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如何确保会议材料的准备万无一失

发布时间：2023-04-18 00:05:18 来源：文档文库

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工ＳＥＣＲＥＴＡＲＹ　Ｓ　ＣＯＭＰＡＮ　ＯＮ研’　ｌ■圈　—■●　口唐丽　在现代社会，会议作为一种重要的交流、管　秘书就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材　理手段越来越受到人们的重视。要开好一次会议，　料放入其中。有三位董事在会前回复说有事不能　会前的准备工作非常重要。其中会议材料准备是　参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不曾　否充分将直接影响会议的效果。我们不妨看一则　想开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的　实例：　董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事　天地石化股份有限公司董事会拟召开会议讨　面对一大摞资料不知如何找到想看的资料，从而　论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负　影响了会议的效果。　责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家　上例中的会议之所以没达到预期的效果，在　国外公司竞标，所以材料很多。由于时间仓促初　于秘书初萌犯了两个致命的错误：一是没有对会　主任办公会和主任碰头会三个会议，定期通报工　制定工作要点，以办公室文件下发，月末统一进　作情况，研究工作重点，协调工作安排，形成了　行一次总评议。四是健全学习机制。每个星期六　“五办一办”的工作局面。　组织办公室人员集中学习，讲究灵活性、针对性　三、创新运行机制。提升效率　和实效性，除学习理论、政策、文件及财税、外　一是规范日常工作。按照精简效能的原则，　贸、法律等方面知识外，还先后组织到公安、监　重新理顺办公室日常工作，新上了网络智能办公　狱和驻军等部门参观学习，到周边县市实地观摩，　系统，制定了工作流程图，规范办文、办会、办　使大家既开阔了视野又接受了教育。　事程序，实现了常规工作的高效运作。二是完善　运行机制的创新，使我们收到了“三增”、　规章制度。建立健全了信息、调研、接待等２０多　“三减”的良好效果：增强了干部素质、增快了办　项规章制度，明确了各类人员的岗位职责，构建　事效率、增亮了对外形象，减少了会议、减少了　起从班子成员到一般干部的责任链，形成目标统　文件、减少了应酬，办公室工作受到领导、部门　一、分工明确、配合密切、运转协调的工作格局。　和基层的普遍好评。　三是严格责任考核。坚持目标、责任和考核三统　一，做到全年有计划、每月有重点、人人有责任。　（作者系山东省莱阳市委常委、办公室主任）　将办公室年度任务层层分解到科室，各科室每月　・毒・ｏ　一　
作研究　ＥＴＡＲＹ’Ｓ　ｅＯＭＰＡＮｔＯＮ　议所需材料加以筛选，而是“将所有材料放入文　件夹”，这无异于不准备材料。因为会议时问有　限，杂乱无章的材料只会使参会人员手忙脚乱，　无从看起。二是在准备材料的份数上过于“精　确”，没有预见到参会人数的变动，结果导致部分　参会人员无材料可看。可见会议材料的准备工作　不容忽视。　那么，作为秘书如何确保会议材料的准备万　无一失呢？　第一，要有的放矢地做好调查研究。可供参　考的会议材料往往较多，要避免“面对一大摞资　料不知如何找到想看的资料”的尴尬局面，秘书　人员应根据领导意图，紧紧围绕会议议题，有的　放矢地调查研究，提出解决问题的方案，拟出书　面文字。如有必要和可能，还应将拟定的初稿分　送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好　有关文件的准备工作，可以确保会议议题集中，　会议的基本目标得以实现。　第二，应提前将会议需要审议的文件材料在　会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备　意见。特别是研究工作方案、审议工作计划等的　会议，这一点很重要，会直接影响会议的效果。　提前分送材料能避免参会人员面对众多材料如大　海捞针般无从下手的尴尬。　第三，准备文件的份数最好多于参会人数，　多出的文件可作为机动材料备用。在实际工作中　应预见到参会人数的变动，因为一些突发情况会　影，Ｒｔ￣Ｊｌ参会人数：如原定参加的有可能临时急事　缠身走不开；原本参加不了的，事情解决了，反　而有时间参加。像上例中秘书初萌只为回复参会　的人员准备了文件材料，过分“精确”，结果导致　部分参会的董事没有材料可看，从而影响了会议　进程。　为确保会议材料准备的万无一失，秘书还要　做好会议文件的校对工作。校对时要注重细节，　切实保证文件文字的准确，切不可出现错字、别　字、漏字等现象。如下例：　■　某单位离退休服务中心一年一度的“七一”　・毒・　表彰大会即将举行。为保证会议质量，工作人员　提前准备好了各类会议材料。经过多次修改和校　对，终于在会议前一天将一系列会议材料定稿，　随后按照会议要求复印、装袋，一切准备就绪，　距会议召开还有１个小时。第一次负责会议筹备　工作的办公室主任蔡敏再次拿起《工作报告》认　真地校阅，结果在最后一页发现“争取”被误打　成了“挣取”。蔡主任果断地提出马上改正，可是　会议材料已经装袋，而且此时离会议开始不到半　个小时了。工作人员认为没必要为一个“挣”字　较真，不留意根本看不出来！蔡主任不由分说亲　自动手打开已经装袋的材料迅速地修改起来。最　终，经过大家的共同努力，在会议召开前ｌＯ分　钟，所有材料中的错误被修改完毕。会议照常召　开，会后上级领导对会议材料给予了充分肯定。　此例中的会议材料准备工作充分、到位，但　是蔡主任没有满足于此，通过严谨细致的校对，　及时修正了会议材料的错误。所谓细节决定成败，　伟大的事业往往毁于微小的细节。秘书人员更应　该在准备会议材料时注重细节，坚决杜绝“最后　一个错字”现象。　当然要确保会议材料的准备万无一失，做到　以上几点还不够，分发重要文件时还要注意做好　编号、登记等工作。　（作者单位：嘉兴ｌ南洋职业技术学院）　．Ｉ　

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