上下各70mm处，允许误差±4mm；

2、无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3、包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

三、公文格式各要素编排规则

（一）公文格式各要素的划分

公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

（二）版头

1、份号。纸质文件如需标注份号，用3～6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2、密级属性和保密期限。如需标注密级属性及其保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级标注时秘密等级和保密期限之间用“▲”隔开，“公开”属性直接标注。

3、紧急程度。如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列；如只标注部分要素，则从第1行起自上而下顺序标注。

4、发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

5、发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6、签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7、版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（三）主体

1、标题。用2号方正小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2、正文。公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3、附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

4、发文单位署名、成文日期和印章

印章是发文单位表示对公文负责并标志公文生效的凭证。除纪要等公文外，正式公文必须加盖印章，否则视为无效。

（1）加盖印章的公文

成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一单位行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。

（3）加盖签发人签名章的公文

单一单位制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

签名章一般用红色。

（4）成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（5）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（6）附注

如有附注，用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（7）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（四）版记

纸质公文的版记应置于公文正文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。纸质公文的版记一定在偶数页上，且版记页和空白页都不标页码。

电子公文的版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，多于2页的公文，版记置于正文下一空白页。

1、版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2、印发单位和印发日期

印发单位和印发日期用4号仿宋体字，编排在倒数第二条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

3、联系方式及印制份数

联系人和联系电话用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，联系人左空一字，联系电话置于中间，印制份数右空一字。

版记中如有其他要素，应当将其与联系方式及印制份数用一条细分隔线隔开，分隔线宽度同版心。

（五）页码

用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。当印制纸质公文时版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（六）公文的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（七）在公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

四、公文的特定格式

（一）信函格式

发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。

版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要格式

纪要标志由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要不加盖印章。

附件

xxx 〔2017〕 号

word/media/image1.gif

关于×××××的通知

各部门：

XXXXX有限公司有限公司

2017年×月×日

word/media/image2.gif

××部 2017年×月×日印发word/media/image3.gif

附件

XXXXX有限公司有限公司

×××××会议纪要

第×期

二〇一七年××月××日 签发:××

word/media/image4.gif

会议时间：

会议地点：

与会人员：

记录人员：

会议时长：

会议主题：

会议决定事项:

正文。

XXXXX有限公司有限公司

××年××月××日

附件

XXXXX有限公司有限公司

word/media/image5.gif函〔20***〕 号

受单位：

（ 正文）

此函

XXXXX有限公司有限公司

××年××月××日

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/7c309290854769eae009581b6bd97f192379bfd1.html