采购人员管理规定
一、总则
1.为规范采购人员的工作行为,特制定本规定、
2.本规定适用于所有与采购有关的人员。
二、采购人员基本职业规范
1.不得接受供应商的宴请,不得参加用公款支付的营业性场所娱乐活动。
2.不得接受供应商的礼金、礼品、有价证券。
3.不得将公司相关保密事宜透露给他人。
4.不得私自到供应商处考察活动。
5.不得个人借用供应商的人、才、物。
6.不得越权擅自决定有关采购事宜。
7.不得与采购方或供应方串通损害第三方利益。
8.不得利用职务便利为自己谋取私利。
9.不得从事其他违法活动。
三、采购人员作业标准
(一)明确采购要求。
1.明确采购计划的种类、型号、规格要求、数量、生产厂家等基本信息。
2.明确采购计划的种类、重要程度、要求完成的时间。
(二)明确供应商和采购价格。
1.落实待够物料的若干供应商和多种供货渠道。
2.向个供应商发出询价要求,了解各供应商的供货价格和供货时间。
3.综合分析待够物料的采购参考价格和参考供应商。
(三)洽商、提出签订合同申请。
1.谈判准备。
收集和分析报价表,综合分析供应商的价格、货期、供货能力和售后服务,择谈判对象。确定目标价格上限、要求供货时间、物料规格和质量标准。综合供需要求,准备谈判相关资料。
2.谈判、签订合同。
组织供应商和公司相关人员,对物料价格、物料规格及质量标准、交货期、供货能力和售后服务等方面进行谈判。在双方就价格、物料规格及质量标准、交货期、付款条件等达成一致以后,按照公司的标准合同样本签订定货合同。
3.合同执行。
定期与供应商联系,了解和落实合同的执行情况和完成进度,及时了解采购执行的效果和存在问题。
准确、及时、完整地记录合同执行情况。
督促供应商准时交货。
4.合同执行反馈。
及时将合同执行情况反馈给相关部门和人员。及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商,并督促供应商采取相应的行动。
(四)送检入库。
1.物料送检。
根据订货合同清查供应商送交物料的数量,检查外包装。将待入库物料送交检验人员检验,验收合格后签收。若验收不合格,应进行退换货处理。
2.物料入库。
若验收合格,供应商未提供发票,则填写暂入库单,按照既定的入库程序办理物料入库。
若验收合格,供应商提供发票,则填写入库单,按照既定的入库程序办理入库。
3.单据保存。
对送检入库过程中的信息及时记录。
保存送检入库过程中的入库单、暂入库单。
4.申请付款。
将收到的发票连同入库单交财务部门,做好发票的交接手续。
月底时核对帐目,确定无误后向财务部门申请付款。
(五)评估现有供应商。
1.评估准备。
明确评估目的及评估内容。
查看供应商档案,整理、综合供应商供货情况记录。
整理、综合供应每批物料使用后的质量反馈信息。
2.评估供应商。
组织相关人员或部门,确定供应商的评估方法、范围。
按照相关文件,对供应商进行评估。
3.评估记录与反馈。
及时、准确、完整地记录每一项评估结果。
综合分析评估结果,得出综合评估结论,并给出有效的建议和意见。
将评估结论及其意见和建议反馈给相关部门和供应商。
督促供应商进行整改,及时记录整改情况和结果,归档,并反馈给相关部门。
(六)选择、开发新供应商。
1.收集新供应商背景资料。
按照供应商选择标准,通过多种渠道收集供应商的质量保证措施、信用、供应物料的性价比及售后服务等方面的资料。收集并确认供应商生产能力、供货能力、供货保证期等方面的资料。
2.供应商提供样品检验。联系供应商,让其提供样品。委托公司相关部门对样品进行检验或实验。受委托部门出具有效的检验报告。
根据检验报告,确定是否小批量试用。
3.小批量试用。对确认可小批量试用的物料,联系供应商,负责小批量进货。
将小批量进货交相关部门试用。
对试用过程进行严格的产品标识和记录。
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/ffb5c0fbb80d4a7302768e9951e79b8968026837.html
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