办公室会务保障、接待与礼仪讲义 doc

办公室会务保障、接待与礼仪（定稿）

2017年12月12日

第一部分 办公室会议与会务工作

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同办公室行政事务人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会务的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍。

一、会议的概念

会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、局长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。

二、会议的作用

在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。

当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于"会海"；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。

三．会议的类型

㈠按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：

1、小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。2、中型会议，人数在一百至一千人之间。3、大型会议，人数在一千人至数千人以上。4、特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。

㈡按照会议性质和内容划分，主要有5种：

1、规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。2、日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。3、专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。4、纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。5、座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。

㈢按照会议形式划分，可划分两种：

1、有会有议的，多数会议属于这种类型。2、会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

㈣按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。

㈤按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

㈥按照开会手段划分，可划分为常规会议和电视电话会议。常规会议即传统性的会议，电视电话会议指通知电子数据信息召开电话会议、视频会议等。

四、会务工作的概念

会务工作是指会议从筹备到善后的一系列会议组织工作和服务工作（也叫会议事务）。会务工作做得好坏，直接影响会议的质量和会议效果。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。今天，介绍的会务工作主要针对会议行政事务及安全保卫工作。

五、会务工作的特点

1、服务性。会务工作就是为了保证开好会议，豁然贯通的一切活动，是为会议提供方便条件，做好各项服务工作。

2、被动性。会务工作取决于会议的总体要求，其辅助地位决定了它的被动性。

3、事务性。会务工作繁杂琐碎，无论是发送会议通知，还是会场安排，人员食宿等，很多环节都有较强的事务性。

4、综合性。会务工作直接为领导和与会者服务，涉及的内容广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，同时，会务服务的自动化、电子设备越来越多，需要负责会议的人员成为通才和“杂家”，总揽全局的综合能力要求越来越强。

5、时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，要求会议准时召开、遵守时间，会务人员要高度重视时间观念，各项准备工作必须及时到位，不能出现会场未布置好等现象。

六、会前准备工作：

认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。成功地举办一次会议，必须周全考虑好举办会议的相关因素。只有事先做好充分准备，才能保证会议有效进行并圆满结束。

㈠安排会议主题或议题

会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由办公室向相关领导或部门单位征求意见，经筛选整理后，报主管领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是办公室征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。

㈡确定会议名称

有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，做到名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。如：全省卫生计生系统党风廉政建设工作会议。

㈢确定会议的规模和规格

会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

㈣提出参加会议的范围或人员名单

在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。在拟定会议范围或人员名单时，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。

㈤确定会议时间与会期

会议召开的时间要由单价瓣领导人员来确定，也有的是办公室先提出建议，再由领导来决定。会议时间长短庆根据会议内容来考虑，安排会期力求高效，宜短不宜长。

㈥确定会议场地

会议地点和场所，要结合参加会议的人数、交通和会议效果来综合考虑。最常用的是本部门的会议室或下属单位的会场，也可能借用其他部门的会议室；至于大型的、重要的会议则可以放在政府采购定点的宾馆、饭店。地点的选择，应避免交通堵塞，既要考虑领导到会的交通方便，也要考虑到与会人员的出行方便。会场要根据参会人数的多少来确定，会场不能过小，使人感到压抑感；会场也不能过大，座位疏散，容易造成与会者精神不集中，影响会场气氛。选择场地，也要符合“八项规定”，必须兼顾成本费用的开支。

㈦发出会议通知

各项会议通知，必须简明扼要，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

注意事项：1、先落实会场，后发通知；2、时间要具体，最好写明年月日上午或下午几时几分；3、会议对象要周详，会议开到哪一级、哪些单位派什么人，该参加的不要遗漏，切忌含糊不清，起草通知时都应当周密考虑，把工作做得越仔细越好。

㈧会议材料准备

1、印制《会议须知》。即：会议日程，会议代表名单，会务联系人，注意事项等。2、需要编组的要提出小组召集人、讨论地点。3、要印制会议证件的，要求及时印制，如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。

㈨会议材料的分发

发放会议文件材料应当注意，尽量避免把许多资料一起堆积发放给与会代表。特别是秘密程度比较高的，一定要编号分发；需要后收回的，应当标注会者的姓名，按人装封递送。领导的讲话材料，可按照会议进程现场分次分发。

㈩报名和报到

报名很重要，参会者是否到会，能否及时报名，直接影响会务制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等一系列会务工作。

报到是落实参会人员是否到会的重要环节。未报到的未及时报到，应抓紧时间联系，催促到会，需要调换的要及时落实调换人及时到场。重点参会人员不能到场的，要掌握情况，及时向领导报告。

(十一)会场布置

会场布置是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，尽可能反映出会议的中心内容。工作部署性会议力求庄严隆重；庆祝大会要有喜庆热烈；座谈会显得和谐融洽；报告会需要简单朴素；纪念会要求隆重典雅；追悼会会场则应当庄重肃穆；日常工作会一般应简单适用。

会场布置形式用得较多的还是正方形、长方形、回字形、T型、U形、扇形等。是否设置主席台，一般而言，各种代表性会议及全局性工作会议，会场应设主席台。是否设讲台，根据需要而定。有些会议需要领导（主席台）靠近代表的，可以用一条桌子置于面对代表席就行了（T型）（但有一细节请注意：可考虑主席台的桌子宽于代表会议桌）。会场是否使用会标、横幅、张贴标语等，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导同意后方可执行。

具体会务包括以下几点：（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席卡、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

（十二）座次排列

会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，根据会议代表的构成合理地排列，可按行政区划、部门排序、会者职级等要素安排。会场可以发放“座次表”；需要领奖的代表可安排在会场的右侧入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：横排法、竖排法、左右排列法、S排列法。

用得多的还是左右排列法，即以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余民居中者的左手为第一顺序，一左一右，依次排列。

七、会议间服务工作

㈠会议签到与引导就座

会议签到。签到的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到情况安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。签到方式：一种是先前将已报名的参会者名单打好，现场只要签名确认即可；另一种是先准备好签到表，由参会者直接签名（姓名、单位、职务、联系电话等）。还有一种使用签到簿签到，与会者签署自己的姓名，表示到会，有纪念意义的活动可采用，利于保存。

引导入座。单位内部开会与会者都明白自己的习惯座位。有席位图或入场券的按照事先确定的座位入座，与会人员第一次入场的时候，可按排工作人员引导，便于参会者尽快找到座次。对参会的关键要客，先前要掌握到达时间，要排专人引导，及时通知单位领导迎候。要客分散到达时，要按排领导班子成员分头迎接。开会前集中引导领导进场。开会前5分钟，要落实主席台领导、发言人是否到齐，与会者是否入座就绪等。

㈡会议记录

根据会议的情况，一般都应有会议记录，特别是机关办公会、党组会等不同规模的大小议事会议。会议记录是重要的文字档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。

会议记录应包括：会议时间地点、与会者名单、议事的内容等。会议记录只需如实记录会议内容，无需加入记录人员的个人评论。

㈢会场后勤保障

1、桌椅、席卡、茶水。桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成各种形式。席卡，就是能够方便与会人员按照约定的座位入席而坐。是否摆放席卡，视会议情形而确定。会议期间应有饮水等供应。有时可安排茶歇。

2、现在规定，会场一般不发放纸张、签字笔，但主席台最好还是配备。另外，可准备少量纸笔备用，满足部分参会者的使用。

3、休息室（贵宾室）需提前准备，保障会间休息时要客使用。

4、会场话筒准备多少，以及是否需要配备投影仪、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，均根据会议需要而定，但必须保证设施器材的完好。

5、如需要记录重要讲话、指示精神等材料的，在配备录音设备的同时，可安排速记员，及时快速整理材料。

㈣会议特殊情况的处理

会议进行过程中，随时可能出现临时变动情况，如更日程，改变会场，调整议题，增加会议人员，以及增加会议材料等，要求会务人员，特别是会务负责人始终在场服务，并根据变化情况，采取应急措施，组织、协调做好临时调度工作。

㈤会议的其他服务

1、生活服务。妥善安排与会人员的住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在报到时通告或在《会议须知》中表明。食宿标准要严格执行有关规定标准要求。有少数民族人员的还要注意餐饮的习俗。

2、公务车配备。大型会议应当配备必要的公务车，保障会务取材料、接送人员等应急之需。

3、会议安保工作。一是住地的安全保卫，加强文件管理，防止丢失；二是外出活动的安全工作，首先要探好路，选择好路线，确保畅通，同时要计划好时间，确保准时正点。必要时请公安交警予以配合；三是对有重要领导人出席会议的，还应向相关部门报告，采取相应的警卫措施。

八、会议善后工作

㈠会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席卡等。

㈡安排人员离会，事先要安排好要客和嘉宾的通行及车辆。对于个别需要暂留的参会人员，应继续做好其食宿。

㈢做好会议文件的清理、收集、归档工作。

㈣做好会议报道工作。

㈤会议费用结算。会前要有会议费用预算，会后应有决算。本着精打细算，减少开支，既要符合“八项规定”要求，又要注意留有余地。

㈥会务工作总结。对于召开的大会，要及时对会务工作进行总结，特别是找出存在的问题，进一步提高和改进会务服务工作。

九、做好会务工作的几点体会

细节决定成败，规范体现水平。做好会务服务工作，一定要着力细化办法，规范会务工作流程，进而不断提高会务组织服务水平。

第一，制定详细方案。科学详细的工作方案是做好会务工作的基础。每次接到会务任务，我们都要根据会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，制定会务工作方案。并根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作组，明确分工职责。

第二，制定工作流程。会务服务水平通过细节体现。为确保会务组织服务工作规范明晰，便于操作，我们将会务工作任务进行详细分解，具体量化、细化，将整个会务工作分5大项，即：会场布置、座次安排、会议通知、入场导引、跟车服务等，并将任务落实到具体每个会务人员，做到任务到人、责任到人。

第三，及时对接督查。督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。在会议前期组织筹备中，适时召开会务人员碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况，协调解决工作中遇到的困难和问题。坚持及时沟通情况，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。

第四，加强会前查验。会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。对于会议现场查验，一般都是分管办公室的主任亲自督查。

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹办会议的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响，我们总是不忘初心，肩负如履薄冰，胆战心惊地完成了各项会务工作。

第二部分 公务接待与礼仪

公务接待是办公室必不可少的重要日常事务工作。做好接待工作有利于单位改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。它是单位工作的门面，是联系合作的中间桥梁，是领导工作的有力保证。

一、接待工作的原则

㈠诚恳热情，讲究礼貌

诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，同时也是待客之首的首要之点。对来访者，不管是上级机关来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

㈡细致周到，按章办事

接待工作包涵的内容琐碎，涉及许多部门和相关人员。办公室负责接待工作的人员，要开动脑筋，综合考虑，统筹兼顾，把工作做得面面俱到、有条不紊、善始善终，工作中必须一环扣一环做好每一件事。一般来说：接待任务后，首先要弄清情况，不管任务多大，切忌慌张乱忙，第一时间拟订出完成的接待方案报委领导审批，需省政府安排的还要向省政府报客情。然后根据领导的批示意见，逐一落实。

注意几点：1、接待工作必须考虑好每一个细节，不能马虎出事，否则客人感到不热情，影响全局；2、接待工作要严格执行单位制订的接待规章制度，不得擅自提高标准；3、按既定的套路走，重大问题随时请示报告；4、特别要重视不同地区、民族的风俗习惯不接待来访者。

㈢勤俭节约，保守秘密

从某种意义上，接待工作是一项消费活动。在接待过程中，不能搞形式主义、摆阔气、讲舞场、大吃大喝，一定要遵守有关接待的规章制度，厉行节约、精打细算、勤俭务实，抵制奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱、多办事、办成事！

在接待过程中，我们可能遇到一些机要事务，重要会议、秘密电文等资料，要特别注意保密，严守秘密，不要瞎扯胡吹，把握住自己的言谈举止，做到内外有别。

二、宴会安排

㈠宴会座次 基于“长幼有序，亲疏有别”的礼仪规定，宾语入座还有讲究的，座次的安排表示对客人的尊重，同时也便于主宾之间的交谈。正式宴请客人，通常都摆放席卡。

㈡迎候客人 通常按照约定的时间，请单位领导提前到达餐厅迎候客人。需车辆接着客人，要提前向客人报告清楚。迎接过程中，要把握好时间，尽可能按时到约，免得自己的领导久等。

㈢请客入座 安排重要客人用餐时，最好安排一个休息室，让主宾见面后，再进餐厅。餐桌上最好准备一份参宴人员名单，表明身份，方便主宾席间请酒、交流。

三、礼仪事项

礼仪是办公室接待人员在接待活动中十分重要的行为规范。良好的礼仪能够帮助你在社会上立足，是展示我们才华的最佳舞台。。仪表恰当，才不被人拒之门外；举止得体，才不会被人侧目相看；对人有礼，才不会被人视为缺乏教养。沉着自信，不会让人小瞧你；不卑不亢，会对你刮目相看；谈吐不凡，别人对你欣赏有加；守诺守时，别人会给予你信任；办事得法，别人才愿意赞赏你。

在接待中，应注意的8“不要”：

1、不要失声大笑；

2、不要滔滔不绝地说个不停；

3、不要论长评短，背地里说客人的不好；

4、不要太过表露自己的情绪；

5、不要一贯奉行沉默是金的原则；

6、不要熟视无睹使用手机；

7、不要拒绝别人说“你错了”；

8、不要不等接待宴请结束你先走。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/9010cafaf321dd36a32d7375a417866fb84ac028.html