1. 目的
为加强集团外联接待工作管理，提高工作效率，规范工作行为，特制定本规定。
2．适用范围
集团总部执行此规定，各二级集团（直属公司）参照执行。
3. 接待原则
对等原则：业务对口、职务对等；
保密原则：严守机密；
节约原则：坚决杜绝高消费，避免不必要支出；
服务原则：利用集团资源，宣传企业及产品，提升集团知名度及美誉度；
优先原则：重大接待活动优先安排。
4. 接待标准
根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C级。
5. 接待主体及职责
承办单位：接待活动的第一承接单位或部门，负责接待方案初稿的拟定，接待需求的提报。
集团办公室外联部：负责接待方案的审核，及接待的协调、安排、落实。
相关单位：接待活动的协办单位或部门，主要任务是配合接待工作完成本单位涉及的活动安排。
6. 接待流程
外部接待
承办单位制定接待方案 (见附件1)，提前一天提报外联部，外联部根据接待级别及单位要求协调、安排、落实接待活动中涉及的相关事项，接待结束后根据实际执行情况修改接待方案，每月5日之前形成月度接待档案进行归档。
内部会议
承办单位需提前一天提报外联部，外联部根据会议级别和要求协调、安排、落实会议所涉及的相关事项。
7. 接待工作要求
协调、安排、落实
外联部收到接待任务后，协调对等领导出席并根据接待级别、要求及时通知相关单位做好接待准备。
相关单位要根据接待级别、要求做好相应接待工作。
承办单位须提前与活动出席领导及相关单位联系，做好对接。
外联部可根据要求代订用餐及住宿酒店，费用由承办单位承担；集团总部各职能部门承办的接待活动费用要根据《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）相关流程执行。
会议室使用及管理
非参加会议人员,不得随意进入会议室。
任何人员未经外联部允许，不得随便移动会议室的物品。
除专业人员外，任何人员未经外联部允许，不得随便操作会议室智能化设备。
任何人员不得随意使用会务物品。
任何人员不得随意取走会议室的报纸、杂志等资料。
会议结束，承办单位要与外联部进行交接，确认会议室设施设备的完好性。
展厅使用管理
所有参观须提前通知外联部，并由外联部讲解人员陪同。
各展区装修及物品变动，须提前一周报集团办审核，批准后及时通知外联部。
参观人员不得随意挪动展厅产品。
接待记录
接待活动主办部门要准确记录接待活动情况并及时进行总结，重要活动要召集相关单位进行专题总结会并形成书面材料。
档案归档
接待档案为电子档案。以月度为单位进行收集、整理。
每年一月份将上年接待档案移交档案室保管。
8. 招待费用管理
招待费用包括用餐、住宿及礼品费用，须严格执行年度及月度预算，超预算部分，根据集团财务管理本部的规定，报集团总裁审批后执行。
用餐管理
外部用餐
按照《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）经本部门第一负责人审批后进行。
集团食堂用餐
参照外部用餐备案程序，集团食堂凭《招待用餐批单》（见附件3）及实际消费账单履行报销程序。
住宿
根据接待需求，由外联部负责酒店预订；如需挂账，则以月结的方式走相应部门内部预算，如为现结，则根据《集团总部职能部门业务接待标准》执行。
礼品审批
外购礼品
填写《外购礼品批单》经由部门第一负责人审批后执行。
集团产品
根据集团《礼品管理规定》执行。
9.其他
外联部根据预约登记顺序安排会议室，如预约发生冲突，由承办单位双方商定。
总部办公楼内所有部门、单位的内部会议一律自带水杯，重大A级会议除外。
接待活动如有变动，承办单位须及时通知外联部，以便外联部做好工作安排。
10. 罚则
所有接待主体须根据本规定承担各自的职责，如发生疏漏造成接待工作失误，将根据实际情况给予通报批评、考核扣分等处罚。
损害会议室及展厅设施设备及产品，将根据损害程度给予赔偿。
11. 本规定解释权归集团办公室。
12. 本规定修订于二〇一五年一月，自颁布之日起执行，原制度废止。
附件1：接待方案
附件2：集团总部职能部门业务接待标准
附件3：招待用餐批单
附件4：外购礼品批单
附件1: /行政.003/01
附件2: /行政.003/02
集团总部职能部门业务接待标准
1、对外接待标准
2、内部会议接待标准
附件3： 行政.003/03
招待用餐批单
用餐地点： 年 月 日
分管领导： 部门负责人： 经办人： 总裁办审批：
附件4： /行政.003/04
外购礼品批单
年 月 日
分管领导： 部门负责人： 经办人： 总裁办审批：
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/44d06ebc001ca300a6c30c22590102020640f2e7.html
文档为doc格式