秘书工作职业化及其途径分析

秘书工作职业化及其途径分析

摘要：随着我国经济发展速度的加快，特别是 2001 年加入世界贸易组织后，国内秘书职业化的要求日益强烈。然而,受国内政治、经济、法律、社会传统观念等的影响，目前我国秘书职业化的进程仍处于起步阶段,秘书职业化程度较低。因此，研究我国秘书职业化的发展环境具有重要的现实意义。

关键词：

一、秘书职业化及其意义

（一） 秘书职业化

秘书工作的职业化是指在组织上和制度上建立秘书的分级分类体系，明确各类秘书的职责范围，通过专业教育手段保证从业人员的质量，以规范的考核评定从业资格和工作水平，实现对秘书工作的专业化管理。秘书工作职业化是市场经济发展的产物，在市场经济较为发达的国家和地区，其职业化过程已经完成，表现为以下几个特点：一是从业人数扩大，社会群体形成。从全世界的统计数字中可以发现，越是市场经济发达的国家和地区，秘书从业人员在总人口中所占比例越高。二是业务专门化。随着科学技术的进步和决策日趋科学化、管理日趋现代化，对秘书的业务要求越来越专业化。三是职业准入规范化。当前许多秘书职业化程度较高的国家都有一套较为成熟的准入标准。

（二）秘书职业化的意义

首先，社会群体的形成，有利于转变社会认识，促进秘书队伍的稳定。在我国一部分人对秘书工作者还抱有一定的偏见和误解，以从业人数扩大、社会群体形成为特征的秘书工作职业化，可以构建一支具有相当规模和良好专业素养的秘书队伍，利于提升整体的职业道德水准。同时社会群体越大，社会影响力就越大，可以使秘书的工作性质和内容更好地为全社会所理解、认同，彻底消除社会上对秘书人员的误解。社会认识的转变再反作用于秘书职业，可以促进秘书从业队伍的稳定和发展。

其次，业务专门化有利于秘书机构特别是基层秘书机构功能的健全，符合现代化管理的要求。秘书工作职业化后，从业人员队伍相对稳定，专业职级的晋升制度得以建立，从业人员可以通过定期参加教育、培训等，不断提高专业水平，并随着社会需求的发展不断拓展秘书专业知识领域，从而使各级各类秘书机构的功能进一步健全，更好地适应现代化管理的要求。

第三，职业准入制度的完善可以促进高素质的秘书队伍建设。职业准入制度要求欲从事秘书工作的人员必须通过严格的意志品质、文化知识和专业技能测试，涉及职业道德、政治学、经济学、社会学、管理学、心理学、自然科学及办公自动化知识和技能等多门学科。同时，秘书等级的晋升制度也促使秘书从业人员要不断地进修学习，努力构建更为合理实用的能力结构，全面提高职业道德素养和职业能力。

二、影响我国秘书职业化的因素分析

1.当下的社会文化环境制约着秘书职业化的进程。社会文化环境对秘书职业发展的制约因素中,最重要就是社会对秘书职业的认知。如果社会对秘书职业有一个科学的、正面的认识和评价,就会创造一个有利于秘书职业健康发展的环境,反之,社会文化环境就会制约秘书职业进程的顺利发展。影响我国秘书职业化进程的社会文化环境因素有三:一是我国/官本位0文化传统的影响。不把秘书看作是一个正当社会职业的情况目前在社会各个阶层普遍存在。许多人把秘书看作是一种职位或职务,把秘书工作作为通向仕途和管理层的一块跳板,而没有把秘书作为一种职业来认识。在党政机关,秘书是/后备干部0,是/第三梯队0。在工商企业,各组织的领导甚至把秘书作为自己心腹的部属或者差役,也很少把秘书作为一种社会职业来对待。二是由于秘书工作的幕后性特点,秘书工作成果隐匿于领导工作成绩之中,许多人对秘书工作的综合辅助性特征和秘书工作所发挥的作用认识不足,使得社会普遍缺少对秘书是一种正当职业的基本认知,以至于秘书被人当作是领导的花瓶、保姆、管家、采办、电脑、托儿、写手、小蜜、枪手、卧底、交际花、出气筒、美人痣、橡皮泥、灭火器、掌中宝、开胃酒、替罪羊、同林鸟、牧羊犬、绕指柔、传声筒、打字机、小棉袄、二老板、茶水工、垃圾桶、挡箭牌、创可贴、大内密探、老板的/狈0、狐假虎威的/狐0等等。[1]再加上媒体对/秘书腐败0案件报道和影视作品中秘书负面形象的影响,使得秘书职业蒙上了/妖魔化0的色彩,严重损害了秘书职业的社会声望。三是秘书职业缺乏必要的制度保障,比如说严格的职业准入制度、秘书的专业技术职务制度等。秘书的合法权益得不到有力保障,使得秘书不安心秘书职业,秘书人才流失频繁,不利于秘书职业的持续、健康发展。

2.秘书职业的专业性不完善影响秘书职业的发展进程。社会对秘书职业存在普遍误解,比如说秘书不是一个职业、秘书不需要非常聪明也需要任何证书、秘书最适合非常年轻的妇女等,以为秘书职业似乎没什么难度,每天只是收发、整理文件,接待来访,跟着领导开开会、做个记录,连脑子都不用动,只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了,根本谈不上专业性。缺少专业性是秘书职业不受社会尊敬的原因,也是制约秘书职业发展的内在原因。造成秘书职业专业性不强的原因有三:首先,目前我国秘书学科尚不完全成熟,基础理论研究比较薄弱,秘书学科体系到底有哪些子学科组成还是众说纷纭,这就直接影响秘书专业的学科地位、秘书人才的教育培养质量和层次,也直接影响社会对秘书职业专业性的认识。如果秘书专业不只是培养大专生,还有本科、硕士和博士的层次,社会就不会对秘书职业的专业性产生怀疑。其次,我国目前的秘书教育和培训,与国际秘书教育和培训的水平有相当的差距。比如重秘书理论教学,轻秘书职业技能训练和智能训练,秘书专业缺少不易为人取代的核心知识和技能,使得秘书缺少对自己职业技能和职业前景的信心。似乎任何专业的人都能从事秘书职业,让人感到秘书职业缺乏专业性。第三,由于社会组织机构的性质、层次和规模不同,秘书工作的内容、规范及其要求的职业水平有很大的不同,这也使得人们对秘书职业专业性的认知千差万别。

二、秘书职业化存在的问题

（一）秘书工作职责界限不清

现代秘书工作对领导职能、决策职能、管理职能的实现起着重要的助手作用,是领导者或

辅佐对象工作能力的延伸,其工作直接关系到整个机关和领导层的工作效率和工作水平。所以规范秘书工作的职能范围,明确秘书职责也就显得极为重要。但长期以来,我国的秘书工作融合在机关行政事务中,没有准确的职业定位,秘书为管理者提供服务的范围及程度没有社会统一的要求,往往是视本单位工作及领导的需要及个人职业认识来开展。一方面,部分本应由秘书从事的工作实际在由别人甚至领导者承担;另一方面,秘书的角色意识模糊,不能积极主动为领导工作提供所需的服务。所以在一些单位,秘书工作界限不清、权力不明。

（二）对秘书专业技能和工作水平没有明确的要求

现代秘书工作是一项专业技能要求较高的职业,胜任秘书工作需要对该项工作有正确认识,具备秘书专业知识和专业技能,如现代化办公设备操作技术、交通、食宿、银行、邮电系统等社会服务机构的使用知识、文书及档案管理知识、行政管理知识、公共关系知识、经济知识、法律知识、财务知识、社会学及心理学知识、人事管理知识以及组织协调、语言文字及公文写作能力等。这些都需要经过系统的教育和培训才能掌握。但目前我国对各类秘书的专业技能及工作水平几乎没有统一而明确的规定,既没有设立从事秘书工作所必须的专业能力标准,也缺乏统一的秘书人员管理规范和就业水平要求。秘书的水平等级也并没有和秘书所应具备的能力及水平的要求严格地统一起来,在一些单位选用秘书时,对秘书能力要求大多仅集中于有限的几个方面,对秘书的专业教育及专业技能掌握程度则没有过多要求,秘书工作的完成质量在很大程度上只能被动地取决于秘书个人的能力。因此不同单位的秘书工作水平往往参差不齐,甚至同一单位、同一岗位的秘书工作,在由不同的秘书来完成时,也因秘书个人工作水平的差异,而显得各有高低。

（三）秘书来源不规范,专业要求不高,工作质量不稳定

改革开放以来,我国秘书的就业范围从单一的公务领域延伸至社会各个方面,就业人数也大为增长。但由于社会对秘书专业的认识不足,没有严格的秘书技能要求,所以秘书的来源也很不规范,用人单位选用秘书的渠道很宽,例如在学历方面从高中生到硕士生;在专业上从秘书专业到/相关专业0,甚至没有专业要求的不一而足,因此至今还有很多从事秘书工作的人并没有受过秘书专业教育。而秘书专业要求不高的结果,就是秘书工作质量总体水平显得极不稳定。我国秘书工作的非职业化状态是秘书工作发展过程必然走过的初级阶段。这一阶段中,在社会需求的推动下,其自身既表现出了若干方面的不足,又孕育了向更高阶段)))职业化发展的条件。

三、加快秘书职业化进程的对策

尽管影响我国秘书职业化进程的因素十分复杂,但是笔者认为可以从以下几个途径加快秘书职业化进程。

1.加大对秘书职业的宣传力度,提高全社会对秘书职业的认知,弘扬秘书职业文化。秘书职业文化是秘书人员在长期职业活动中逐步形成的价值观念、思维方式、行为规范以及相应的习惯、气质、礼仪与风气,它的核心内容是对秘书职业使命、职业荣誉感、职业心理、职业规范以及职业礼仪的自觉体认和自愿遵从。[2]社会之所以对秘书职业有偏见,原因是多方面的,其中社会缺少对秘书职业的宣传和了解,是客观因素之一。这几年,秘书界虽然有了一些宣传秘书职业的活动,比如2000年由北京市外国企业服务总公司与亚商在线共同主办的/2000年国际秘书节FESCO网上大赛0、2004年由温州市市点秘书事务所和温州秘书网主办的2004年国际秘书节征文、由亚商在线和千龙网联合举办的2004/春暖职场看秘书)))4月秘书节征文大赛0等一系列活动, 2005年由亚商在线发起并联合搜狐策划并推出了/2005首届-炫秘书.之花评选0活动、/2006年3M-亚商在线国际秘书节体验日0大型线下活动,全国秘书学会学术年会等等。但总的来说这一些活动层次不高、参与面窄、媒体报道少、社会影响小。笔者认为,可以充分利用国际秘书周和秘书节这种契机,像每年的教师节一样,由政府部门组织主办秘书职业系列的宣传活动。这项活动如果能开展并坚持下去,肯定会使社会较快地认知秘书职业的真实面貌,消除人们对秘书职业的偏见和误解,人人理解秘书职业,秘书以从事秘书职业为荣,从而为我国秘书职业化进程创造良好的环境。秘书职业有了良好的社会舆论环境,必然会促进秘书职业的文化环境建设,为秘书职业化奠定坚实的社会心理基础。

4.继承和发扬中国古代秘书工作的优良传统,重塑职业秘书的人文精神。我国几千年的秘书史形成了丰富、独特的秘书工作优良传统,对秘书职业化进程仍有启迪和指导意义。第一,古代秘书人员对气节操守等精神世界的不懈追求。如/有为0、/崇德0的精神,/尽忠0、/不二0的气节,恪守谏诤的职责,清正廉洁的道德等。第二,古代秘书工作者代代相传的职业操守。如/君举必书、秉笔直书0,/忠于职守、严守制度0,/业务熟练、制文神速0,/德才兼备、学识广博0等。[4]第三,古代秘书工作中的优秀案例。如古代秘书人员的修养,古代优秀秘书个案,古代秘书工作方法和制度,古代秘书的谏诤之术,古代秘书/尽心尽言尽力0、/合则留,不合则去0、/立身正洁0的/佐治之道0等。[5]古代秘书工作的优良传统,在秘书工作背景日益纷繁复杂和秘书人文精神缺失的今天,对许多秘书工作者安心秘书职业不啻是一帖良方。

5.借鉴吸收国外秘书工作的文明成果,加快与国际秘书职业化的对接。秘书工作在国外也经历了上千年的演进过程,到现在已经非常成熟,积累了许多行之有效的经验。了解和研究外国秘书的培养及管理模式、秘书工作机制等,吸取其中科学成分,对处在国际文化日益交融中的我国秘书职业化进程很有帮助。比如,美国秘书职级制度非常值得我们学习。美国劳工部根据秘书所服务的管理人员的级别高低、秘书所担负的职责的大小、按照职位所规定的职务性质等三类不同标准从横向角度对秘书的职位进行分类,美国行政管理学会从纵向的角度对秘书职位进行了分级,对

14个工资等级的职责也作了明确的规定,在实践中产生了积极的意义。职级种类划分细密,首先, 它有助于秘书工作的专业分工,改善秘书的职能作用,提高工作效率;其次,对秘书职位进行分类分级,有利于在秘书专业教育中明确专业培养方向和培养层次,使正在从事或准备从事秘书工作的人员有明确的努力方向和目标,便于进行有针对性的学习和培训;再次,建立秘书职位分类分级制度,可以为秘书人员的定职定级定薪提供客观的依据。其他如国外秘书教育体制,教育培训的内容和形式,严格的培训考试制度,政府企业对秘书职业资格制度的通力合作等等,都值得借鉴。

6.把握经济全球化和高科技发展的机遇,提升秘书职业化进程的品质。当今世界正在发生深刻的变化,经济全球化进程加快,高科技发展引起社会重大变化,我国对外开放进一步扩大,改革进入攻坚阶段,各种社会矛盾日益尖锐,这使得领导的决策和管理工作日益复杂,也因此对辅助领导工作的秘书工作提出了新要求。这就需要秘书工作者要提高自身素质,转变工作观念,树立新的思维方式,掌握新的工作方式,拓展服务空间。树立新的思维方式,需要秘书具有三种思维:即树立前瞻性思维,用战略眼光去分析领导工作的需求,具有对未来发展机遇的分析判断能力和科学预测能力;树立全球化思维,秘书要放眼世界,有把一件事同整个世界高度关联起来的敏锐性;树立市场化思维,秘书要自觉分析投入产出,从效能的角度改进工作,具有经济成本意识。掌握新的工作方式,是指秘书要迅速适应网络技术的迅猛发展带来传统秘书工作体制和观念的变化,掌握网络通讯为主的办公自动化技术,使用信息化的工作方式。秘书工作者必须具备相应的知识和技能,才能迎接网络技术革命带来的语言文化、信息处理、工作手段、人际交往等工作方式的挑战。

拓展服务空间,是指秘书要主动发现并适应社会发展对秘书职业的新服务需求。社会职业分工越来越细,专业内容和技术成分越来越强,因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多,这也给秘书服务拓展了空间。虽然我国秘书职业化的进程较为缓慢,但毕竟已经迈出了可贵的前几步。经过改进的全国秘书职业资格考试加强了内容的针对性和实用性,人事部的秘书专业技术资格也已在研究之中,制定5秘书法6的呼声也不时传出,用人单位对秘书的专业知识和技能要求越来越高,社会发展对秘书职业化的要求日益强烈等等,都使我们看到秘书职业化之路越走越宽。

三、 秘书职业化的措施

（二）明确划分秘书的种类

就目前情况看,我国秘书的称呼名目繁多,且界限不清,多有重叠;在实际使用上,名不符实的情况也时有出现。为此,从职业化角度起见,有必要予以统一。秘书的种类可以有不同的划分方法:

第一,从工作性质来看,秘书可以分为公务秘书和私人秘书两大类。

第二,按照服务方式来划分,秘书又可以分为部门秘书和专职秘书。部门秘书主要是在办公室或其他行政部门为整个单位或部门的管理活动提供服务,其服务对象是一个群体。专职秘书一般在机关中主要是为某一位高级管理者提供服务,诸如总裁秘书、总经理秘书等即属此类。另外还包括近些年来出现的总裁助理、总经理助理等职务。

第三,在一些单位,秘书的使用往往在具体工作内容上有所侧重或分工,如文字处理、接待联络、行政事务等,所以按工作重点或专业分工来划分,秘书又可以有文秘、公关秘书、行政助理等名目之分。

第四,按行业领域划分,秘书又可以分为政府机关秘书、工商企业秘书、法律秘书、教育秘书等。另外目前工商企业秘书又可以细分为一般工商企业秘书和外企秘书。这主要是由于目前国内外秘书工作方式上存在的差异造成的。从行业管理角度来看,秘书的分类按后一种标准来划分显得比较合理,即分为公务秘书、商务秘书、教育秘书、法律秘书等。这种划分在强调秘书普遍需要具备的基本技能的同时,也强调了秘书应具备所服务行业的专业知识,可以使秘书工作更有针对性,也便于有关部门管理和考核。

（三）明确划分秘书的等级

秘书工作的水平直接关系到机关及领导工作的质量,且不同岗位需要不同水平的秘书,所以统一对秘书水平的划分在秘书的合理使用上就显得更为重要。无论是哪一类秘书,按照其工作的水平和熟练程度,一般都可以分为初级、中级和高级三个级别。初级秘书:受过秘书专业培训,但缺乏工作能力及经验,需在别人的指导下完成工作。中级秘书:具有熟练的秘书技能及全面的秘书知识,对秘书职责及作用有充分的了解,工作经验丰富,能主动开展工作并独立完成难度较大的秘书工作。高级秘书:完全掌握秘书的职责,具有丰富的秘书工作经验,具备行政组织管理等方面的知识及能力,能够在管理工作中适当地发挥作用,与领导者密切配合,协助其完成工作。

（四）确定统一的秘书资格及水平划分标准

为切实保证秘书队伍的质量,社会应客观地规范秘书人员的就业资格及职业质量标准。在我国的秘书工作职业化进程中,由国家有关的权威部门针对秘书种类及水平要求设置严格的就业资格及水平考核标准,并合理进行评价,不失为一个有效的办法。这也是秘书工作真正达到职业化程度的一个根本保证。它一方面便于社会对秘书人员的确认、选择与使用,稳定秘书工作水平;另一方面,可以使秘书人员按照工作标准进行严格的自我管理,提高职业素质。我国目前有关部门已引进英国的LCCI及PETMAN秘书资格水平考试,这两种考试在国际上有较好的声誉,但由于是完全采用国外的标准,所以仅适用于一些涉外单位,范围还比较窄。我国还应该结合国内的实际情况,按照秘书能力水平要求建立起与之相适应的秘书资格能力考核体系,这才是秘书工作职业化的根本保证。

3.通过制定法律和行政法规,从现实上加快推进秘书职业化的进程。秘书职业化是社会现代化和秘书工作专业化的结果。我们必须从秘书职业在社会发展进程中的所处的地位、作用和高科技发展引发的社会重大变化的角度来认识秘书职业化的重要性,来推进秘书职业化进程。第一,按照国家劳动部的文件精神,加大力度推行秘书从业人员的职业资格准入制度,凡是初次应聘秘书岗位者必须有相应的秘书职业资格证书,在职的秘书人员必须限期取得相应的秘书职业资格证书。转变社会上长期不重视秘书的专业培训和任职资格条件的状况。第二,建立秘书系列的专业技术职称制度。秘书等级可按教育、科研、编辑等职称系列评定的等级要求一样划分标准,分为高级、副高级、中级、初级四个等级,让在职秘书人员按照条件申报,然后参加统一命题考试,再加上评定程序,合格了就相应晋升某级职称,并享受该级职称的工资福利待遇。专业技术职称制度十分有利于提高秘书的切实利益和秘书队伍的长期稳定。第三,加快秘书立法工作。由于秘书岗位的特殊性,通过立法的形式,明确秘书的职权、职责、任职资格、地位和限制等,规范秘书的工作和任用选拔制度,充分保障秘书职业的权利,明确秘书职业的社会义务,防止秘书无作为,杜绝秘书腐败现象。第四,成立全国秘书协会和行业秘书协会,加强职业秘书的归属感。职业协会是一个职业发展成熟的标志。秘书协会携手秘书学会,充分发挥协会在秘书职业教育、培训、监督、规范和维护秘书权益等方面的作用。由于现代社会已经形成了一个庞大的职业网络,法律和政府不可能制定一套全面细致的秘书行业规范,所以必须充分发挥行业组织的作用,包括制定相应的职业规范和职业礼仪,丰富和改善职业心理。

（五）建立与实际工作需要相适应的秘书教育体系

2.建立和完善具有中国特色的秘书学科体系,为秘书职业化进程提供理论上的坚强支持和有力指导。面对秘书职业迅猛发展对秘书理论指导的渴求,政府有关部门和全国秘书学会应该联手,集中全国秘书学专家和秘书工作者之力,掀起秘书学科体系和基础理论研究的攻坚战,进一步确立和完善秘书职业的核心资质,对秘书职业中不容易被人替代的知识和技能加以重点分析研究,比如秘书的/第二专业0知识和工作悟性等,同时对日益凸现的如民企秘书、会展秘书、个人助理等各种秘书现象加以专题研究。建立和完善具有中国特色的秘书学科体系,已成为当务之急。吕锦如先生曾提出必须解决好三个问题:一是要立足于中国政治、经济、文化的基本国情;二是要认真研究并大胆借鉴西方已有秘书学理论体系;三是充分考虑秘书学与相关学科的关系,充分吸收相关学科的最新研究成果。[3]通过秘书基础理论和学科体系的成熟与完善,一方面使秘书学科地位获得学术界的尊重和教育部的认可,从而使秘书专业可以名正言顺地招收本科、研究生层次的学生,提高秘书职业从业人员的层次,也可以使更多的教学科研人员投身秘书学科的建设;另一方面,用更加科学实用的秘书专业知识技能来教育秘书专业的学生和培训在职的秘书工作者,可以提升秘书队伍的整体素质,促进秘书工作水平和工作效率的提高,为秘书职业化进程提供强大的后劲。

首先,秘书教育层次设置主要应该以培养不同水平的秘书为出发点,如各种短期基础培训和职业培训应为秘书教育的初级阶段,以培养秘书的实际操作能力和技巧为主要目的,并辅之以基本秘书理论,使之可以胜任初级秘书工作。职业高中阶段可以为社会培养熟练掌握各种秘书技能,有一定专业能力的秘书专业人才。大学秘书教育则在培养学生实际操作能力的同时,注重其他综合知识和能力的培养,如经济、法律、行政管理、企业管理、公共关系、社会学知识等,使之可以符合更高层次如中、高级秘书工作的需要。

其次,秘书教育专业方向应该实行宽口径设置,不宜分得过细。目前我国的秘书教育专业

方向多由各学校或其他办学单位自行设定,因此在专业名称上显得名目繁多,较为混乱。另外各单位大多是根据社会需要或热点选择培训方向,所以专业设置的短期行为也比较常见。而从实际情况看,不同的用人单位当然会从各自工作需要出发选择秘书,相应地他们还会注重强调秘书某些方面的能力,如语言能力、文字能力、行政能力或公共关系能力等,由此造成实际秘书工作方向上的差异,而且这种需要达到一定程度后就会形成一个个社会热点,如外企秘书、文字秘书、行政秘书(助理)、公关秘书等。但这并不就简单意味着教育单位要以此来设置秘书专业方向,因为就实际工作而言,不论是在哪一个专业方向或是在哪一个领域从事秘书工作,职业秘书所应具备的基本职业技能和知识都是一样的,它们是任何一个秘书所必须具备的知识和能力,而且这种知识和能力体系并不会因工作环境及工作重点的变化而被改变或忽略,只不过在实际工作中某些方面发挥的强度及需要的水平会有所不同。从此意义出发,秘书的专业方向似乎没有必要设得过细,专业口径狭窄的结果往往只是某几门课程的比重加强及课程门类的单一;同时秘书专业设置过细不利于秘书综合能力的培养,进而还会限制学生的就业范围。这不符合当前各种专业教育努力拓宽专业口径的社会发展趋势。为了培养基础知识扎实、适应能力强的秘书人才,学校的秘书专业教育应该以秘书的行业分类为基本依据,设置专业方向,使其专业内容具有较大的外延。

第三,秘书教育课程的设置,应该从职业化角度出发,既注意培养秘书的实际操作能力,又要努力拓宽秘书的知识范围,同时依秘书教育层次的不同作一些重点选择。例如在基础培训阶段,主要为秘书业务技能培训,这些技能是任何秘书所必须具备的,一般应采取短期培训班的形式,也可以设在大专或大学的初级阶段。课程设置应包括:秘书概论、秘书实务、公文写作、文件及档案管理、通用电脑软件程序、中英文打字、办公自动化、公共关系知识、行政管理知识等。经过基础培训的秘书具备了秘书所应具备的基本技能,可以从事一般的秘书工作,相当于初级水平,在工作中逐步积累起各种经验后即可较熟练地开展工作,达到中级秘书水平。更高一个层次的秘书教育,则应在基础培训之后,加大相关知识和能力培训的比重,使学生具备独立主持办公室日常事务及参与行政管理工作的能力。该层次应该在大专或大学的后一阶段,或者初级培训后的提高阶段完成。课程设置主要包括行政管理、工业企业管理、信息管理、人事管理、会计基础知识、心理学、公共关系学、社会学、经济法、经济贸易知识、计算机原理、国家政府机关工作程序、工商企业办公室工作程序、外语等。具备上述知识的人可以在工作中经过一段时间的锻炼,成为管理者所倚重的高级秘书。

四、如何解决我国秘书工作职业化进程中存在的问题

由于我国特殊的体制和历史形成，在秘书工作职业化的进程中，还存在着社会认识不足、职业道德缺失、职业准入制度不健全等问题，需要有效地予以解决。

（一）规范秘书的职业地位,提高社会对秘书工作的认识

由于前一段时间我国秘书工作职责不规范,秘书职业定位不清,所以社会上还有相当一部分人对秘书工作缺乏正确的理解。例如在一些人看来秘书工作不过是一种青春职业或是简单劳动,因而忽视了对秘书工作的技能要求。在某些场合有人还将秘书称为/办公室的漂亮宝贝0,而没有给予应有的职业上的尊重。这些错误的或不全面的认识,反过来又继续制约秘书工作的正常开展,在客观上影响秘书工作质量的提高。所以,实现秘书工作职业化首先要规范秘书的职业地位,对秘书工作的对象、职责范围、分类、工作性质等方面作出明确的、权威性的规定。这样就等于交给社会公众一个完整、清晰的秘书工作形象,从而引导社会正确认识秘书工作,使各单位在秘书人员的定岗、聘任与使用上有所依据,充分发挥他们的作用。

（二）强化职业道德建设

近年来，党政机关中的“秘书腐败”已经成为人们议论的一个话题。秘书在领导身边，是重要的参谋和助手，可以说是“人微言重、官小权大”。一些不能自律的人往往会借机牟取私利而走向腐败。企业秘书中也经常发生不遵守行业规则，泄露甚至窃取商业秘密的行为。这种情况的时有发生，已经在社会群体心目中形成了秘书职业的负面形象，进而严重影响到了秘书职业社会地位的确立。虽然党政机关的秘书腐败往往是领导腐败的伴生现象，与某些监督机制的不健全有关。但无论是党政机关的秘书，还是企事业单位秘书，如果仅仅靠社会监督而不加强职业道德建设，提高全体从业人员的个人操守，是远不足以避免类似情况发生的。

因此说，确立秘书这一特殊社会职业的道德和纪律底线，并保证所有从业人员持守，已经成为决定秘书职业化进程是否顺利的关键。解决这一问题的办法除了要提高全民素质和全社会的道德水准、强化社会监督机制外，还应在秘书从业者形成一定规模的基础上，发起建立行业协会，制定适合于我国国情的职业道德标准，形成行业自律和自新机制，使职业道德的好坏成为决定职业准入和淘汰的重要指标，从而实现行业内的自我约束和管理，从根本上杜绝秘书不良行为的发生。

（三）建立和完善职业准入制度

随着我国秘书工作职业化的进程，职业准入的条件是否合理、考核程序是否科学、操作过程是否规范，已经是摆在秘书学界面前的一个新课题，也是秘书工作能否走上科学规范轨道的一个重要条件。我国实行秘书国家职业标准和秘书资格认定制度八年来，已经取得了一定的成效。但严格意义上讲，它只是一种等级评定，还不是完全的职业准入。职业准入应侧重于一个求职者有没有资格从事该职业，其考试内容应是对包括职业道德、专业知识和技能储备及可塑性的评价，而不是简单的水平测量。因此，当前必须改革现有的等级认定制度，变等级评定为资格评审，并提高行业准入标准，增加职业道德在其中的权重。具体做法可以在保留现行秘书等级考试的同时，对非秘书专业学校毕业生仿效公务员招考的模式设计考试内容，首先确认其是否具备加入秘书行业的资格。而对于秘书专业的合格毕业生，则在保证学科设置合理、教学效果良好的前提下，直接授予职业准入证书。

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本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/b6d85c78b8f67c1cfad6b8c6.html