熟练掌握office“邮件合并”功能，提高工作效率

发布时间：2011-12-26 14:36:53 来源：文档文库

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在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、工资条或者是成绩单。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证复制粘贴过程中不出错吗？

其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。图一显示的“红岭中学高三（X）班家校联系单”,就是我利用“邮件合并”功能制作出来的全年级731张家校联系单中的一张。

图一

一、什么是“邮件合并”

什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。

二、什么时候使用“邮件合并”

我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条、成绩表等文档，它们通常都具备两个规律：

一是我们需要制作材料的数量比较大；

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如家校联系单中的班主任寄语、班主任姓名、考试科目等，这些都是固定不变的内容；而学生的姓名和考试成绩就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

下面我就以制作家校联系单为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方法：

第一步：准备数据源

这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。
图二是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"07级高三历次考试成绩总表"，工作簿里面有全部高三学生各次考试成绩的数据记录，我们的任务就是把这些记录按照指定的模板制作成家校联系单。

图二图三

第二步：准备模板

模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。
图三是一个模板文件"Template"，就是家校联系单的大致样子。

第三步：邮件合并

打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，椭圆形框中的就是邮件合并工具栏。

图四

1.设置数据源

点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图四中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"07级高三历次考试成绩总表"，直接点击确定，完成数据源设置。

图五

2.插入数据域
这里，以插入学生姓名为例。
2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入学生姓名，就放在文档开头"同学的家长："之前）
2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图四中第六个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图五：

2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）
重复上述操作数次，依次插入其他数据（总分，班名，级名等）。全部完成之后，模板是这个样子的（那些用书名号括起来的东西就是插入的数据，见图六）：

图六

3.查看合并数据
单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步：完成合并
到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。

下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：