酒店旅游团体接待工作流程
酒店旅游团体接待工作流程
一、 预订和接待
1、预报与确认
(1)接到国内外旅行社传真或书信订房,先与预订部联系,了解要求订房日期是否能安排,然后交领导批示,汇报有关事宜。
(2)领导批示后,复传真或书信确认订房。(3)确认传真、书信 发出后,复印一份交预订部订房。
(4)把订房及批复的传真、书信房到该旅行社的档案中,同时要做工作记录,注意其订房的时间变更及人数增减,及时汇报并与预订部联系,通知变更情况。
2、准备工作
(1)按照对方订房单(机、车票,接送服务等)要求,与各部门联系落实。
(2)团队抵达前要检查房间是否按要求安排好,落实订餐,记录该团队进餐的地点。
(3)检查机、车票及提出的要求是否落实。
(4)了解其准确的抵达时间,与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员,搞清有关接送及活动安排情况。
3接团
(1)团队抵达时,要与领队联系,了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求,同时落实该团队进餐时间,通知宴会部或餐厅。
(2)与行李组联系,迅速把该团的行李送到楼层、房间,记录领队的房号,以便随时联系。
二、与旅行社的书信、传真来往和签合同
1、书信
(1)接到书信后,要了解其内容,针对具体的情况,向领导汇报(特别是报价信)。
(2)复信写好后,要认真检查,交领导审阅认可后,盖上本不部门印章,复印一份留档,把原稿寄出。
2、传真
(1)接传真后,了解其内容,向领导汇报,请示处理的方法。
(2)复传真时,要注意检查电文,特别是报价传真,一定要审核价格是否准确,以防止出现漏洞。
3、合同
(1)草拟合同前,先要了解该年度(旺,淡季)的团体房价、餐价及散客价、回收率、
(2)合同拟好后,先呈领导审阅,批复后送打字室打印。
(3)合同取回后要认真审核,确信准确无误后,盖本部门印章,呈领导签署。
(4)签后,复印一份存档,把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。
(5)收到签复合同后,在登记册上分类登记,复印一式三份,一份交预定,另两份交财务。
3、文件档案工作
(1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档,一些重要的文件要写出内容提要。
(2)凡各人处理完的文件,一定要签署,以便查核。
(3)参加洽谈后,要及时缩写备忘录。
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