机关档案工作管理制度

文书档案工作管理制度

     第一条  为了进一步提高本机关档案工作水平,逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。

    第二条  机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第三条  机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

    第四条  机关档案工作的组织领导：

    （一）机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其业务工作接受上级档案部门的指导与监督。

（二）机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。

（三）办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。

    （四）机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。

    第五条  本机关档案工作职责

    （一）统一管理本机关的全宗档案；

    （二）对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作；

    （三）为档案的利用提供服务；

    （四）档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。

第六条  档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案

管理部门的要求规范操作。 

    第七条  各类材料的归档时间为：纸质文件、电子文件在次年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。

    第八条  加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。

    纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。

    第九条  档案利用的原则：

    （一）档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。

    （二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。

    （三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。

    （四）档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天；如继续借阅，须另行办理继借手续。

    第十条  对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。

    第十一条  做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部门。

    第十二条  根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。

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