来访人员管理制度

变更履历:

分发部门：研发中心、生产中心、营销中心、财务管理中心、经营管理本部、人资行政中心

分发部门会签：

1. 目的 为保证公司日常接待工作制度化、规范化、科学化，提高工作效率，特制定本办法。

2.范围与定义

2.1 范围

适用于公司对外接待之管理。

2.2 定义

2.2.1 接待：公司经营管理活动所必需之接送、食宿、订票、会谈及陪同参观等方面之安排与工作。

2.2.2 订票：公司员工出差的机票、火车票预订。

2.2.3 贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门之接待，由 行政部负责。

2.2.4 业务接待：指营销客户之接待，由营销中心相关业务助理负责。

2.2.5 普通接待：指一般来客之接待，相关部门责任人负责。

3 权责部门

行政部负责来访人员管理制度的制订、修改、解释及废止。

3.1 行政部值班保安：负责来访人员之登记与告知受访单位 /人员。

3.2 行政部前台：负责接待来访人员、安排接待室并告知受访单位 /人员。

3.3 行政部文员 /助理：负责安排接送、食宿、订票等事项。

3.4 行政部车队：接送来访客人。

3.5 相关部门：

3.5.1 向行政部提供预约访客信息、日程及需求；

3.5.2 负责接待洽谈并陪同始终。

4.实施

4.1 来访接待分类

1）贵宾接待：公司高层的来访客人（当地各级政府部门人员，高层领导朋友等）；

2）业务接待：公司的来访客户

3）普通接待：即公司员工的家属、应征者、供货商、送货人员等。

4）特殊接待：带有恶意的来访，包括精神不正常及蓄意滋事者

4.1 贵宾接待

4.1.1 接受任务：弄清贵宾基本情况：单位、人数、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具 及车次或航班。

4.1.2 布置安排：提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排费用预算，并报上级批准。 必要时准备横幅标语（热烈欢迎 ***** 领导莅临指导！）；会议室；会客室；所需设施（投影 仪、无线麦克等）；会议所需资料；水果茶水（礼品）。

4.1.3 迎接安排：根据贵宾身份、人数、性别，预订宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地 点、按抵达时间，派人派车迎接。

4.1.4 商议日程：公司相关人员看望贵宾，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程 并通知有关部门。

4.1.5 安排有关领导会：按接待规格和礼仪，安排有关领导会见贵宾，接待人员安排会见时间、地 点、陪同人员。

4.1.6 组织活动实施：按贵宾来访日程和目的及商议之日程安排组织实施活动。

4.1.7 送别：根据贵宾意见，预定车、船、机票，协助贵宾结算食宿项目，话别送行，派人派车送 至车站、码头或机场。

4.1.8 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

4.2 业务接待

4.2.1 客户来访预约：客户来访前通过电话或 E-mail 与营业处业务助理预约，如有住宿、接送安 排告知业务助理。

4.2.2 通知行政部。业务助理根据客户需求填写《客户来访接待表》，通知行政部。

4.2.3 后勤准备：行政部根据《客户来访接待表》安排接送行程、预订宾馆、预留接待室等事项。

4.2.4 接待洽谈。业务助理根据客户来访目的进行洽谈接待。

4.2.5 送别。按 4.1.7 办理。

4.3 普通接待

4.3.1 来客登记。非预约来访人员在门卫处登记，保安告知受访部门 / 人员。经同意后来访人员凭 有效证件换公司通行证后方可进入公司。

4.3.2 前台接待。前台安排来访人员在大厅休息处等待、提供茶水并告知受访部门 / 人员。

4.3.3 接待洽谈。受访部门相关人员与来访人员进行洽谈接待。

4.4 特殊接待：指带有恶意或精神异常的来访人员 值班保安应当做好解释、劝说工作，对于劝说无效，仍强行入内滋事者，值班保安立即拨打报警电 话（ 110 ），请公安机关出面帮助处理，同时向行政部门负责人报告情况。

4.5 订宾馆事务

4.5.1 预订依据。如来访人员有住宿需求，接待人员须在《客户来访登记表》或《联络单》中注明， 并提交行政部。

4.5.2 预订程序。

4.5.2.1 行政部凭《客户来访登记表》或《联络单》填写《酒店宾馆预订单》并传真至预订酒 店（宾馆）；

4.5.2.2 酒店（宾馆）根据客房预订情况将《酒店宾馆预订单》回传至行政部；

4.5.2.3 行政部确认房间预订无误后将房间信息反馈至受访部门接待人员。

4.5.2.4 受访部门接待人员将酒店（宾馆）房间预订信息反馈至来访人员。

4.5.3 预订范围。

4.5.3.1 与我司有服务协议之酒店（宾馆）：

4.5.3.2 其他来访人员指定之酒店（宾馆）。

4.5.4 预订原则。

4.5.4.1 尊重来访人员（客户）意愿；

4.5.4.2 就近原则；

4.5.4.3 一人一房原则；

4.5.4.4 访客费用自付原则。如需公司支付费用，《酒店宾馆预订单》中有效签单人必须是有 签核权本人。

4.6 接送安排

4.6.1 接送范围。公司员工出差接送机；营销客户接送机及接送宾馆等。

4.6.2 接送安排。行政部专员 / 助理根据《客户来访接待表》、《国内外出差申请单》安排接送行 程，具体见《接送行程安排表》。

4.6.3 接送实施。行政部车队按照《接送行程安排表》进行安全准时接送，必要时根据《接机接 车牌模板》制作接机牌 /接车牌。

4.7 订票事务

4.7.1 订票范围：公司员工出差之机票、火车票、汽车票。

4.7.2 订票程序。 （1）相关人员向行政部提供、《国内外出差申请单》或《联络单》及必要证件、身份证、护照等。

（2） A.行政部文员/助理根据出行员工实际需要及公司惯例为其订购机票、火车票或汽车票。

B. 订机票需填写《机票预订单》 , 传真至航空公司，航空公司将电子机票传回我司，出行 人员凭电子机票及个人有效证件在规定时间到机场领取登机凭证。

C. 火车票、汽车票之订购由专门人员到火车站、汽车站办理。

4.7.3 机票改签程序。

（1） 改签机票人员填写《机票改签申请单》，经上级领导核准后交行政部办理改签。

（2） 行政部人事专员 /助理电话通知航空公司相关负责人进行机票改签，航空公司将改签后电子机

票传真回我司。

4.8 接待一般规定

4.8.1来宾、访客、洽公及送货人员，经接待或业管单位同意后，均应以有效证（护照、身份证、驾照或 贴有照片之工作证等），办理登记及换取来宾证，离开时换回。

4.8.2 洽公时间原则订为周一至周六上午 8时30分至中午 12：00，下午 13：00至17：30 ，如 被访单位同意其它时间接待时，请事先通知保安室。

4.8.3 来宾、访客于节（法定）假日来参观时 ,保安室先以电话报告并请相关部门主管接待 ,再依 4.3.1 办

理相关手续。

4.8.4 本公司员工之眷属和一般亲友来公司会客时间，订为周一至周五： 8：00-

17 ： 30 。

4.8.5 洽公、送货及施工人员如因公未能按时离开时，请主管部门先行通知保安室。

4.8.6访客是本公司员工因不名誉事件（如偷窃、违法、开除…於职者，不得办理会客。

4.9 前台接待礼仪

4.9.1 遇有来访客人要主动起身，应面带笑容与客人打招呼问好，并请客人在接待区就座，问明客 人的姓名、单位和来意，联系与客人来意相关的部门，并配合接待；

4.9.2 对事先有约定的客人，要立即报告领导，没有领导的确切答复，不能擅自予以引见；

4.9.3 对事先未预约的客人，不能直接回答领导在与否，要询问来意，请客稍候，经请示领导后，

接领导指示办理如不需见面的，要婉言谢绝；

4.9.4 如果必须与正在会客的领导联络时，应请客人稍等，可将事由写在便条上转告领导，听候吩

咐，退出时应向客人致谦意；

4.9.5带领客人见领导，要走在客人前方 2-3步做引导，到领导办公室门口时介绍“这里就是……领 导的办公室”，然后敲门，经允许后，请客人进去；

4.9.6 开关房门时，动作要轻，用右手抓门把手向内推，自己先进入，然后换左手拿门把手，伸出

右手请客人先进。

4.9.7 如客人与领导是初次见，应作简单的介绍，介绍时要先客人后领导，先职位高的后职位低的； 先女士后先生；

4.9.8 请客人就座，并为客人倒茶水后退出；

4.9.9 客人离去时，要面带微笑与客人道别，重要客人应送到门口或楼梯口。

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