六个凡是,六个必有
——跟三星学如何开会
三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,以下是三星公司如何高效开会的,与大家分享:
一、凡是会议,必有准备
永远不开没有准备的会议,因为会议最大的成本是时间成本,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
要在会前明确会议议程,组织者在会前书面发给各参会人员,使他们了解会议的目的、时间、内容,有充分的时间准备相关资料,安排好相关工作,不要进了会议室才开始思考。
机制:设立事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。
二、凡是开会,必须守时
开会必须准时,设定时间,准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。
每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放,避免影响其他议题。会议整体时间最好控制在1.5-2H以内,太长时间会超过人的疲劳限度。
三、凡是会议,必有主题
开会必须有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页,必须显示会议主题,迅速切入。会议的主题,要事先重点通知与会人员。
四、凡是开会,必有记录
会议必须有一个准确完整的记录,各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的执行。
这点特别重要,是企业各级管理人员经常犯的一个毛病,因会议没有形成决议,导致会议没有多少作用,更让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会甚至不想参与。
五、凡是会议,必有结果
开会是为了解决问题,会议没有达成结果,不仅是浪费大家时间,更是对公司的犯罪。所以,每个人都要积极参与到会议议程中来。会议监督官有权打断无效而冗长的发言,会议主持人设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。
会议决议必须形成记录,并当场宣读确认。没有确认最后结论,可另外再讨论,达成决议并确认结果,迅速进入执行程序。
六、凡是散会,必有事后追踪
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