药品采购、销售及储存一般流程

药品代采购、销售及储存一般流程

1、采购管理

采购流程及销售流程：

销售员根据业务需要填写采购申请单：

采购申请单（格式参考）

采购员根据业务员的采购申请与药厂谈判代理底价，药厂开出底价票，财务根据采购申请单及付款申请单付款，并要求药厂发货至指定的公司地点；

付款申请单 （格式参考） 附件张数：

2、销售管理

销售：业务员填写销售单，最后能签订销售合同，

销售单或送货单（格式参考）

支票或汇票结款的手续要求，要款到发货，特殊情况由业务员提出未到账发货申请，分管领导批准后方可发货，出现风险分管领导负连带责任，会计负责审查手续完备性。

回款：

医院回款到公司指定的账户， 现金结算的必须及时存入公司指定账户，转账结算的及时将回单传到财务部

账款管理：

（1）公司应收账款单据和账本必须由公司会计管理，每月由公司分管领导和会计共同监督，对账面余额和单据进行清查核对，出现差错及时查找原因并解决。

（2）公司会计应分客户单独存放应收账款单据，并编码保管，便于查询，当日发生应收账款单据,当日必须登记入账；公司会计必须每天仔细检查当日发生应收款单据的准确性、真实性、完整性。

（3）公司会计应根据客户档案建立《客户对帐、结款时间表》，以便于每月及时、准确对帐、结账。

（4）业务人员如果结款时，需要调换原始凭证如送货单或欠款单必须以借条形式向公司会计换取结算单据，严禁业务人员延期上缴货款和业务人员长时间随身携带收款单据，必须与货款结算日将货款上缴给出纳或者归还验收收据，并抽掉借条。公司会计应及时跟踪货款上缴。

（5）因业务失职造成价格执行差异形成的损失，由责任人全额承担，入账价格必须真实准确，严禁弄虚作假，否则，一经查处上报公司通报处理。特殊价格上报公司批复后方可执行。

（6）应收款帐期超过合同约定付款期限（或者超过60天）视作监控和催收的重点，立即通知相关业务人员提出警示风险，上报公司分管领导和财务部，督促业务人员进行催款或办理抵押，并对欠款客户做出供货节制或停止供货计划。

（7）公司分管领导、业务员和会计因故调离或者辞职，交接的时候必须清对所负责客户的应收账款，出现不明差额或者因工作失职原因造成应收账款损失的，由责任人全额赔偿。

（8）严格实行收支两条线管理，销售货款必须完全电汇公司，公司或者个人不得以任何原因和理由借用、滞留或者挪作它用，一经查出，严肃处理，并对公司分管领导、会计及责任人处以罚款，情节严重的予以辞退。

（9）公司会计必须每月或者每季度与公司、客户核对往来帐，属于时间性差异的，必须及时调整；属于其它情况的要联系业务人员进行核查，金额较大的上报业务部和财务部和分管领导进行处理。客户不配合对账，由业务员协调处理。公司财务会计应在第一时间内，将不配合对账客户的名单及原因传真业务部及分管领导。

3、库存管理

（1）采购入库:药厂将货物发出到达公司仓库后，仓库保管根据药厂发货单清点货物，验收无误后在发货单上签字，并根据药厂发货单，填写药品入库单，将药厂发货单收货人联次及药品入库单传财务部门入账。

（2）退货入库：药品超期或经销商药品退回，业务人员要在第一时间到仓库办理退货手续，根据退回产品数量,填制红字销售发货单，入库时保管员清点数量，根据实点数量，核对红字销售单据并审核。

业务员出具的退货单必须同退货实物相符，对存在差异的由业务员及时同医院或药房沟通处理，因退货不及时造成往来账核对不清的，由业务员承担。

（3）销售出库：所有的销售出库必须填写销售单及发货单，仓管员凭发货单出库，发货单必须要有保管员、业务员签字。保管员根据发货单品名、数量进行出库，出库完毕后，在库存明细账中审核发货单，并将发货单、销售单财务联送财务部入账。送货完成后，业务员应在规定的时间内将客户签收单送财务部留存，财务据以开具发票。

非常规未签订销售合同的客户，必须由分管领导签字方能发货，分管领导不在公司的情况下，由分管领导书面授权业务主管负责办理商品出库的审批手续，授权书内容包括：授权人、被授权人、授权范围、授权期间等内容，授权书做为公司重要档案保存，授权期间出现任何风险，由授权人和被授权人共同承担。

（4）日常库存管理：保管员要及时的核对库存明细帐，确保帐物相符。保持合理的库存结构，将商品按类别存放，按照“先入先出”原则进行出库，对于长期积压、将要过保质期的产品，及时上报分管领导。

（5）盘点管理：保管员对库存量要做到心中有数，每月定期同会计人员一起对库存进行全面盘点，对库存存在差异找出原因，盘盈、盘亏、盘点结果及差异原因以书面形式上报公司财务部和分管领导，每月的盘点表要留存备查。

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