20200517档案管理系统介绍

发布时间：2020-05-17 05:37:43 来源：文档文库

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档案管理系统介绍

“档案管理系统”根据不同行业存在较大差异，下面介绍不同行业的“档案管理系统”功能及其详情。

1. 政府行业

政府行业，文档信息资源是政府信息资源的核心,而政府行政也离不开信息资源的有效管理和利用, 电子文件是利用计算机进行信息输入、存储、传输等一系列操作的数字化产物,是信息化管理系统的必然产物。政府在信息化建设过程中,会产生大量电子文件,若不对其进行有效管理,就会削弱信息化系统的功能,降低政府机关的工作效率, 从目前世界范围来看,推进政府部门办公自动化、网络化、电子化和信息资源共享已是大势所趋。无论是国家机关、社会组织还是企事业单位的信息化水平都越来越高,信息化程度的高低已成为衡量一个国家综合国力的重要标志,全面实现信息共享已成为世界各国的共识。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
审批申报	审批流程的设置是建立一个自定义的审批流程，包括对流程名，不同审批环节的环节名称和审批人设置，分为全局流程和目录流程。全局审批流程是指可以应用于所有目录的审批流程；目录审批流程是针对单一目录的审批流程。所有审批流程都可以自定义审批部门、审批人、审批级别等信息。审批流程可应用在送审、借阅，实现对送审档案或借阅档案的自定义流程审批。分为待审批单据、已审批单据、我送审的档案、我的借阅申请分类数据显示列表。审批基础设置分为审批状态和审批级别。审批状态是对档案的状态显示分为未送审、审批中、已审核、审核退回；审批级别时对审批流程的规范程度，设置审批等级。
档案库房	库房管理是针对实体档案的存储，自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理，方便档案借阅以及维护管理，可对档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。显示当前所用库房的库房ID、库房名称、创建人、创建时间、柜子数、盒子数以及存储的文件数等库房属性。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，从而进一步加强档案的管理。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	权限设置：可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

2.IT行业

随着IT行业在中国的迅猛发展，很多企业在项目管理的方方面面存在着或多或少的问题。文档管理就是存在着许多问题的项目管理方面之一。因此，如何利用信息化系统更好地进行IT项目管理，成为IT人员在提高程序开发能力之外重要的环节。IT项目管理过程中文档众多，需要更有逻辑性的管理体系。所以，企业需要建立一套文档标准化的文档管理系统，使得工作更加效率化，以避免以上问题发生。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
审批申报	审批流程的设置是建立一个自定义的审批流程，包括对流程名，不同审批环节的环节名称和审批人设置，分为全局流程和目录流程。全局审批流程是指可以应用于所有目录的审批流程；目录审批流程是针对单一目录的审批流程。所有审批流程都可以自定义审批部门、审批人、审批级别等信息。审批流程可应用在送审、借阅，实现对送审档案或借阅档案的自定义流程审批。分为待审批单据、已审批单据、我送审的档案、我的借阅申请分类数据显示列表。审批基础设置分为审批状态和审批级别。审批状态是对档案的状态显示分为未送审、审批中、已审核、审核退回；审批级别时对审批流程的规范程度，设置审批等级。
档案库房	库房管理是针对实体档案的存储，自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理，方便档案借阅以及维护管理，可对档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。显示当前所用库房的库房ID、库房名称、创建人、创建时间、柜子数、盒子数以及存储的文件数等库房属性。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	1.权限设置：可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。
信息安全	2.锁定设置：对所选择的档案数据进行锁定防止其他人对其数据进行修改、删除等操作，确保档案的安全性。
在线预览	获得权限后可直接在线预览，方便各部门查阅资料。
打印设置	获得权限后可对资料进行打印，设置水印功能，防止他人盗用。

3.教育行业

教育行业的行业需求逐渐变大，越来越多教育行业、业应运而生。各行业之间的竞争随之变大，那么，如何在激烈的行业竞争中生存下来，是每个行业要认真思考的问题。而一个行业的办事效率、培训效率，将是影响行业竞争力的一个重要因素。一个优良的行业文档管理系统，可以在很大程度上提高行业的办事效率。对于教育行业业来说，传统的人工操作管理工作量比较大，同时查找不方便。因此，需要一套良好的文档管理方法，来实现行业文档管理的信息化，提高行业对客户的培训的便捷性与有效性。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
作业审批	快速的在线审批作业，老师可以部分地点时间批改作业，学生可以在线查看自己的作业，所做过的作业可以长期保存以便后期复习所用，提高教育品质。
档案库房	库房管理是针对实体档案的存储，自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理，方便档案借阅以及维护管理，可对档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。显示当前所用库房的库房ID、库房名称、创建人、创建时间、柜子数、盒子数以及存储的文件数等库房属性。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，从而进一步了解学生的需求以及学生所处的水平。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	权限设置：可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

4. 工程建筑行业

建筑行业的深入发展,我国的工程项目建设的规模越来越大,施工工艺越来越复杂,工程建筑档案作为建筑单位进行施工和管理活动中形成的具有价值的各种题材和形式的文件资料。但是随着建筑行业的深入发展,产生的工程建筑档案越来越多,传统的工程建筑档案管理方式显然已经无法满足现今我国经济发展和社会建设的需求。所以建筑行业必须引进新的技术和手段，建筑行业的信息化档案管理势在必行。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
图纸更新	支持文件上传，可按照上传日期存储，方便查找最新设计图纸。
档案库房	库房管理是针对实体档案的存储，自定义库房功能可以将档案的存放位置进行管理，方便档案借阅以及维护管理，可对档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。显示当前所用库房的库房ID、库房名称、创建人、创建时间、柜子数、盒子数以及存储的文件数等库房属性。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	权限设置：可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

5. 医疗行业

医疗行业处在快速发展和变革的新时期，信息化成为企业发展的加速器，直接决定着企业今后在市场竞争中的地位和在供应链中的角色。由于医疗行业本身具有的特殊性，因此从根本上决定了该行业质量管理的重要性，同时也对企业内部各种体系文件、程序文件的信息化管理提出了极高的管理要求。面对企业发展、管理和商业模式转型升级的需求和挑战，企业必须不断探索适应医疗行业的新的信息化文件管理模式，帮助企业高效管理企业文件，保障文件的准确和安全，从而提高企业的管理水平。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
资料更新	提供医疗档案文件的最新版本，保留历史数据，方便专业人员识别文件资料的变化，杜绝因使用错误的版本导致严重事故发生。
自动编号	提供自动编号功能，让集中管理的信息按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

6. 会计事务所

会计事务所比较特殊，它的业务活动几乎链接了所有的行业。涉及到金额、数字的业务一般都与会计事务相关，需要保管的资料也多，对于数据的安全性以及准确性要求也更加严格，稍不注意就会因为泄露财务信息给企业带来重大损失。所以，企业需要建立一套文档标准化的文档管理系统，提高办公的效率以及信息的安全性。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
资料更新	提供事务档案文件的最新版本，保留历史数据，方便专业人员识别文件资料的变化，版本管理杜绝因错误版本产生的一系列问题。
自动编号	提供自动编号功能，让集中管理的信息按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

7. 法律事务所

随着互联网行业和软件行业的快速发展使得信息化管理技术成为当前社会的一个热点，同时信息化管理也是当今社会的发展趋势，在我国，各个政府机构、中大型企业以及社会事业单位等都在加快自身的信息化建设速度。社会发展促进了法治的发展，法律事务所越来越受到重视，而法律事务所的档案管理更是法律事务管理的重中之重，然而目前法律事务所多使用纸质文档或个人电脑存储资料，这极大的限制了处理事务的速度，行业文档管理的信息化越来越迫在眉睫。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
资料更新	提供事务档案文件的最新版本，保留历史数据，方便专业人员识别文件资料的变化，版本管理杜绝因错误版本产生的一系列问题。
自动编号	提供自动编号功能，让集中管理的信息按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

8.公检法

公检法”是国家机关为公民执法的三大部门，其信息档案存储着全国人口基本信息、全国在逃人员信息、全国违法犯罪人员信息等十分重要的数据信息。传统的档案管理方式中“资料易损易丢失、查询统计效率低、借阅繁琐催还难、异地共享使用差、档案管理流程乱”等典型问题，一直限制着档案管理人员的工作效率，为了保证档案的完整性、安全性，需要一套良好的文档管理方法，来实现文档管理的信息化，降低档案管理人员的劳动强度。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案及实体档案存放的位置。
资料更新	提供事务档案文件的最新版本，保留历史数据，方便专业人员识别文件资料的变化，版本管理杜绝因错误版本产生的一系列问题。
自动编号	提供自动编号功能，让集中管理的信息按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。

9.金融行业

随着我国经济的发展和改革开放的深入，金融行业档案数量急剧增长；由于金融行业档案与全社会资本、财富等密集相关，档案的利用需求也呈现出新的变化，利用更加频繁，利用目的更加多样化，在我国政治、经济中发挥着更加重要的作用。一直以来，由于金融企业管理类档案和业务档案的管理分离，资料的多，广以及安全性致使行业档案管理难度增加。想满足金融行业档案的管理需求，适应未来的发展，亟需一整套金融行业系统软件管理体系，提供整体的金融行业信息化解决方案。

功能	详细
档案统一管理	档案管理系统搭建海量文档的集中存储平台，包括电子文件，电子档案及实体档案等都可以在这个平台中安全高效地进行管理。
信息共享便利	包括文件查询、统计、维护等。可创建不同档案类型目录，分类存放各类文件和档案，获得权限后可上传附件文件、浏览文件、分享文件等。
信息检索	强大的高级搜索功能，可以基于档案编号、创建人、创建时间、目录等属性组合搜索，个性化的信息检索功能帮助用户从海量档案中准确定位所需档案以及实体档案存放的位置。
资料更新	提供事务档案文件的最新版本，保留历史数据，方便专业人员识别文件资料的变化，版本管理杜绝因错误版本产生的一系列问题。
在线预览	能在系统内对office文档(Excel,Word,PPT)进行预览，方便用户操作。
档案审计	完善的系统日志和审计记录，系统自动记录工作人员对档案的相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。
统计报表	系统自动统计文件的上传、下载、阅读、更新、收藏量，以便更好的管理企业资料。
数据备份	系统提供定时备份数据功能，以免数据丢失给用户造成不可估量的损失。
信息安全	对工作人员进行多维度多层次的授权管理，保障工作人员在职能明确的文件分类下操作，在保障文件安全的基础上，促进文件合理灵活使用，提高工作效率。可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作。