项目沟通管理规定

1. 目的

为了确保项目信息能够及时且恰当地生成、收集、传输，存储、调用以及最终处理。

2. 范围

适用于公司一般管理和项目管理。

3. 内容

沟通管理覆盖项目开发的整个过程，项目沟通管理由沟通计划编制、信息发布、绩效报告和管理收尾四部分组成。沟通计划反映项目干系人的信息沟通需求。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告用来收集并发布项目绩效和状态信息（包括状况报告、进度报告和分析预测）。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息的存档（以备将来利用）。

3.1 沟通计划编制

沟通计划决定于项目干系人的信息沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。沟通计划的编制需要两项工作做支持，识别干系人和沟通规划。

在编制沟通计划前，依据项目章程、采购文件、事业环境因素，项目经理应组织专家团队首先进行项目干系人分析，识别所有受项目影响的人员或组织，确定项目干系人的信息需求，定义其沟通方法，编制《干系人登记册》和《干系人管理策略》。以此作为编制沟通计划的输入。

根据不同的沟通需求、沟通技术、沟通方法，以及环境因素，项目经理制定出《沟通管理计划》。沟通管理计划通常包括以下内容：

a） 干系人的沟通需求；

b） 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度；

c） 发布相关信息的原因；

d） 信息发布的时限和频次；

e） 负责沟通相关信息的人员；

f） 有权发布机密信息的人员；

g） 接收信息的个人或单位；

h） 传递信息的技术和方法，如电话、邮件、会议等；

i） 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；

j） 随项目进展，更新和修订项目沟通管理计划的方法；

k） 制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。

如果项目将使用网站和项目管理软件，沟通管理计划中还应说明如何使用该网站和软件。

3.2 信息发布

　　发布信息是按计划向项目干系人提供相关信息的过程。在项目开发过程中，项目经理应将项目信息及时传递给项目干系人，包括《项目沟通管理计划》和临时索取的信息发布。

信息发布的方式是多种多样的，如：会议、文件、办公自动化系统、电话、邮箱、口头沟通等。无论运用哪种沟通方式，都应遵循以下原则：准确性、完整性、及时性、非正式组织沟通的运用原则。

值得注意的是，信息发布应做好反馈记录。要求如下：

a） 以纸质文件形式发布信息，应要求相关项目干系人签字确认；

b） 以办公自动化系统形式发布信息，应要求相关项目干系人发送邮件回执；

c） 以会议形式发布信息，应留存会议签到表和会议记录；

d） 以电话、邮件等非正式沟通方式沟通，应对信息意见做文字记录。

3.3 绩效报告

报告绩效是收集并发布绩效信息的过程，该过程包括定期收集、对比与分析计划与实际数据，以便了解和沟通项目进展与绩效情况，并预测项目结果。通过发布绩效报告，向项目干系人适度地提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。

项目经理应依据《沟通管理计划》，以各干系人所要求的详细程度，向他们提供项目状态和进展信息，一般包括关于项目范围、进度、成本和质量的信息。绩效报告可定期编制，也可能基于特殊情况而编制。报告常用格式包括横道图、S曲线图、直方图和Excel表格。

　　要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术（绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析），使绩效报告与项目的实际情况最接近。

3.4 管理收尾

管理收尾包含项目结果文档的形成（这些文档可以使发起人或客户对项目产品的验收正式化），包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。

管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的、有价值的信息不流失，另外，人才数据库中的雇员技能应该得到更新，以反应新的技能和熟练程度的提高。

4. 要求

目前我们常用的沟通方式有会议沟通、文件沟通和口头沟通三种方式，针对不同的沟通方式，具体要求如下：

4.1 会议沟通管理

本公司内部项目沟通会议类型分为三种：工程评审会议、项目评审会议和关控评审会议。

工程评审会议为不定期会议，项目经理主持会议。依据产品研发流程标准要求，项目经理根据项目实际进展状态自由组织召开，时间、地点、会议人员均由项目经理自定。

项目评审会议分为定期和不定期两种。

公司重点项目评审会为定期召开，每月上旬召开一次，会议由总经理主持会议，会议时间、地点、参加人员基本固定，具体要求见《项目评审管理规定》。如有变更应经过总经理或研发副总批准，具体安排由PMO组织协调。特殊要求：预计有重大分歧时，项目经理在会前应提前与项目干系人进行沟通，做好会前准备，保证会议效率和质量。

一般项目评审会议由项目经理主持会议，要求至少一个月一次，参与人员应包括所有项目组成员，必要时可以加入相关部门领导，会议时间、地点由项目经理自定。

关控评审会议为不定期会议，由项目经理根据项目进展需要组织召开，具体要求见《关控评审管理规定》

对于外部沟通，我们一般采用电话会议方式，必要时进行走访交流。电话会议要求做好会议记录，必要时电话录音；进行客户和供应商走访时，口头达成的协议应转化为文件进行签字确认，交流记录应同时发送给内部和外部相关项目干系人。

以上所有会议沟通均要求：会议召开前，与会人自觉签到；会议结束后，由项目经理或指定记录人员整理形成会议纪要，并与会后发给与会人员，必要时抄送领导。

4.2文件沟通管理

文件的沟通传递通常分为纸质版和电子版，文件传递首先应依据文件性质的不同（如财务文件、技术文件等有保密要求）遵守公司相关文件传递规定，按照要求进行流通传递，注意保密性，做好收发记录。纸质版文件传递要求签字确认，或进行复制、扫描，自留存档；电子版文件传递应保存传递记录，邮件记录、邮件回执等。

4.3 口头沟通

类似口头交流、私下沟通等非官方的沟通交流活动，因其具有很大的随意性、临时性，不方便留有证据，却又在我们的工作中占据很大的比例，对工作开展影响重大，建议项目干系人（特别是项目经理）建立个人问题日志或行动日志的方式，以便记录和监督项目活动中临时发生问题的解决情况。“问题”通常不会演变成“项目”或“活动”，但还是应该加以处理，以便在相关干系人（包括团队成员）之间保持良好的、建设性的工作关系。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/e1c1b4da5022aaea998f0f72.html