宗亲会接待方案

发布时间：2012-05-03 19:08:09 来源：文档文库

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***宗亲会接待方案

会议的主题是什么？

会议的核心议题有哪些？

会议要传播的文化内涵是什么？

会议的主要参与群体是谁？

一、会前服务

1：会务组分工：会务组工作人员的工作安排和分工要求。

2：会议用房具体价格，标准（标间、单间、会议室）

会议厅具体情况（会议厅尺寸、面积、附带免费项目）及价格会议使用设备价格（如：投影仪等）

背景幕、横幅、展架、签到台、指示牌等的摆放。
3、会议各种用品的运输、托运工作；会议召开时间段的天气情况。

4、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

5、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者主持人。
6.需要的会议资料，编辑，印刷装订，会议用品采购。

在会议召开前，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、礼仪、接待台、接待台卡、笔记本电脑、激光打印机、复印机、传真机、装订机、舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机。

7.议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认

会议用餐具体标准（自助餐、早餐晚餐、特色餐、确定具体标准和菜单）
8.艺演出：主题形式、消费标准、节目单地点。
9.邀请本地领导嘉宾、助会人员。
10.礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会摄影录象、及VCD的制作等
11.接送车辆及各种中巴车、大巴车的租用，会议用车价格，各类车型的价格<单位：元/辆/天>）。
12.机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。
二：会中服务
1：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程信息（机票、火车票日期）、会后旅游登记、收取会议费等。

2：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。
3：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

4、会议中的商务服务 1. 文秘工作 2.翻译工作3.其他服务工作
5.会议留影：会议代表合影留念及摄像。

6.宴会答谢词及节目安排。
三：会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。附录：旅游线路信息。

按照会后实际情况，为参会人员设计制作的具体旅游线路。对旅游线路和会议所在城市的景点景区进行介绍。
四：会后服务
1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。
全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，详细如下：

活动主题：

主标题：********启动仪式

横幅：

活动目的：让各地宗亲了解**，树立**形象，从而促进**的全面推进。

☐ 活动目标：

☐ 1、参会人数：（）人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限（）人规模较为理想）。

2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。

3、塑造形象：以各种形式和服务让记住**，并树立**形象。

为了控制风险和提升会议效果，要对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。

时间事项

2011年11月8日

车站，机场，酒店接待时间人员车辆明确安排。

2011年11月9日

06：30相关人员带齐各种物品在组委会集合。

07：00 盘点清查各种物品的准备情况。确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。
07：20 到达会场，开始会场外的布置。
07：30 开始会场内的布置，调试各种设备及网络。
07：50 会场布置完成，相关人员待命。
08：20 与会代表开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
08：30