关于档案归档存在的问题及措施

关于档案归档存在的问题及措施

作者：王月辉

来源：《卷宗》2018年第07期

        摘 要：档案管理工作包含对档案的收集、管理、保存，等一系列工作，它有着很强的管理性、服务性等一些非常鲜明的特性。档案管理是国家档案事业当中非常重要的一个组成部分，同时也是一项基础工作，对一些企业的工作进行与人类社会的进步都是有着重要作用的。本篇文章从两个角度出发，对档案归档管理当中存在的一些问题进行了简单的讨论，并给出了相应的解决方案，希望有关人员可以参考。

        关键词：档案管理；档案归档；问题与措施

        前言：档案管理工作指的是对档案进行收集整理、鉴定与统计以及保管等一系列后续的工作，这些工作能够给人们带来非常方便的服务。对这项工作的划分只在广义概念当中是非绝对的，随着社会的不断进步，档案管理已经成为了一个复杂程度较高的工作体系，但整个工作当中最重要的部分依然是档案归档管理，所以我们针对这一个方面结合现代化的信息技术与应用进行了一定深度的剖析。

        1. 新时期档案归档管理工作的要求

        1.1 对归档管理工作的观念进行创新

        档案收集与整理工作是目前整个社会环境中每个公司档案管理工作当中最为基本的一项工作，如果缺少了档案的收集与整理，那么这项档案管理工作就像一栋楼房缺少了地基一样，整个管理工作就没有了意义。因为档案归档是档案收集与整理当中最基本也是最重要的，因此负责这项工作的人员的思想方面都会给整个档案管理的实际效果与效率产生一定的影响。这样的话就需要负责人员的观念能够跟得上时代的发展，从根源上丢弃那些传统档案归档的管理理念，要把可持续发展的思想结合到现代的归档工作当中并落到实处，要把档案归档以及一些其他的管理工作进行结合，这样才能够有效的做到均衡发展。必要的话，相关部门也可以建立一个档案归档工作的二级单位，要把档案归档这一部分的重要性进行普及，要从归档工作的根源与未来发展趋势这两方面抓起。

        1.2推广整合档案的工作理念

        现代社会当中，公司想将档案归档这个工作有效的开展下去就要将归档的形式进行合理扩大，要把相关国家制度进行宣传，这样才能够让公司当中负责这一方面的工作人员把相关法律规定落到实处，也能够让他们拥有一个良好的档案归档工作意识。归档工作二级单位当中，每个子单位也需要向更加规范与制度化的目标努力，在这方面可以对上级单位或其他部门一些比较有效的、良好的档案归档经验进行借鉴，并且他们要把建立工作制度放在首要的地位上。对于这些工作人员在职能上的分配也要将公司当中管理部门的检查与协调作用合理发挥出来，可以安排一些专用的管理部门对每个分管部门的档案归档管理工作进行适当的指导，这样才能够保障整个社会当中档案归档工作的科学发展。

        1.3 明确档案归档管理工作人员的职责

        档案归档工作的规模是非常大的，并且整个过程当中又需要工作人员更加细心，这就需要对每个档案管理单位的实际作用与责任进行明确，要将整个工作和责任都落实到每个人，进而保证每一本档案的管理都能够有具体的人进行负责。与此同时，要不断的提高他们在工作方面的责任心与积极态度，要对工作人员的业务能力进行一定得培养，内容不能够只停留在归档工作方面，还包含一些数据的处理以及多档案载体的使用方面的技能。除此之外，提升工作人员的综合素质也是非常重要的，比如保密性工作等。这样能够有效的防止由于档案内容泄漏而导致的损失。提高工作人员的综合素质既能够有效的提升个人能力，同时也能保证整个单位的档案管理工作开展。

        2. 有效应用档案信息技术的策略

        2.1 创新应用理念

        档案的信息化处理就需要有一个信息化的观念与便捷服务的理念。电子档案的建立对信息化建设有着重大的意义，电子档案如果不能独立存在或被应用的话，那么电子档案的实际价值就会被大打折扣，档案管理工作也会受到阻碍。许多单位当中，电子文件只是纸质文件的另外一种形式而已，所以整个单位都不注重电子档案的作用，甚至某些人会到电脑上对电子档案进行随意的修改，那么电子档案就完全失去了作用。所以在现代化信息时代，管理人员要抛弃掉旧有的传统观念，要意识到档案管理电子化才是真正的发展趋势，只有这样整个档案归档管理工作才能得以发展。

        2.2 开发新型管理系统、鉴定电子档案价值

        要想把档案管理信息化应用持续进行的话，就需要将电子档案管理更加程序化。多数单位缺少电子档案管理方面的经验或者轻视电子档案管理，这都导致他们的电子档案在归类方面是非常乱的。要想有效解决这个问题的话，就是要建立一个完善的电子档案管理系统。此外，固然电脑本身的系统也有基本的保存与管理文档的功能，但对于档案归档管理和应用方面来说，其专业程度是远远不够的，所以要开发一个新型的管理系统，这样才能让整个档案归档管理工作拥有一个程序化的过程，进而保证整个工作的安全性与技术性。如果有条件的话，也可以建立一个专门的软件保护系统，进而更加全面的降低电子档案被他人破坏的风险。电子档案只有经过鉴定之后，才能了解到其价值所在。鉴定工作能够让管理人员或工作人员判断出这份电子档案的真实性。针对档案库之中有纰漏的电子档案需要进行修改或删除处理。现阶段，开展了电子化档案管理的单位是很少的，一些单位也只是把文件存到一个移动硬盘当中，这样的话在以后的工作中，接替人员不能够对这些档案的真实程度进行判断，也就是说这样的信息化应用是没有价值的。比如，我们可以建立专门的电子档案鉴定组，他们需要针对那些归档的电子档案进行价值鉴定，这样才能将他们的完整度以及真实度反映出来，这对以后的工作是非常有意义的。

        2.3培养专业的信息化档案管理人才

        电子化档案归档方面，对工作人员的计算机操作能力要求也是非常高的，但目前非常缺乏这种人才。多数人都是只具有理论性的管理知识或只具备较高的计算机操作能力，而二者兼顾的管理人才是少之又少的。所以每个单位都需要重视对这样全面性管理人才的培养，他们需要有着过硬的档案管理知识与办公能力。人才培养过程中也可以请一些专业的技术人员进行教课，提升他们的计算机能力，这样才能够让整个档案信息化应用有所保障。

        3.结语

        伴随时代的发展，电子信息化已经有了很大的普及程度，但在档案的归档管理方面，我们国家多数单位采用的大都是较为传统的管理方式，所以将新型的信息化技术与档案管理工作进行有效的结合是非常有必要的，这就需要有关单位进行创新与改革，并且让工作人员更新理念，同时也要对专业型人才进行培养，这样才能够让我国当归档管理工作的发展更进一步。

        参考文献

        [1] 谢晖.谈档案归档问题与档案安全管理工作[J].旅游管理研究，2015（24）：68

        [2]刘新玲. 浅谈档案归档管理及信息化技术的应用[J].中国管理信息化，2017，20（20）：175-176

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/b4e71f84182e453610661ed9ad51f01dc3815737.html