财务工作标准化手册

前 言

本手册参照佳源投资管理总部制定的《2008版管理制度与工作标准化---财务部》内容要点，包括部门（分公司）职能、岗位职责、操作流程、处罚制度、物业早期介入工作标准、相关制度汇编等六部分内容，主要涉及怡城物业总公司及各分公司财务管理的日常操作规范与要求，适用范围是公司所有员工。

制定此手册的目的主要是为了进一步加强财务管理，规范财务会计行为，提高财务管理水平。

手册发给公司各部门（分公司）及各分公司，请相关人员了解并熟悉其中的内容，并在日常的财务管理工作中实施好，公司财务管理部会定期检查实施情况。

员工在阅读、实施本手册的过程中，若有任何疑问，请向公司财务管理部咨询。同时也请大家对本流程内容提出好的建议与意见，以便财务管理部定期进行修改与完善。

1. 目的……………………………………………………02

2. 适用范围………………………………………………02

3. 岗位职责………………………………………………02

4. 操作流程………………………………………………05

4.1 财务操作流程…………………………………………05

4.2 资金操作流程…………………………………………13

4.3 财务监控流程…………………………………………14

4.4 其他操作流程…………………………………………15

4.5 物业管理费催/收缴工作程序 ………………………17

5. 处罚制度………………………………………………39

6. 物业早期介入工作标准………………………………41

6.1 物业费用支付管理……………………………………41

6.2 工程维修管理…………………………………………42

7. 相关制度汇编…………………………………………44

7.1 分公司财务审批及工程维修审批授权范围…………44

7.2 公司员工福利待遇……………………………………46

7.3 养老保险、基本医疗保险及住房公积金实施方案…47

1. 目的

制定此手册的目的主要是为了进一步加强财务管理，规范财务会计行为，提高财务管理水平。

2. 适用范围

本手册适用于公司全体员工。

3. 职责

3.1 部门职责

3.1.1 按照国家有关法规和公司对财务管理的要求，建立和健全公司内部各项规章制度，确保各项规章制度的有效落实。

3.1.2 做好公司财务收支、反映.监督、核算、分析和考核工作，协助公司领导经营管理决策。

3.1.3 负责审核各类合同（协议）、各类款项的支付，严格执行各项规章制度。

3.1.4 根据物业早期标准化流程审核成本测算报告。

3.1.5 做好对分公司培训、指导、检查及监督的工作。

3.1.6 监督物业管理费的收缴和使用，做好各项应收款项的催缴及核对工作。

3.1.7 根据发生的各项经济业务进行账务处理，妥善保管财务档案；按时编制各类财务报表，报送相关部门；正确核算和及时申报各项税费和社会保险统筹金。

3.1.8负责与总部、总部所属企业、公司所属分公司、税务、银行等对内对外的协调工作。

3.1.9负责环境因素和危险源的识别和控制工作。

3.1.10负责管理体系运行所需资金的保证工作，包括资金的调度、平衡及对外支付等。

3.1.11完成领导交办的其他工作。

3.2 岗位职责

3.2.1财务经理（副经理）

3.2.1.1 建立和健全各项财务管理规章制度，严格财经纪律，定期检查各项财务制度的落实。从财务管理的基础抓起，不断提高业务素质和管理水平。

3.2.1.2 负责组织、安排本公司财务管理部各岗位具体工作，做好与总部财务部、分公司财务、公司各部门及税务、银行等对内对外的协调工作。

3.2.1.3 及时上报各项财务报表，对各类财务报表的及时性、准确性负责。并做好财务分析。

3.2.1.4 审核公司各类款项的支付，严格按费用审批权限操作。

3.2.1.5 定期对各分公司进行考核，对分公司财务工作进行检查、监督和指导。

3.2.1.6 负责成本测算报告的审核。

3.2.1.7 做好年度财务预算的培训指导、审核工作，每月完成财务指标的通报。

3.2.1.8 负责资金的运用及管理。

3.2.1.9 完成总经理交办的其他工作。

3.2.2 会计岗位职责

3.2.2.1 负责日常会计核算工作，编制各项财务报表，进行核算管理。

3.2.2.2 负责物业费等数据的统计工作，并定期与物业部核对。

3.2.2.3 负责公司资产的管理和监督，包括资产台账的登记、盘点等。

3.2.2.4 监督出纳进行现金、银行存款和其他货币资金的核对管理。

3.2.2.5 根据员工出勤统计和本公司工资发放标准，核算员工工资，编制工资发放表。

3.2.2.6 负责办理员工招工录用登记手续和员工社会保险，按时申报社会保险统筹金。

3.2.2.7 负责按时完成纳税申报、汇算清缴、年检及统计等部门的数据统计、上报工作。

3.2.2.8 负责会计档案整理、装订、归类和保管。

3.2.2.9 做好对下属分公司会计人员的监督、指导等管理工作。

3.2.2.10 完成经理交办的其他工作。

3.2.3 出纳岗位职责

3.2.3.1 严格遵守财务制度和财经纪律，杜绝违规收支和收付差错。妥善保管银行印鉴、网银USBKEY、密码、现金和银行支票等。

3.2.3.2 严格执行公司各项费用报销规定，工资发放规定，按要求复核各类收付凭证额是否确、票据是否相符、手续是否齐全等，及时、准确办理现金收付和银行结算业务。

3.2.3.3 及时编制记账凭证，做到日清月结。定期盘点库存现金、核对银行存款余额，做到账实相符、账账相符。

3.2.3.4 复核分公司上报的资金日报表，做好日报表、资金平衡表的合并及上报工作。

3.2.3.5 掌据公司物业收费标准和办法，审核缴款凭证，督促、指导各物业部规范合理收费。

3.2.3.6 及时清理借出现金、支票和应收账款，督促责任人按时报账结算，核对往来账，及时结算往来应收应付账款。

3.2.3.7 按发票管理制度做好各类发票、收据的购买、领用、和保管。

3.2.3.8 做好对下属分公司出纳人员的监督、指导等管理工作。

3.2.3.9 完成经理交办的其他工作。

4. 操作流程

4.1 财务操作流程

4.1.1 账务处理

4.1.11会计科目设置按总部规定执行,财务部可根据具体情况增设或细化会计科目,并报总部备案。会计科目明细参阅会计科目表。

4.1.1.2对当天发生的原始凭证须在当天填制记账凭证,每月末须把当月发生业务结清，做到日清月结,账款相符、账账相符。

4.1.1.3对不能按时取得业务原始票据的支出款项,应暂以领款人名义挂账,并催促尽快取得票据,特殊情况可协同领款人寻求解决方案并报总部。

4.1.1.4记账凭证的填制必须具备：凭证日期、凭证编号、经济业务摘要(每行摘要都须填列)、会计科目、金额、所附原始凭证张数、制单人员、审核人员、过账人员等。

4.1.1.5除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。当月凭证更证错误须直接更正原记账凭证，不做调整凭证。

4.1.1.6会计必须根据审核无误的记账凭证进行过账、结账。

4.1.1.7对由各所属公司代为核算的各类收支，各所属公司和实际收支发生方须分别登记内部核算台账并进行核对。

4.1.2 支付审批

4.1.2.1一般费用报销流程

a) 经办人填写单据(以下简称报销单),注明支出事由、支出金额、票据张数、经办部门（分公司）及报销日期等事项,并在报销单上签名；有证明人或验收人的经济业务需附相关人员的签名，有合同的经济业务需附上相关合同。

b) 经办人所属部门（分公司）负责人对报销单所列内容，重点对支出事由及支出金额予以复核,并签署书面意见。

c) 分管领导签署书面复核意见。

d)财务部负责人（或分公司会计）对报销单所列内容及部门（分公司）负责人复核意见予以审核,对报销票据依据相关财经法规及内部制度进行审核,并签署书面意见。

e)公司负责人签署书面审批意见。

f)财务部（或分公司财务）在款项支付前对报销事项依据总部确定的授权审批额度审核,授权额度内的可直接支付，超过授权额度的,须报请总公司或总部批准方可支付。

g)为便于分公司考核和审批,不同项目费用分列报销，当月账当月清；单笔业务不得分拆报销，对因同一业务活动而发生的多项费用，在发生前须有费用预算清单，并报总部相关管理部门审批。

h)业务招待费报销须另附单据(注明发生时间、地点、招待方式、招待事由等)，办公用品(含低值易耗品)报销须附清单。

i)坚持谁开支谁报销的原则，不能委托、代办报销。

4.1.2.2差旅费报销流程

差旅费报销须填写《差旅费报销审批单》，报销流程同一般费用报销流程。

有预借款的，应于出差返回后一周内办理报销还款手续。

一般费用报销流程图

4.1.2.3工资支付流程

a) 由分公司负责人根据总公司授权来确定员工（财务人员除外）的工资定级标准。

b) 每月根据工资定级标准和考勤纪录编制工资发放表,编制人员签章，经财务部负责人审核，报公司负责人审批后发放。

c) 每月10日为工资发放日,如遇节假日须提前发放,当月发放上月工资,工资发放采取银行代发形式。

d)工资发放须按总公司核定的人员编制发放；未经总公司审批同意录用的超编人员，一律不得发放工资。

工资发放流程图

4.1.2.4预借款(备用金)支付流程

a) 因工作需要,员工在经过相关审批程序后可向财务部借款。

b) 单笔预借款金额在分公司负责授权额度内的由分公司负责人审批，财务负责人审核后办理，超过分公司负责人授权额度的报公司总经理审批；单笔预借款金额超过5000元的须报总部审批。

c)个人累计借款超过10000元需再借支的,须先结清旧款方可再借支。

d)预借款须在借款业务完成当月办理清账还款手续。

e）员工因个人原因需要向公司借款的,须经总部审批同意后方可向财务部借款。

预借款支付流程图

4.1.2.5各项税费申报、支付流程

a) 各所属分公司的税费支付，以总公司授权委托书中的单笔费用报销权限为准。授权额度内的可直接申报支付，超过授权额度的，须报总公司或总部批准方可申报支付。

b) 在税务部门规定的截止申报期前5个工作日，由会计填写付款审批单，并附各项税费计算方法明细表，经财务部负责人审核，公司负责人复核后报总部财务管理部审批。

C）经总公司或总部批准方可申报缴纳。

税费申报支付流程图

4.1.3收款管理

4.1.3.1所有收到的款项必须开具收款收据或发票，严禁使用白条。

4.1.3.2款项的收取方式主要分为卡扣、现金、POS系统刷卡三种

a) 卡扣方式收取：

1.各分公司做好与业主的委托卡扣协议的签订工作。

2.卡扣的账号必须是唯一的，严禁一户多账号。

3.有卡扣发生的，分公司内勤必须编制卡扣清单并到银行办理卡扣。

4.卡扣成功后将物业费发票、收费明细表、卡扣清单交财务部。

b) 现金方式收取：

1.以现金方式收款的，应由分公司内勤收取并当场开具收款收据、发票。收到款项2000元以上必须当天缴存公司账户，未超2000元的必须3天内缴存公司账户。

2.确需其他岗位人员收款的，须经分公司负责人批准同意并指定专人负责收取及开票。同时与内勤做好收款收据及发票的交接工作，做到谁收款谁开票。收到款项必须于当天交内勤，内勤对开具的票据及收款金额核对无误后缴存公司账户。

3.内勤必须及时（每周至少上交1次）将发票、收费明细表及现金缴款单等上交财务部。财务部根据银行票据及发票记账联进行核对并及时入账。

C）POS系统刷卡

1、POS系统刷卡手续费不得高于刷卡金额的1%，。

2、限制刷卡对象。刷卡用于缴纳物业费或停车费等收入性质的款项，不能用于收取代收代付方面的收费刷卡。

3、限制刷卡金额。对于5000元以上的收入不提倡刷卡。

4.1.4报表

分公司必须对公司要求上报的各类报表的准确性、及时性负责，常规报表如下：

4.1.5 往来账管理

4.1.5.1财务部负责人为往来账对账工作的第一责任人,会计为对账工作的具体执行人。

4.1.5.2纳入往来账户管理范围的单位，包括总部所属关联企业。

4.1.5.3每月2日前将往来帐核对准确后,填写《往来明细表》送公司财务管理部。

4.1.5.4对于超过6个月以上没有发生额的往来单位，分公司财务应出具清单并提出调账处理意见上报公司。

4.1.5.5对需调账的内部往来账,由公司统一填写《调账审批单》,经总部审批后方可调账。

4.1.5.6一个往来单位只能设立一个往来科目。

4.1.6 收费票据管理

4.1.6.1财务部是购买、保管、管理收费票据的职能部门，必须指定专人负责收费票据的管理工作。分公司内勤是使用、保管、管理收费票据的专管人。

4.1.6.2收费票据的存放必须安全可靠，不得转借、转让、出售，不得虚开发票。因管理不慎导致票据损毁缺失的，包括登报公告在内的相关费用有责任人承担。

4.1.6.3收费票据专管人应建立领购、发放、回收登记簿，回收时检查票据开具情况，同时检查票据的完好情况及作废联次情况。对不规范开具行为应当及时指出并向上级汇报。

4.1.6.4收费票据规范开具包括：开具的票据要素必须正确、完整，字迹要求清晰，不得涂改，挖补等；不得超范围使用，内容要真实，不得虚开、代开、拆本使用。

4.1.6.5使用完或已到缴销期限的收费票据，财务部收费票据专管人要负责及时缴销,缴销后的票据按相关法规要求存放。

4.1.7银行票据管理

4.1.7.1出纳应按银行账户建立支票、电汇单、汇票、本票等票据的购买、领用、回执登记簿，每月由财务负责人对登记情况进行复核，并对复核情况进行书面确认。

4.1.7.2不准签发空头支票、远期支票及空白票据。

4.1.7.3作废票据应加盖“作废”戳记,并整份保存。

4.1.8 财务印鉴及网银、电话银行密码管理

4.1.8.1财务印鉴必须由专人负责,并分开保管。财务负责人保管“财务专用章”,出纳保管“法人章”,印鉴外带必须建立核销台账。

4.1.8.2 “网银”支付密码及相关插件、电话银行密码须由专人负责,并分开保管。

4.2 资金操作流程

4.2.1调度

4.2.1.1收到公司资金调度通知后必须立即办理,确保资金当天到达公司指定账户。

4.2.1.2分公司收到资金调度通知后必须无条件办理划款手续，只需告知分公司负责人，无需审批直接划拨。分公司会计为资金调度的主要责任人,出纳为资金调度的直接执行人。

4.2.1.3资金调出公司出纳在收到资金调度通知后，须与资金调入公司财务部联系，确认收款银行、账号等信息，划款方式统一为加急电汇。

4.2.1.4资金调出公司出纳在办理完划款手续后，应立即通过短信、电话等方式告知资金调入公司出纳。

4.2.2 使用

4.2.2.1向公司申请资金,须填写《资金申请单》报公司批准。原则上只有在完成物业收取计划的前提下,由于资金不足方可向公司申请资金。

4.2.2.2未经总部批准,不得擅自向外单位和个人出借资金,不得支付银行承兑汇票等保证金,不得将银行存款转存定期存款(包括以个人名义公款私存)。

4.2.3 银行账户管理

4.2.3.1开立银行基本存款、一般存款、专用存款和临时存款等账户,必须填写《银行账户开立审批单》并报总部审批。

4.2.3.2涉及银行账户开户数增减或账户情况变动的，必须在变动次日向公司财务管理部上报《银行开户一览表》，每年1月10日前向公司财务管理部上报分公司目前银行账户使用情况，及时清理多余、睡眠账户。

4.2.3.3加强银行存款收支、余额控制管理，会计与出纳必须每月核对银行对账单、银行存款明细账，编制银行余额调节表并由双方签字确认。

4.2.3.4开通电话银行、网上银行,提高账户管理的效率和透明度。

4.2.4 现金管理

4.2.4.1科学核定库存现金限额,原则上库存现金以三至五天的日常零星开支所需为限额,超过部分必须于当天缴存银行,若需增加库存限额的,须报公司批准。

4.2.4.2存取现金50000元以上的，应派车护送。

4.2.4.3出纳须每日盘点库存现金，每月末由其他财务人员进行检查盘点，以现金盘点表记录检查结果,并经双方签字确认。

4.2.4.4每月进行现金把底，发现长短款现象及时查明原因并上报总部,按“长缴短补”原则进行处理。

4.2.4.5明确现金开支范围,支付现金应从库存现金中支付或从银行提取；不得从经营收入中直接坐支现金,若发现违规违纪现象,应立即报告公司。现金使用范围为：

a)员工的各种福利性津贴、补贴等；

b)出差人员必须随身携带的差旅费；

c)采购商品的运输费、安装费等零星费用；

d)结算起点(现行规定为人民币1000元)以下的零星支出；

e)确需现金支付的其他支出。

4.2.4.6尽量采取转账方式进行结算,减少现金使用。

4.3 财务监控流程

4.3.1支付合同监控

4.3.1.1合同正式签订前财务部须对支付合同的单价和金额、付款方式、保证金、票据开具等进行审核，并把审核意见签署在《印章使用审批单》上。

4.3.1.2合同签订后财务部须及时备案,并建立完整的合同签订及付款台账。

4.3.1.3如遇特殊情况，需先执行后补签的合同，必须报总部审批同意。

4.3.2付款监控

4.3.2.1财务部对每笔付款的性质、内容有知情权,经办人须按财务要求提供相关资料或做出相应解释。

4.3.2.2严格审核每笔合同付款申请,审核内容包括合同执行进度、合同执行质量、约定付款期限、历次付款记录、相关责任人意见等。

4.3.2.3对一般费用报销付款须按公司制度及业务事实进行审核。对代为报销的费用一律不得签字及支付，否则由财务人员承担全部责任。

4.3.2.4对业务提成办法财务部应当做出准确评估,对提成办法合理性予以审核;对提成金额须按确定的提成方案严格复核。

4.3.2.5对原始支付凭证的合规性进行审核，要求以黑色签字笔或钢笔填写原始支付凭证，原始支付凭证各要素必须正确、完整,字迹清晰,不得涂改、挖补等。

4.3.2.6对不符合条件的付款申请财务部应退回并向上反映。

4.3.3 资产管理监控

4.3.3.1每季度与办公室做好礼品、礼券、办公用品等台账的盘点核对工作，以书面方式记录,并经双方签字确认。

4.3.3.2每半年与办公室做好办公设备等固定资产台账的盘点核对工作，以书面方式记录,并经双方签字确认。

4.4 其他操作流程

4.4.1人员薪资管理

4.4.1.1财务人员由总部统一招聘、录用、委派。

4.4.1.2公司财务人员由总部财务管理部直线领导，财务部负责人向总部财务管理部负责并报告工作。

4.4.1.3财务人员的工资调整由总部财务管理部提出，报董事长审批后核定。

4.4.1.4在未经总部批准的情况下，财务人员不得以任何方式、任何形式在所在企业领取除核定工资外的其他收入。

4.4.1.5财务人员工资由所属企业按月发放.财务人员年终奖金由总部财务管理部提出,报董事长批准后执行。财务部经理、副经理、经理助理的年终奖金与年度绩效考评挂钩。

4.4.1.6被派往本人常住地以外工作的财务人员，其社会保险由其常住地原缴纳企业代缴,年末由现任职企业向常住地原缴纳企业统一结算。

4.4.2工作交接

4.4.2.1整理应该移交的各项资料，对未完结事项写出书面材料。

4.4.2.1编制移交清册，列明应当移交的资料、物品。各项资料、物品必须齐全,若有缺损由移交人员承担有关责任。

4.4.2.3办理移交时,应按移交清册逐项移交,接交人员要逐项核对点收。

4.4.2.4交接完毕,交接双方和监交人应在移交清册上签名,一般财务人员交接，由财务部负责人监交。

4.4.2.5移交表一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

4.4.3会计档案管理

4.4.3.1会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务报告等会计核算资料。

4.4.3.2会计档案应由财务部按要求负责整理立卷或装订成册,妥善保管。

4.4.3.3财务部应于每年2月底前将上年度的会计账簿、报表等资料以书面方式装订保管。实行会计电算化的单位,打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册。

4.4.3.4保管期限参照国家有关规定执行。

4.4.3.5内部单据须注明记账凭证号，并按顺序按月装订成册，妥善保管。银行对账单及银行存款余额调节表须按月单独装订成册。

4.4.3.6各类支付合同须按顺序编号，并单独妥善保管。

4.5 物业管理费催/收缴工作程序

4.5.1目的

确保物业费收缴工作及时顺利完成，保证预算的收支平衡。

4.5.2 范围

适用于物业管理费及各项能源费的代收缴。

4.5.3 程序

4.5.4 操作

4.5.4.1 配合综合服务中心及时统计欠费原因，分类处理：

a)属管理原因，通知相关部门解决；

b)属无理欠费，经劝说无效者，提请法律顾问介入。

4.5.4.2 具体流程详见《财务操作标准化手册》

会计科目表

YC/CW-04-01-A/0

备注：本科目表未尽事项参照国家会计科目表

_____________公司费用报销单

部门： 年 月 日 编号： YC/CW-04-02-A/0

____________________公司借款单

部门： 年 月 日 编号： YC/CW-04-03-A/0

_____________公司差旅费报销审批单

部门： 年 月 日 编号： YC/CW-04-04-A/0

注：1、出差指到企业所在地（地级市范围）以外的机关、团体、事业单位、非总部所属企

单位、个人联系、洽谈工作。就餐费按每人每天30元标准补助，不再凭发票报销。

2、住宿费标准：部门（分公司）经理及以下员工按每二人每间每天200元以下标准报销，总经理助理以上员工按每二人每间每天400元以下标准报销，超过标准一律自负。

____________________有限公司付款审批单

项目名称： 年 月 日 编号： YC/CW-04-05-A/0

怡城物业 分公司 年 月份财务收支盈亏表

单位：元 YC/CW-04-06-A/0