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文秘专业知识能力训练
文秘专业知识能力训练
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文秘专业知识能力训练
文秘是随着科学经济高速发展,信息传播急剧膨胀,社会竞
争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。
WTT
整理的专业
知识能力训练,供参考!
1
、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前
提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工
作的。
2
、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不
要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一
个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常
的人是不可能做好秘书工作的。
3
、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管
理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精
神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸
怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日
新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发
生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些
新奇事、突发事,你的一个亲戚玩股票挣了大钱;你的一个朋友
倒房地产亏大发了;你的哥们当了大官,你的一个熟人因腐败问
题露馅,进去了……这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影
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响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问
题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
1
、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握
扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助
的其它知识。另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的
新的发展动态。
2
、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯
路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。
3
、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备
较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要
注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方
法与技巧。
1
、社会科学:学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文
史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦
可对工作有所裨益。相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南
方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方
的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联
来试王的文化,上联曰:
江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之:
塞北一天一地一圣人。
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语出惊人。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?
王随口吟到:天下文章属三江三江文章属吾乡
吾乡文章属吾弟
吾为吾弟改文章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。
2
、自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科
学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,
我们平时要注意积累;另一方面,在办理这方面的案子过程中,
也要从中学一学这方面的知识。
3
、外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经
常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,
都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,
“两条腿走路”的人才。
学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很
有好处的。
俗话说,“艺不压身”,如果你具备了一定的素养,掌握了
某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面
尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重
心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识
与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则:在
工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
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工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过
河:你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实
可行的
方法。
工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方
法,顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持
工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以
下几点:
1
、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之
间;与仲裁员
/
调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关
系;与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导
的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特
点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样
的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有
的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题
的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他开开玩笑。了解领
导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊
重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精
神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那
样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种
人。
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对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,
树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市
侩奸猾的习气。
1
、进行页面设置
选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签,上:厘米
下:厘米
左:厘米
右:厘米。选择“版式”附签,将“页眉和
页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档
网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;
“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网
格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设
置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了
以三号字为标准、每页
22
行、每行
28
个汉字的国家标准。
2
、插入页号
选择“插入”“页码”,“位置”设置为“页面底端”,
“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字
格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击
“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条
全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇
数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个
汉字。
3
、发文机关标识制作
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选择“插入”“文本框”“横排”菜单项,鼠标将会变成
“┼”,在
Word2000
版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在
该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单
击鼠标右键“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜
色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成
“”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,
单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,
“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐:
“绝对位置”设置成“页边距”,
“下侧”设置成“”平行
文标准,“”上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单
击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按
钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设
置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,
但要尽量充满该文本框,这样,宽为
155mm
、高为
20mm
、距上
25mm
的红头制作完成。
4
、红线制作
首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中,单击“绘图”工
具条的直线工具,鼠标会变成“”字形,左手按住键盘上的
Shift
键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠
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标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设
置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚
实”设置为“实线”;“粗线”设置为“磅”。选择“大小”附
签,“宽度”设置为“”。选择“版式”附签,单击“高级”按
钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“中”,“度量依据”设置
成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下
侧”设置成“7cm” 平行文标准,“”上行文标准,注:用户可
根据实际情况进行调节。单击确定。
5
、文号制作
平行文文号:文号三号仿宋、居中显示。
上行文文号:文号三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发
人三号仿宋字体;签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。
注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择
“插入”“符号”“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于
准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。
6
、主题词制作
选择“表格”“插入”“表格”,选中表格,单击鼠标右键
表格属性“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单
击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,
其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题
词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用
三号仿宋。
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7
、保存成模板文件
单击“文件”“保存”,“保存类型”:选择“文档模
板”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路
径。
至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以
调用该模板,直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择
“文件”“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统
默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
1
、依据模板建立新公文:选择“文件”“新建”“常用”附
签,选中所需模板,单击确定,调出模板。
2
、制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可以
直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵
循以下国家标准:
标
题二号小标宋字体,居中显示;
主送机关三号仿宋字
体,顶格,冒号使用全角方式;
正
文三号仿宋字体;
成文日期三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角
符号的输入方法一致,不能使用“字母
O”或“数字
0”代替。文
号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后,将红
头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、
主题词的相互位置调整好。
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、图章轮廓
选择“插入→图片→自选图形”,在“绘图”工具栏中选择
椭圆,按下
Sfift
键在文档中拖出一个圆,设置为“无填充
色”,线条宽度为
2
磅,颜色为红色,“叠放次序”为“最底
层”。
2
、编辑文字
在文档中插入艺术字,选择环形艺术字,输入内容后设置字
体、字号,然后用艺术字周围的
8
个拖拉按钮把文字拖成圆形,
并放在已经画好的圆内,可以用
Ctrl
键和方向键帮助移动到准确
的位置。并把艺术字设置成红色。
3
、插入五角星
在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星,然后在文档中画
出一个大小适合的五角星,并设置成红色,移动到圆中合适的位
置,然后选中圆、艺术字、五角星,单击鼠标右键,选择“组
合”,一个公章就制作出来了,要用时复制一个到目标处,是不
是很正规啊!
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本文来源:
https://www.2haoxitong.net/k/doc/cbac0fe8974bcf84b9d528ea81c758f5f71f2983.html
《文秘专业知识能力训练.doc》
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