新型农村社会养老保险业务档案管理办法

新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）

第一条 为规范新型农村社会养老保险(下称新农保)业务档案管理，维护新农保业务档案真

实、完整和安全，充分发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令以及社会保险相关法规，结合新农保业务经办操作规程，特制定本办法。

第二条 农村社会保险管理局（下称经办机构）负责管理新农保业务档案，接受本级行政主

管部门领导和档案行政管理部门业务指导，并指导下级经办机构业务档案管理工作。

第三条 本办法所称新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 经办机构应根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序收集、整理、立卷、归档、保管新农保业务材料，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改(保管期限和整理方法见附件一、附件二)。

第五条 应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保新农保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第六条 应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷），确定专用档案库房建设中长期目标。业务档案应使用专用铁皮柜保管。

第七条 应配备专职或兼职档案管理人员，并保持人员相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识，熟悉业务，忠于职守。

第八条 在每年3月底前应将上年度业务档案收集、整理、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。

第九条 新农保业务档案分类应按照新农保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”的方法对新农保业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件二）。

第十条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。新农保业务档案定期保管期限为最低保管期限，新农保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条 老农保参保人转入新农保的，应按新农保有关规定办理参保登记手续，并按照新农保业务档案管理办法管理档案，原业务档案按老农保管理办法继续保存。

第十二条 应依法为参保人提供档案信息查询服务。

第十三条 应对到期新农保业务档案及时进行鉴定。鉴定工作应由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定小组，负责鉴定并提出处理意见。鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十四条对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十五条 对永久保存的新农保业务档案，要按照有关规定，根据同级档案行政管理部门的要求向国家综合档案馆移交。

第十六条 未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给单位和个人造成损失的，依照《档案法》、《湖北省档案条例》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第十七条 乡镇人社服务中心应参照本办法管理新农保经办规程中需要乡镇一级保管的业务档案。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

附件：新型农村社会养老保险业务材料归档范围与保管期限

　　 一、管理类

个人在办理参保、信息变更、关系转移，经办机构在受理过程中形成的登记表单及证明材料等：

　　1.新型农村社会养老保险参保登记表及应提供的居民户口薄、身份证复印件等必备材料［100年］；

　　2.新型农村社会养老保险变更登记表及相关证明材料［100年］；

　　3.新型农村社会养老保险保险关系转入申请表［100年］；

　　4.新型农村社会养老保险保险关系转入接收函［100年］；

　　5.为参保人员办理银行存折、联名卡、社会保障卡等重要凭证的首发、补发、收回管理登记表单及证明等业务材料［100年］；

　　6.服务协议管理材料，包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商、考核材料、终止协议材料等［10年］；

　　7.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料［100年］。

　　二、征缴类

　　经办机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：

　　1.补缴新型农村社会养老保险申请表及相关审核材料［100年］；

　　2.新型农村社会养老保险个人缴费汇总表［100年］；

　　3.新型农村社会养老保险集体补助明细表［100年］；

　　4.新型农村社会养老保险集体补助汇总表［100年］；

　　5.新型农村社会养老保险补缴汇总表［100年］；

　　6.新型农村社会养老保险地方财政补贴汇总表［100年］；

　　7.其他在缴费环节形成的个人补缴、机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴情况等有关业务材料［100年］；

　　8.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。　 

　　三、待遇类

　　待遇领取人在办理领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：

　　1.新型农村社会养老保险待遇领取通知表及相关证明材料［50年］；

　　2.新型农村社会养老保险待遇核定表［50年］；

　　3.新型农村社会养老保险注销登记表及应提供的居民身份证复印件及死亡、出国(境)定居、户籍变更、户籍关系转移等相关证明材料［50年］；

　　4.新型农村社会养老保险基金支付审批表［50年］；

　　5.新型农村社会养老保险基金支出年度计划表［50年］；

　　6.养老金支付汇总表［永久］；

　　7.领取人遗失证(卡、单)在补办过程中形成的证明等相关审核材料［50年］；

　　8.其他在待遇领取环节形成的业务材料［50年］；

　　9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

　　四、统计类

　　在进行业务统计时形成的各类表单等业务材料：

　　1.各项业务年度统计报表〔永久〕；

　　2.统计数据分析报告等〔30年〕；

　　3.业务月/季统计报表〔10年〕；

　　4.各项社会保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

　　五、稽核类

　　机构监管形成的稽核、监察等材料：

　　1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

　　2.监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料〔30年〕。

　　3.内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕。　

　　4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

　　5.其他稽核监管类材料［30年］。

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