规章制度签发文件

规章制度签发文件

【篇一：公司文件管理制度】

文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：

公司文件管理制度

一、总则

1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

3、公司文件由办公室统一管理和存档。

一、 文件的分类

1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。

2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。

3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。

三、 内行文的管理

1、 内行文的范围：

凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。

2、 内行文的编号

各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。

3、格式要求（附件二）

⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）”括起。 ⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。

⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。

⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。

注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。

5、内行文发文流程

⑴、起草人→部门负责人（审核）→办公室（审核）→分管领导（审核）→总经理（签发）→办公室（存档发放）

⑵、说明

a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批

单》（见附件三）。

b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。

c、文件由总经理签发。

d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。 e、办公室负责流转。

f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。

四、外收文的管理

1、外发文的接收

⑴、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。 ⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。 ⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。

⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。

2、外收文的管理

⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。

⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。

⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。

3、 外收文的归档按《档案管理制度》执行。

四、 外发文的管理

1、 外发文的范围

(1)、公司对外界公共媒体发布的信息。

⑵、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。

2、外发文的程序

⑴、发文程序参照内行文的发文程序。

⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。

五、 附则

本管理制度自发布之日起执行。

附件一：

文件编号规则

一、 编号格式

fhyl【xxxx】第xxx号。

二、 格式说明

1、fhyl： 表示沈阳枫桦园林公司

2、【xxxx】： 表示年份

3、第xxx号：表示发文顺序号。

附件二：

文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：

标题（小二宋体加黑、居中）

正文（小四或四号宋体）

沈阳枫桦园林公司

二零xx年x月x日

主题词： 抄报：抄送：

【篇二：公司制度文件格式的规定】

公司标准行文规定

一、目的

为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。 二、范围

本规定适用于公司对内、对外公文的管理。 三、职责

1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；

2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；

3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核； 4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。 四、发文分类

公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；

公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；

3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问； 4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；

5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；

10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；

11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定； 五、发文格式

1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；

2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；

3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符； 4、文本中所有的符号、数字、英文均选用times new roman体； 5、页眉页脚：

对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“xxx管理文件kx-xx-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第x页，共x页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；

对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”；页脚同对内行文；

6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；

7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称； 六、行文要素要求

文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：

? 文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工

可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；

? 涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。

对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；

? 文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位

工作进展调整办理时间；

? 发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信[20xx]xx号（字

体：宋体；字号：5号，其他符号：用times new roman体，5号）各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；

2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；

3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。 七、发文管理

1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。 ↓

保管

2、文件编制、审核、批准流程：

制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布； 通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放；

会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。

3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；

5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁； 八、其他注意事项

1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；

2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附1 部门文件格式：

1、销售管理文件：kx-xs-001 2、客服管理文件：kx-kf-001 3、技术管理文件：kx-js-001 4、物流管理文件：kx-wl-001 5、财务管理文件：kx-cw-001 6、行政人力资源管理文件：kx-xr-001 7、电子商务管理文件：kx-ds-001 附2 行文流转表格：1、发文登记表 2、收文登记表 3、文件签阅表

4、文件销毁审批表 5、文件格式

发文登记表

收文登记表

文件销毁审批表

文件格式：

正文

妥否，请批示。

年 月 日 主送： 抄送：

北京中农可信公司文件

****字【２０**】**号 密级：签发：

关于*****的通知/决定

正文

公司 年 月 日

主题词： 抄送：

会议纪要

会议时间： 年 月 日 会议地点： 会议主持： 会议记录： 与会人员： 会议主题： 内容简要：

会议主持人签字：

【篇三：规章制度文件】

文水县农工商贸易有限公司

文 件

文农字[2012]第4号 签发人：郭锁成

关于印发《文水县农工商贸易有限公司 安全管理规章制度》的通知

各部门、小组：

根据吕梁市安监局《关于转发〈山西省关于开展烟花爆竹经营批发企业安全生产标准化工作的通知〉的通知》（吕安监危化发

[2012]15号）精神，为确保我公司安全经营标准化工作落到实处，进一步规范经营行为，保证标准化建设工作质量，经公司经理办公会议讨论研究，特制定《文水县农工商贸易有限公司安全管理规章制度》，现印发给各部门，请你们按照要求遵照执行。

附：《文水县农工商贸易有限公司安全管理规章制度》

二0一二年六月十五日 抄送：县安监局 各部 小组经销网点 文水县农工商贸易有限公司 2012年6月15日印发

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/b80b225bb8f3f90f76c66137ee06eff9aef849c8.html