人事档案管理流程
发布时间：2020-04-05 来源：文档文库
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人事档案管理流程 人事档案管理流程
1目的
本文件规定了农村银行（以下简称“本行”）人事档案管理的流程和控制要点，旨在规范人事档案管理，保证人事档案的完整性和安全性，提高人事档案的管理质量和利用效率，为全行人力资源管理服务。
2适用范围
本文件适用于本行所有劳动合同制员工的人事档案管理活动。
3定义、缩写与分类 3.1定义
人事档案管理：是指本行为提高员工人事档案的管理质量和利用效率，而从档案资料的收集、整理、鉴别、分类、归档以及查（借）阅、转递等环节实施一系列规范化管理的过程。
人事档案：是指组织人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，可分为档案正本和档案副本。 3.2缩写
无 3.3分类
1）人事档案可以分为：档案正本和档案副本
a）档案正本：是由历史地、全面地反映一个员工情况的档案材料构成，全卷分为24大类（详见附件五），是一个员工全部原始材料的总和；
b）档案副本：是概括反映一个员工情况的档案材料，由员工人事档案正本主要材料的复制件(或重复件构成。
2）人事档案的查（借）阅可以分为：内部查阅和外部查（借）阅
a）内部查阅：是指本行内部有关部门因工作需要，在履行有关查阅手续后办理员1 / 21
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工人事档案的查阅；
b）外部查（借）阅：是指外部有关单位因工作需要，在履行有关查（借）阅手续后办理员工人事档案的查（借）阅。
4职责与权限
部门/岗位 职责与权限
1）负责本行人事档案的外部查（借）阅手续的审批工作；
主管领导
2）负责本行员工档案转递的审批工作。 1）负责制定本行人事档案管理办法；
人力资源部门/经理岗
2）负责组织落实本行人事档案的管理工作； 3）负责本行员工人事档案资料的鉴定审查工作；
4）负责本行员工人事档案的内部查阅审批和外部查（借）阅审核； 5）负责本行员工档案转递的审核工作。
1）负责编制员工人事档案名册，建立档案保管底册，做到记录完整，准确无误；
2）负责收集、补充、整理档案材料，做到分类准确、目录清晰、材人力资源料完整、装订整齐；
部门/档案3）负责人事档案保管工作；
管理岗
4）负责落实人事档案入室保管、查（借）阅登记、转递等工作； 5）负责人事档案管理系统的使用和管理，及时输入、更新材料，保证管理系统正常运行。
不相容职责
5原则与基本规定 5.1 原则
1）集中管理原则：本行人事档案应由人力资源部门统一集中管理，严禁任何个人私自保管人事档案材料。
2）保密性原则：本行人事档案管理人员以及档案使用人员要严守秘密，不得泄漏员工人事档案内容。
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3）严肃认真原则。本行应强化对人事档案的管理工作，严肃认真的开展人事档案的资料收集、整理鉴别、分类归档以及查（借）阅、转递等各项工作。 5.2 基本规定
1）本行人事档案的日常管理工作由人力资源部门负责，并配备档案室和专（兼）职人事档案管理人员。
2）本行各分支机构及部门要积极配合人力资源部门做好人事档案管理工作，及时将员工不同时期形成的各类人事资料送交人力资源部门鉴别、入档、入室保管。
3）本行员工辞职、退职、自动离职、解除劳动合同后，其人事档案应及时转递到新单位或由职工自己委托当地人才流动服务中心代为保管。
4）本行应为领导班子成员建立人事档案正、副本，其中正本交由省联社人力资源处管理，副本由本行人力资源部门管理；其他员工原则上一般只建人事档案正本即可。
5）查（借）阅本行员工人事档案，应遵循如下规定：
a）本行内部查阅员工人事档案应填写《农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经人力资源部门经理签字同意后，在专人监督下方可查阅；
b）外部有关单位因工作需要查阅本行员工人事档案的，查阅单位应派二名中共党员持正式介绍信，填写《农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准，在专人监督下，方可办理查阅；
c）本行员工人事档案一般不得外借，如必须借出使用，须填写《农村银行查（借）阅人事档案审批表》（附件一），经本行人力资源主管领导批准后限期归还，本行人事档案管理员在外借前应做好档案内容的详细登记工作，借出单位借出期间不得擅自转借他人；
d）本行任何个人不得查阅本人及其亲属档案；
e）档案查（借）阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容；
f）外部查（借）阅档案的单位不得擅自拍摄复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经本行人力资源主管领导批准同意后才能复制（拍摄），且复制的有关材料要经本行核对无误后盖章确认；
g）在查阅档案时，查阅人要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。 6）本行员工人事档案的转递应遵循如下规定：
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a）调入人员的档案交接： ➢ 本行接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，由人力资源部门经理根据主管领导同意转入签批意见，安排档案管理员办理接收手续；
➢ 档案管理员对照转递通知单所列内容逐项验收，材料不齐的，应退回给转出单位，待补齐无误后，方可在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章并退回回执；
➢ 档案管理员将转来的档案入室，并登记注明档案转入时间、数量等内容。 b）调出人员的档案交接：
➢ 本行档案管理员提取转出人员档案，按规定整理装订，由人力资源部门经理对档案内容的完整性审核确认无误后，报人力资源主管领导审批同意后，密封加盖人事公章并编号，填写《农村银行员工档案材料转递通知单》（附件二）； ➢ 本行档案管理员将密封好的员工人事档案交综合办公部门机要岗用机要寄出，并登记注明档案转出时间、数量等内容；
➢ 本行收到档案接收单位回执后，由档案管理员做好回执登记和保管；若一个月内未收到回执，要及时查问，避免丢失。
c）本行员工人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交员工本人自带。
7）处罚规定
本行人事档案管理过程中存在弄虚作假、营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
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6流程描述与控制要求
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阶段 6.1.1收集与归档
环节
环节名称 : 档案收集 适用部门 : 人力资源部门; 适用岗位 : 档案管理岗
; 职责要求 : 收集整理人事档案材料
操作规范 : 1）在日常工作中收集人事档案材料，收集归档范围包括员工任免、调动、考察考核、培训、入党（团）及学习成绩等反映员工德、能、勤、绩的有关材料。2）根据工作需要，应有计划地组织填写履历表，及时补充人事档案内容。
环节名称 : 档案鉴别 适用部门 : 人力资源部门; 适用岗位 : 档案管理岗
; 职责要求 : 鉴别收集的人事档案材料 操作规范 :
1）人事档案管理人员对收集的档案材料应认真鉴别、严格审查，防止不符合归档要求的材料装入档案，应遵循以下规定：
a）必须严格审核归档材料是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、 