浅谈Excel表格在日常工作中的应用
发布时间：2019-10-16 来源：文档文库
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浅谈Excel表格在日常工作中的应用刘玉群摘要：随着计算机应用的普及，各行各业都进入了计算机办公时代，利用Excel表格可以将大量重复操作变得简单，从而有效地提高工作效率。关键词：排序分类汇总分班分序页面设置中图分类号：G710文献标识码：CDOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2018.14.049制作多个班级学生的表册时，分班级并要求各班序号均以小号（从1开始）进行分序升序排序再打印出来。例如对一张包含着6000行无规律的学生信息表，表中有序号（为A列）、学号（为B列），姓名（为C列）、班级（为D列）、身份证号（为E列）、本人签字（为F列）等字段，需要对表进行分班分序来制作表册，假设里面有100个班级，就要在制作分班分序时重复99次，而本文就此项重复操作简化为只需要拖动完整的一次就可以将6000条记录对应在100个班级中的分序号都根据各班学生名单而自动由小号（1开始）进行升序设置。要实现这个6000名学生分班分序号打印输出，用三步完成。第一步：Excel表格的排序（按班级和学号升序排序）选中表格的排序区域，单击“数据”选项卡上的“排序”，在弹出的对话框中单击“数据包含标题”前的方框，设置排序的“主要关键字”为班级，“添加条件”设置“次要关键字”为学号，“排序依据”和“次序”默认，单击“确定”，得到相同班级学生以学号升序排序。第二步：Excel表格的分类汇总功能（进行分班分页统计人数）分类汇总功能就是根据某一列数据的不同类别，前提是必须将需要汇总的列进行排序。本例已排序，就选中表格数据，单击“数据”选项卡上的“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中设置“分类字段”为班级，“汇总方式”为计数，“选定汇总项”为班级，选中“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”、“汇总结果显示在数据下方”，单击“确定”。可以看到，每个班级的汇总数据都显示在了各个班级的下方，最下方还有整个汇总数据。此时的表格中左上角有个1、2、3，如果选择“2”就是显示各个项目的汇总数据，至于选择“1”，就显示总的汇总数据了，点击“3”就是最详细的数据也即分班分页统计人数表。第三步：Excel表格公式应用（分序制作）在数据表中设置分序号，涉及两个函数：一个是IF函数，另一个是COUNTIF函数。A.使用IF函数可以执行判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。因为学生信息表是根据班级字段也即D列进行了分类汇总统计了各班人数，所以在学号字段也即B列的某些单元格会是空白的，由此我们需要利用公式来判断出这些空白单元格，当遇到空白单元格时就将该行中序号字段A列所对应的单元格填充为1，没遇到空白单元格时使用COUNTIF函数设置序号字段A列所对应的单元格数值填充为比上一单元格大1的值，也即得到分序升序填充。B.使用COUNTIF函数可以计算区域中满足给定条件的单元格的个数。对表进行各班级序号从1开始（本例）第一行为标题标，第2列为姓名，序号在第1列，之前的序号为1到6000的总序号，要将各班级序号根据各班学生姓名字段均以1开始重新编写成分序， 