销售与收款内部控制制度

发布时间：2017-10-17 10:55:41 来源：文档文库

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销售与收款内部控制制度

第一章总则

第一条为了加强湖南康宁达医疗设备有限公司（以下简称公司）销售与收款的内部控制管理，规范销售与收款行为，防范销售与收款过程中的差错和舞弊，依据公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称销售与收款是指公司在销售过程中的接受客户订单、核准客户信用、签定销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款项等一系列行为。

第三条销售与收款业务的下列职责应当分离：销售订单职能与货物保管职能相分离；销售订单职能与开具发票、记账职能相分离；货物保管职能与开具发票、记账职能相分离；开具发票、记账职能与收款职能相分离。

第四条本制度适用于公司、各控股子公司、分公司。

第二章分工与授权

第五条公司各控股子公司行政办公会应根据年度经营目标向销售部门下达年度销售任务、回款任务及销售费用控制指标。销售部门制定营销整体方案，财务部与销售部门共同制定销售费用控制及考核方案，报公司行政办公会批准后实施。

第五条公司产品由本公司、各控股子公司、分公司的销售部门负责销售业务环节，包括账款回收，必要时公司也可临时增加机动收款力量，支援销售部门账款回收。国际销售由公司国际业务部门负责，依据销售目标国家和地区的特点，采取公司直接销售和国际代理商经销并存的办法。

第六条公司各控股子公司财务部、销售部门依据行业水平、制造成本、行业利润拟订销售指导价格，由公司行政办公会批准后实施。各控股子公司的销售定价制度与价格明细应当报公司相关部门备案。

第七条公司、各控股子公司财务部门负责销售业务核算、应收往来款的管理。

第八条公司、各控股子公司总经理对本公司的应收账款管理和风险负责，公司、各控股子公司对应收账款应当实行风险分级分担机制，以增强应收账款的风险控制。应收账款的过程风险控制由财务部门及时提供分析和预警，销售部门负责具体账款催收，并随时关注欠款单位经营情况，判断经营风险，提请公司采取措施，即时收款。应收账款的风险应与销售经理和主管的绩效考核挂钩。（修改）

第三章实施与执行

第九条销售合同管理

1．销售合同的订立必须经过技术、生产、财务、法务、审计部门的专业审核，并送主管副总经理和总经理或总经理授权人的审定方可正式对外签署。合同的审核与审定人对所审核的内容负责任。公司的各种投标书、项目方案书和其它书面文件等作为合同附件的情况，必须按照主体合同同样的流程进行审核与审定。

2．销售合同的订立应当遵守《合同法》，合同的技术、经济与法律预期风险必须明确并可量化，绝对禁止订立承担无限责任和风险的合同与合同条款。否则，合同审核与审定人必须承担渎职责任，包括渎职刑事责任。

3．销售部门（人员）在接受客户订单时，应对客户信用资料、财务状况等有关情况进行充分了解，与客户签订销售合同后建立客户档案，应定期维护与更新，客户档案应采用纸质与电子方式长期保存。

4．公司签订合同应实行委托授权制度，签订人必须持有经公司法定代表人签署的授权委托书，在授权范围内签订有关合同。

5．公司销售合同一式三份，公司业务部门（两份）、财务部门均需独立持有并存档，重要和特殊合同还必须送达公司机要室存档。各部门持有的合同存档按照公司档案管理制度和档案管理部门的统一要求管理。所有销售合同均为公司商业秘密，按保密文件管理。（修改）

6．合同订立时，质保金应为合同总金额的5%，达到5%～10%的须经主管副总经理批准，其它特殊情况须经行政办公会会签批准。

7．销售合同订立时，付款方式严格按合同付款条款执行。（修改）

8．国际销售合同订立时，必须执行全款或现汇预付、余额不可撤消信用证的规定。有关安装调试与维修服务的国际出差，差旅人员的国际往返交通、食宿和每日津贴应当由国际客户或代理商承担，用美元支付，在合同条款中应予明确。远洋运输和保险应当由国际客户或代理商承担，在合同条款中应予明确。特殊情况须经行政办公会会签批准。（修改）

9．渠道销售。（）

第十条销售与发货控制（）

第十一条收款控制

1．销售收入及时入账，不得设账外账，不得坐支现金。销售人员应当避免接触销售现款，特殊情况需要直接收取现金货款，必须遵守公司《货币资金内部控制制度》。（修改）

2．销售货款回收必须打入公司指定的开户银行和账户，严禁违规划入个人账户、个人信用卡和非公司指定的开户银行和账户。特殊情况，需经别的途径转账进入公司指定的开户银行和账户，货款总额在100万以内的，货款回收部门和人员必须事先专题行文报请销售副总和财务总监依次审批同意。货款总额超过100万元的，必须经行政办公会会签同意。销售、财务总监和行政办公会审批同意此类情况时，必须对货款回收的安全予以准确分析和全面掌控，否则，应当对发生的货款损失承担赔付责任，按人头均摊，会签时持反对意见的免除责任。

3．应收票据的管理。销售货款不收取商业承兑汇票。公司取得的应收票据应由财务部设专人保管，并建立备查簿进行登记，以便日后追踪管理。对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款。对问题票据，销售部门应配合财务部追踪收款，财务总监亲自调度与指挥。（修改）

4．对账管理。销售部门和销售人员为对账第一责任人和首要义务人。销售部门和财务部门必须各自设立应收账款台账，两本台账之间每月核对一次。任一台账与客户之间每季度对帐一次，账款数据必须完全一致。与客户如有差异应及时调整，由销售部门（包括公司临时确定的对账人员）及时以询征函或当面复核的形式予以复核，找出原因，调整账务，保持一致。销售部门每日应当将全球各地客户支付货款予以汇总并于次日上午抄送财务部门，提示财务部门及时核查银行到账情况；财务部门每日应当将全球各地客户货款支付到账情况予以汇总并于次日上午抄送销售部门，以便销售部门核查到账情况并进行台账登记。（修改）

5.货款催收。销售部门和销售人员为销售货款回收第一责任人和首要义务人。销售部门和销售人员的绩效考核与销售奖励提成必须与销售货款回收严密挂钩，具体由公司销售奖励提成制度和政策予以详细规定与明确约束。法务部应积极配合应收账款催收工作。（新增）

6．销售折让、债务重组。出现我方在产品质量、货期及服务确实存在责任的合同纠纷，客户近期财务状况急剧恶化、支付能力不足等特殊事项时，公司可以考虑通过销售折让、债务重组等方式减免客户债务，妥善处理合同纠纷。区域销售经理无权减免客户债务。出现符合债务减免特殊事项时，区域销售经理应及时向大区营销总监汇报，大区营销总监核实后，提交减免客户债务的申请报告，报告须对减免原因作出详细说明，2万元以下的债务减免由营销总监批准，2万元以上的债务减免交公司行政办公会议批准。债务减免申请报告批准后3日内，大区营销总监须主持与客户签订销售折让或债务重组协议，约定一周内客户付清余款，否则协议无效。（新增）

7.坏帐核销。出现债务单位被宣告破产、债务单位被注销或被有关机构责令关闭、债务人失踪、死亡（或被宣告失踪、死亡）、债务人虽未破产，但已处于歇业或停业状态，确实无法偿还等符合法定坏账核销规程的欠款，进入坏账核销程序。坏账核销申请由销售大区经理提出，财务部、审计部核定后，10万元以下的坏账核销由公司行政办公会议核准，10万元以上50万元以下的坏账核销提交董事会核准，50万元以上坏账提交股东大会核准。财务部按照税务机关的要求，向主管税务机关提出所得税税前扣除的申请。坏账核销手续的办理不等于公司放弃应收账款追索权，销售部门及财务部应建立坏账备查登记簿，持续管理、催收。经核销的坏账收回时，须及时上缴公司入账处理，不得截留、挪用、私分，不得设立账外账及小金库。（新增）

第十二条发票开具管理（新增）

1．销售发票的管理：销售发票由财务部管理，销售发票应视同有价证劵，由专人保管、开具，销售发票的购买、领用与开具须有完整记录和签字手续，财务经理应不定期稽核发票管理情况并保存稽核记录。

2．销售发票的开具：销售发票开具须以对应的销售合同、出库单为依据，不得虚开、超开、代开销售发票，发票客户名称须与销售合同约定的客户单位、实际付款单位保持一致；在收到客户的主机SAT验收报告或配件款时方可开具销售发票。

3．销售发票的送达应及时。公司应尽快将发票送至客户，及时确认公司债权，避免发票传递过程出现丢失、损坏等意外情况发生。财务部应做好已开具发票的领取登记。业务部指定专人领取发票的，应及时将发票送达客户，并做好发票邮寄登记记录，保存好邮寄凭证，及时与客户确认发票是否已安全到达客户手中。

4．其他事项。销售发票的作废、核销及档案管理参照具体规定执行。

第四章监督检查

第十三条公司、各控股子公司、分公司的销售与收款业务环节，由财务部和审计部行使监督检查权，财务部本职应当履行责任的环节由审计部行使监督检查权。

第十四条销售与收款环节的监督检查包括但不限于以下主要内容：

1．公司、各控股子公司、分公司财务部对凭证是否妥善保管，尤其是空白发票的管理是否严格，应收账款的管理是否及时。

2．销售发货是否严格遵循了发货流程，并按规定制定、保管和存档了完整、准确的流程单据。（修改）

3．销售货款的回收是否严格遵循了公司《票据管理制度》和公司《货币资金内部控制制度》。

4．销售部门和销售人员的绩效考核与销售奖励提成是否严格执行了与销售货款回收紧密挂钩的相关规定。