档 案 管 理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
四、档案员职责
1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；
2、档案资料的交接；
3、办理档案的借阅、登记、统计；
4、执行相关制度；
5、档案室设备、设施的管理等。
五、工作步骤
（一）档案资料的确定
1、凡属下列几类资料均属归档资料：
（1）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；
（2）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；
（3）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；
（4）外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；
（5）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；
（6）其它。
（二）档案编号
1、档案分划
为便于系统化管理，根据档案的容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。具体分划详见《档案分划编号表》
2、档案编号
为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：
（1）分类图示：
┌─┬─┬─┬─┐
│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│
└┬┴┬┴┬┴┬┘
│ │ │ └───── 第四级类，类数0～99
│ │ │
│ │ └─────── 第三级类，类数0～999
│ │
│ └───────── 第二级类，类数0～9
│
└─────────── 第一级类，类数0～99
每一编号的具体意义。
（2）案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从开始。
（三）档案地址确定
1、档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒。
同一个档案盒的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。
（四）归档管理
1、归档前资料管理
（1）分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
（2）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗。
（3）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
2、归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。
（1）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；
（2）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；
（3）用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；
（4）各项工程资料在验收后一个星期归档；
（5）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度归档；
（6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。
（7）其它资料按公司领导确定的时间归档。
3、归档要求
（1）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；
(2)归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；
(3)归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
六、档案资料移交
1、资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。
2、移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。
3、移交清单一式两份，交接人各留存一份。
七、资料编号归档
档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。
档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。编号后的档案，按4.3“档案地址确定”的规定上架排列存放。
八、档案管理
档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。
九、档案员岗位职责
1、档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
2、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3、档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。
4、档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5、各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
6、档案员必须按要求做好工作。
7、档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。
8、档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。
十、档案保管
1、档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。
2、档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。
3、档案室严禁烟火，室须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。
4、保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。
5、雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。
6、档案柜架须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。
7、发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防，对已造成损坏的档案进行修复、补制。
8、下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。
十一、档案鉴定与销毁
文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。
公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。
鉴定小组于每年的最后一个季度召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。
档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。
十二、销毁档案编号的处理
经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识记号，并将其装订放入专门存放区。
档案销毁情况均须登记在《金地物业管理档案销毁登记表》上。
十三、档案借阅
档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。
外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。
档案一般只限于在档案室查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案借阅申请审批表》。
审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。
借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。
档案借还情况须在登记本上登记。
十三、档案统计
档案资料定期进行清理、统计。
档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。
档案管理意外事件处理程序
档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。
十五、处理程序
发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。
当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；
当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时， 应立即对损毁档案设法进行修补、复原；
若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。
在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。
理想物业服务
2013年8月7日
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/9a4dfacf0166f5335a8102d276a20029bc646324.html
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