档案管理工作简报

档案管理工作简报

上海交通大学档案馆（党史校史研究室） 2013年4月9日

修订归档范围 规范档案工作

现行的《上海交大立卷部门档案归档范围和保管期限》是校档案馆根据1994年教育部颁发的《高等学校档案实体分类法》，并结合我校档案工作实际于1997年制定的。十多年来，它为我校档案工作规范化建设奠定了扎实的基础。

近年来，随着我校这所百年名校向建设高水平的综合性、研究型、国际化大学的不断迈进，新领域新学科不断涌现，科技精英层出不穷，学校的快速发展需要档案工作的与时俱进，记录下学校发展的轨迹，留下学校的历史记忆。为此，2012年底，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《高等学校档案实体分类指南》（2013年修订）等有关规定，校档案馆下发了修订《上海交大立卷部门档案归档范围和保管期限》（意见征求稿）的通知，要求学校各单位结合工作实际，修订归档范围，并经分管档案工作负责人签字确认后送档案馆汇总、整理成新的归档工作规范性标准。

为了做好这项工作，我馆业务指导室的老师们多次深入学校各部门，与部门的兼职档案员们一起讨论业务，增减归档范围、严格保管期限，针对归档工作涉及面广、归档内容比较复杂的部门，大家反复斟酌，几易其稿，力争使新的归档范围和保管期限条款更细、更具体、更明确，操作性更强，更能适合各部门实际工作情况，更能反映学校发展的全貌。而对有些专业性比较强的标准的修订，如基建项目档案的归档，还专门借鉴了全国性的城建档案归档标准，以体现修订工作的规范性、准确性。

历时两个月的辛苦努力，《上海交大立卷部门档案归档范围和保管期限》日前已完成初稿。在此，特别感谢学校各部门分管档案工作领导及兼职档案员对学校档案工作的支持。

（陈惟）

一张珍贵的照片

近日，我校58届校友戴智敏学长将其珍藏多年的一张1959年9月，杨槱教授在新上院600号为58届船制大班上船舶概论课的照片捐赠给了我馆。照片中，杨楢教授站在讲台前，手捧教案耐心地讲解课程，让我们感受到了杨教授循循善诱、谆谆教诲的为人师表；讲台下，同学们济济一堂、专心聆听、认真笔记，展示了青年学子朝气蓬勃、敏而好学的优良学风。这张照片还被刊登在1959年国庆10周年的《人民画报》专刊上。这张已经泛黄的黑白照片为我校增添了一份弥足珍贵的档案史料。

我校造船工程系是我校一个极为悠久的专业，最早可以追溯到民国28年（1939年）成立的重庆商船专科学校造船科，并逐步充实为四年制的造船工程系。解放后，为了建立新的高等教育体系和适应国家经济建设，又历经由交通大学、同济大学、武汉交通大学三校合并的造船系、上海造船学院船舶制造和船舶动力系，直至1997年扩建为船舶与海洋工程学院，迄今已有60多年的历史，经历了从艰苦创业、发展成长到目前争创世界一流的巨大变化。

船制系历史悠久，特别是解放后为新中国的建设做出了巨大贡献，如1958年12月由师生设计制造的国内第一艘自航试验水翼艇、"十一"献礼项目电机车尖端项目引燃管、观察我国发射的人造卫星的天文望远镜、我国第一台电气机车制造等。

而杨楢院士，作为我国船舶设计学科的开拓者和船史研究的奠基人，也是水运系统技术与经济论证学科及计算机辅助船舶设计领域的先驱。同时也是我校船舶与海洋建筑工程学院教授。

（陈惟）

克服困难，顺利完成部分档案搬迁工作

位于老图书馆的档案库房是档案馆最主要的库房，也是档案服务的重要窗口。近年来，随着馆藏档案量的不断增长，库房空间不堪重负的矛盾日益突出，库房空间已接近饱和。为缓解库房的压力，空出空间存放今年新归档的档案材料，也为更加方便快捷地为全校师生提供档案利用服务创造良好条件，我馆于近日将部分馆藏档案搬移至位于教三楼的临时库房。

搬迁前，我馆保管利用室老师充分讨论，科学论证，将占用库房面积较多且使用率相对比较低的档案搬迁至临时库房，为后续进馆的档案腾出空间。3月12、13日两天，该室老师克服人手少、搬迁量大等困难，在确保不影响对外档案服务利用的前提下，全员上阵将6500余卷教学论文档案装箱、编号、整理、排架，以保证档案在运输途中的有序、安全和顺利进入临时库房。为确保搬运工作的安全，在搬迁期间，室内老师精心安排，明确分工、各司其职，分三路人马分别负责老图书馆库房的移出、教三楼临时库房的接收和运送途中的监督任务，往返数十次，顺利完成此次搬迁任务，无一卷档案在此次搬迁过程中损毁、遗失，保证了6500余卷档案在最短的时间内在临时库房重新“安家”。

搬迁完成后，为使老图库房的档案布局更加合理，在分管馆领导带领下，在其他业务科室老师的帮助下，又对库房里2358卷档案进行了重新整理、排架，充分挖掘库房潜力，为新档案文博大楼落成前，安全有序地接收、保管档案做好准备。

（杨燕飞）

依托信息技术手段 切实做好档案服务工作

学校档案馆是学校的历史记忆库，学校历史上发生的重大事件、培养的杰出人物等材料都是档案馆收集、保存的珍贵资源。为全校提供优质的档案服务是我馆的一贯宗旨。但我馆馆藏丰富，如果没有先进的技术手段，有时候要想在浩瀚如海的档案资源中查找某些具体信息无异于大海捞针。

前不久，校长办公室来电，需要查寻历年外国元首政要来我校参观访问的材料，如果通过传统的手工检索,不仅要耗费很长的时间,而且效果也不尽理想,查全率和查准率都无法保证。档案馆利用室服务人员依托丰富的馆藏、基于数字化的档案信息，利用快速便捷的计算机检索手段，在一小时内就查到了包括美国前总统吉米•卡特、日本明仁天皇和美智子皇后、瑞典国王卡尔十六世•古斯塔夫、智利总统巴切莱特等外国元首访问交大的文字、图片等档案记录，并第一时间里将这些信息通过网络传送给校办的有关领导。

正是依靠先进的计算机和网络信息技术，以往要半小时、一小时才能完成的工作现在往往几分钟内就能完成，大大提高了档案服务工作的效率，在为利用者提供所需服务的同时，也深刻地改变了档案工作的模式。

（杨燕飞）

云存储平台在多媒体档案归档业务中试点运行

随着我校电化教学的普及、部门管理自动化程度的提高，在教学、科研、管理等各类活动中形成了大量的图片、录音、录像、动画等多媒体资源，全面、真实、生动地记录了我校发展的历程。为了加强这部分档案资源的收集归档工作，去年底我馆尝试构建了基于学校云存储的多媒体档案归档平台。基于该平台可实现面向各院系部处的多媒体资料在线归档及管理，面向档案馆的多媒体资料在线审核及归档指导。其优势在于：一是提高了归档工作的实时性。兼职档案员可将在工作中形成的多媒体资源随时随地上传至云存储平台供档案馆审核归档；二是加强了归档工作的协同性。通过该平台可加强档案馆与兼职档案员间的交流沟通及业务指导；三是增强了归档工作的简便可操作性。云存储平台界面操作简单，设置方便，使用人员通过管理本地同步文件夹即可实现电子资源的上传、下载。

今年3月该平台在机械动力与工程学院进行试点运行，反馈良好。5月我馆将面向全校有关兼职档案员进行云存储平台使用现场培训会，进一步推广该平台的应用，以优化归档业务流程，提高多媒体档案的归档率。

（胡凤华）

征（收）集信息:

1、3月我馆征集到来自上海交通大学船舶海洋与建筑工程学院教授、教育部第一届“高等学校教学名师奖”获得者洪嘉振教授捐赠的学历证书、聘书、奖状、光荣册、奖牌、照片等实物原件共91件。

2、征集到交通大学1907年上院毕业生徐新六（近代著名银行家）中英文毕业证书、1904届机械系林文琏英文毕业证书及成绩册；盛宣怀夫人庄氏六十岁寿碗一枚；何嗣焜官袍、衬纸、彩釉瓷碗等实物档案共计10件。

3、从教务处收集到系列精品课程视频，其中包括交大名家讲坛、青年优秀教师课程、学生创新实践活动、优异本科生答辩、国外名师讲课等内容。

条目信息：

3月28日 南京大学档案馆同仁来馆开展业务交流和学习。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/5afd2a5f162ded630b1c59eef8c75fbfc77d94be.html