VIP姓名 | 张昌平主席 | 国籍 | 中国 | ||
接待单位 | 湖南省政府 | ||||
抵店时间 | 2013-5-1 17:00 | 离店时间 | 2013-5-3 14:50 | ||
接待要求 | 接待等级 VA VB口 VC口 | ||||
特别说明: 主席房间温度略高;行李较多;湖南省政府安排的招待宴在酒店进行,要求去岳麓书院参观。 | |||||
申请部门 | 副总经理 | 申请人 | 胡代成 | 申请时间 | 2013-4-20 |
批准人 | 陈纪明 | 批准时间 | 2013-4-22 | ||
一、VIP基本信息
VIP接待申请表
No.20130029
二、VIP接待通知单
重要客人(VIP)接待通知单
姓名 | 张昌平 | 性别 | 男 | 身份 | 福建省政协主席 | 接待级别 | VA | ||||
来长事由 | 经济合作事项 | ||||||||||
抵店时间/ | 2013年 5月 1 日 17时 00分 | 航班/车次 | CZ5817 | ||||||||
离店时间 | 2013 年5 月3 日 14 时50分 | 航班/车次 | 3U8951 | ||||||||
主宾房号 | 豪华套房 | 随宾房号 | 62301—62308 62202-602204 | ||||||||
总经理室 | |||||||||||
销 售 部 |
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前 厅 部 | 部门经理迎接 大堂副理迎接 宾客代表迎接 部门经理欢送 大堂副理欢送 宾客代表迎接 金钥匙□ 宾客代表 机场迎接 大堂迎接 专车 前台登记□ 客房登记 门童 行李 主管迎宾 礼仪团队 红地毯 欢迎标语 指示牌 香巾 手花□ 欢迎信 贵宾卡 贵宾专用通道 专梯 报纸 杂志 书籍□ 礼品 果篮A级 B级□ C级□ D级□ 鲜花A级 B级□ C级□ D级□ 酒水A级 B级□ C级□ D级□ 点心A级 B级□ C级□ D级□ | ||||||||||
客 房 部 | 调节房间合时温度 | ||||||||||
餐 饮 部 | 准备果盘、酒水、点心 | ||||||||||
保 卫 部 | 与门童、迎宾协作,做好安保工作 | ||||||||||
康 乐 部 | |||||||||||
工 程 部 | |||||||||||
抄 送 | 人力资源部 财务部 | ||||||||||
付款方式 | 费用折扣 | ||||||||||
接待单位 | 联系人 | 联系方式 | |||||||||
分 送 | 2013年 4 月 28 日 | 通 知 人 | |||||||||
三、抵店前准备
负责人:郑国(前厅部经理)
时 间:2013年5月1日-2013年5月3日
1、接待主管预定信息的接收、传递与预订房间
(1)接待主管接到《VIP接待通知单》,及时记录VIP信息和特别要求,要求本部门当值员工做到准确无误;记录接待单位的联系人和联系方式;将客人相关信息输入电脑,并做好检查及复查工作。
(2)接待主管根据VIP要求安排房间
时间 | 房型 | 价格 | 间数 | 备注 |
5月1日-2日 | 豪华套房 | 1900元/间夜 | 1 | 含早 |
5月1日-2日 | 高级双间 | 720元/间夜 | 8 | 含早,工作房,房号相连 |
5月1日-2日 | 行政单间 | 960元/间夜 | 3 | 含早,房号相连 |
(3)接待主管提前6小时准备房卡、欢迎信、入住登记表,确保无误,装
入贵宾信封,存放在宾客代表处;复核VIP客人的资料,准确输入电脑,注明VIP客人以提示其它部门或人员注意;贵宾抵店前1小时,通知客房部做好相关准备。
(4)选择VA级果篮、鲜花、酒水、点心;准备酒店宣传册、市区游览图和工艺品作为礼品,并附总经理名片;通知准备欢迎标牌、红地毯、香巾等。
2、大堂副理的前期准备工作及VIP房间检查
(1)提前一天通知总经理办公室下出车单,告知航班信息,并检查接机相关工作、接机物品情况,客人航班抵达前一小时,再次与机场问询处确认航班抵达情况。申请24小时专车一台。
(2)贵宾抵店前6小时,与宾客代表一起检查VIP房的钥匙、清洁、物品配备和电器设备工作等情况;检查VIP礼品、欢迎信、贵宾卡、总经理名片等;提醒房间温度设定略高;检查房间周围环境。
(3)贵宾抵店前1小时,再次检查大堂迎接的欢迎标语、指示牌、红地毯、香巾等迎宾工作;提前30分钟,勘察VIP行走路线,开启前厅大堂灯光;抵店前20分钟,通知工程部提前准备专梯;提前15分钟,固定转门、铺设红地毯、启动贵宾专用道。确定预留车位,大车一台,小车6台。
3、礼宾部服务准备
(1)行李员19人,准备足够的行李标签,专人负责VIP行李,护送贵宾团
队行李至客房或帮助办理行李寄存。
(2)门童2人,门前迎接、协助行李、门前秩序。
(3)专职迎宾2人(宾客代表、大堂副理);礼仪团队8人,负责引领、欢迎。
(4)以上人员提前15分钟到位。
4、宾客代表的贴心准备工作
(1)提前三天与接待单位核对VIP以及随宾信息,注意行李信息。
(2)提前三天与接待单位确定VIP出行,参观岳麓书院的时间。并与娱乐部门、保卫部门协调。
(3)提前两天与接待单位确定用餐情况,确定招待宴会的人数、桌数、规格;通知餐厅部与接待单位接洽,提前做好用餐安排和布置宴会。
(4)提前一小时提醒客房房间温度设定略高。
四、抵店时接待
负责人:郑国(前厅部经理)
时间:2013年5月1日
1、机场迎接服务
副总经理与机场代表协同省政府相关接待人员前往机场迎接;行李领班与行李员共9人随行,机场处理行李,做到准确、快捷。
2、大堂迎接服务
(1)大堂副理与接待单位确认客人抵达的准确时间,提前15分钟通知总经理办公室及前厅部、客房部、餐饮部、销售部、人力资源部等部门经理大堂迎接。
(2)礼宾部专职迎宾2人:接车、引领1人,电梯控制1人;礼仪团队8人:迎宾6人,香巾2人;门童2人。礼宾人员统一使用全新白手套,要求仪容整齐、微笑、致意、欢迎。
(3)礼宾部行李员19人:专人护送VIP行李,在VIP进入房间5分钟内送达房间;满足随宾行李运送与寄存要求,复核行李标签,随宾进入房间10分钟内送达房间。行李员应主动上前问候客人,协助引领随宾。
3、入住登记服务
(1)由总经理引领经专用电梯送VIP进入房间,简单介绍饭店和房间,询问房间温度是否舒适;前厅部经理为 VIP填写住宿登记卡后请VIP签字;告知客人(或陪同工作人员)大堂经理电话号码并24小时值班;离开房间时预祝VIP居住愉快;将填写完整的《入住登记表》转交给前台接待主管,做入住电脑手续。
(2)由大堂副理引领高级客房随宾前台登记,引领送至房间,简单介绍房间,预祝住店愉快。
(3)前台接待目送客人上楼,迅速以电话通知客房;复核有关VIP客人的资料的正确性,记录入住手续办理情况。
4、住店期间服务
(1)每日核对 VIP客人当日消费并将相关报告大堂副理复检。
(2)总机根据接待方的安排,准确传递叫醒电话、用餐情况等信息,提供酒店其他服务信息。
(3)商务中心做好为VIP团队传真、打印、代发等的准备。
(4)大堂副理及时获取VIP的最新行程表及有关更新信息,迅速做出反应,满足VIP以及随宾的要求。
(5)大堂副理按照行程安排,陪同VIP参观岳麓书院。
四、信息储存
(1)复核VIP资料的正确性,建立宾客档案,作为今后服务的参考。
(2)储存来自餐饮部的VIP用餐口味、食用各种食品数量、食物偏好与评价
等信息。
(3)储存来自客房部的客房物品使用情况、水果食用情况、客人生活细节等信息。
(4)储存VIP客人使用酒店内各营业场所情况。
五、总体要求
(1)前厅所有员工都要认识到此次接待的重要性并熟记接待日程。
(2)接待期间前厅部所有工作人员做好保密工作。
(3)接待期间要保证充足的人手,做好各种应急服务,确保为客人提供主动、热情、周到的服务。
(4)对接待方出的要求要尽量解决,如不能解决要及时汇报领导。
(5)前厅部所有员工做到走路轻、说话轻;接听电话声音亲切,吐字清楚。
(6)确保接待期间信息沟通及时准确。
(7)各岗位快速通道责任人及相关人员手机保证24小时开机,接待期间将手机调成震动。
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/b487defa9a89680203d8ce2f0066f5335a81676a.html
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