房地产公司财务内控管理制度

房地产公司财务内控管理制度

某房地产公司财务内控规范制度

***公司会计制度

第一章 总 则

一、 为了加强本企业的会计工作,维护本企业及其投资人等有关方面的合法权益,根据国家有关外商投资企业的法律、法规,制定本制度。

二、 根据<中华人民共和国外商投资企业会计制度>和有关的补充规定,结合企业的具体情况,制定本企业的会计制度。

第二章 会计核算原则

三、 本企业的会计核算工作应当符合中华人民共和国有关法律、法规和本制度的规定。

四、 企业的会计核算应当划分会计期间(月、季、年)。

五、 企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据,做到记录准确,内容完整,方法正确,手续齐备,符合时限。

六、 本企业根据权责发生制的原则记帐。凡是本期已经实现的收入和已经发生的费用,不论款项是否在本期收回,都应当作为本期的收入和费用入帐;凡是不属于本期的收入和费用,即使款项已在本期收付,也不应作为本期的收入和费用处理。

七、 企业收入和费用的计算应当相互配合。同一会计期间所取得的收入以及与其相关联的成本、费用,应当在同一会计期间登记入帐。

八、 企业的财产应当按照实际成本核算。除另有规定者外,企业不得自行调整财产的帐面价值。

九、 企业应当划分资本支出和收益支出的界限。支出的效益及于一个以上(不含一个)会计年度的,应当作为资本支出;支出的效益仅及于本会计年度的,应当作为收益支出。

一十、 企业的会计核算方法,前后各期应当一致,不得随意变更。如果有必要变更,一般应当自新的会计年度开始时变更,并在变更年度的会计报告中予以说明。

第三章 记帐与帐簿

一十一、 本企业采用借贷复式记帐法。

一十二、 本企业以人民币作为记帐本位币。本企业的记帐文字为中文。

一十三、 企业每发生一笔经济业务,都应当取得或者填制原始凭证。各种原始凭证必须内容真实、完整,手续齐备,数字准确。原始凭证经审核无误,才能据以填制记帐凭证。

一十四、 本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各种必要的辅助性帐簿。

各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登记,做到登记及时,内容完整,数字准确,摘要清楚。

各种帐簿中的记录,如需更正,必须严格按照会计人员工作规则进行。

第四章 流动资产

一十五、 本企业的流动资产,包括现金、银行招待存款、有价证券,应收和预付款项以及存货等。

现金、银行存款、有价证券分别核算;应收款项,按照应收票据、应收帐款、应收短期贷款和其它应收款等分别核算;预付款项,按照预付货款(预付定金)、预交所得税和待摊费用等分别核算;存货按照商品、原材料、物料用品、包装物和低值易耗品等分别核算。

对于自年度资产负债表日起一年以上的应收款项,应当在年度资产负债表长期投资类下单列项目反映。

一十六、 现金和银行存款设置日记帐,按照业务发生顺序逐日逐笔进行登记;有多种货币的还应按不同的货币分别设帐登记。

一十七、 有价证券包括准备在一年以内变现的股票和债券,应当按照实际支付的款项登记入帐。实际支付的款项含有已宣告发放的股利或者应计利息的,应将这部分股利或者利息金额作为暂付款项,经过其它应收款帐户核算。

有价证券的股利或者利息收入,以及有价证券售出或到期时所收到的款项与其帐面成本和已登记入帐的应收股利或者应计利息之间的差额,应当作为投资损益计入营业外支出或者营业外收入。

一十八、 应收和预付款项按照不同货币分别设帐登记。

企业计提坏帐准备,可于年度终了按照应收帐款、应收票据等应收款项,计提不超过3%的坏帐准备。

坏帐准备应当单独核算,并在资产负债表中作为应收款项的减项单独反映。年末应当计提的坏帐准备数额如果高于已提坏帐准备的帐面余额,能够按其差额补提足额;如果低于已提坏帐准备的帐面余额,应当按其差额相应调减坏帐准备的帐面余额。

企业的坏帐损失,计入管理费用。实际发生的坏帐应当与坏帐准备先行冲抵。已经确认的坏帐,以后如果收回,应当相应调增坏帐准备或者冲减管理费用。

对于坏帐的确认,按照国家有关规定办理。

一十九、 存货应当按照实际成本登记入帐。

购入的存货,以买价加运输、装卸、保险等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和应缴纳的税金作为实际成本;购入的商品以买价和应缴纳的税金作为实际成本。

自制、自产或者自行开采的存货,以制造、生产或者开采过程中的各项实际支出作为实际成本。

委托外单位加工完成的存货,以实际耗用的原材料或者半成品成本加加工、运输、装卸和保险等费用以及应缴纳的税金作为实际成本。

盘盈的存货,按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。

二十、 存货的核算,一般采用永续盘存制。

领用或者发出的商品、原材料、自制半成品和产成品等,采用先进先出法确定其实际成本;低值易耗品和周转使用的包装物在领用后采用一次摊销法,企业于投入生产经营时一次大量领用的低值易耗品,能够作为其它资产核算。

二十一、 存货需定期盘点,每月盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符,应当于查明原因后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。

盘盈的存货,一般应当相应冲减有关费用;盘亏或者毁损的存货,在扣除过失人或者保险公司等的赔款和残料价值之后,应当相应计入有关费用;其中,由于非常原因造成的净损失,计入营业外支出。

第五章 长期投资

二十二、 本企业的长期投资,是指向其它单位投出的期限在一年以上的资金,包括直接向其它单位投出的现金,实物和无形资产,以及购入的不准备在一年以内变现的股票和债券。长期投资应当单独核算,并在资产负债表中单列项目反映。

二十三、 拨付独立核算,不独立纳税的附属企业的资金,应经过拨付所属资金进行核算,在资产负债表长期投资类下单列项目反映。

拨付所属资金应当按照实际拨付的金额或者实物、无形资产等的帐面价值登记入帐。

第六章 固定资产和在建工程

二十四、 企业的固定资产应当单独核算,并在资产负债表中单列项目反映。以融资租赁方式租入的固定资产在未取得所有权之前,应当另行核算;以经营租赁方式租入的固定资产,应当在辅助性备查帐中登记,并在资产负债表的附注中予以说明。

二十五、 固定资产应当按照原价登记入帐。

投资人投入的固定资产,以合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。

购入的固定资产,以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。

自制、自建的固定资产,以制造、建造过程中的实际支出作为原价。

以融资租赁方式租入的固定资产,以合同规定的价款加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价;合同规定的价款中包含了价款利息和手续费的,一般应将利息和手续费从原价中扣除;如融资租入的固定资产价值不大且期限不长,利息和手续费也可不单独核算。

接受捐赠取得的固定资产,以按照本制度的规定确定的价格加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价;如系旧的固定资产,还应按新旧程度估计累计折旧。

盘盈的固定资产,以重置完全成本作为原价,并按新旧程度估计累计折旧。

因扩充、更换、翻新和技术改造而增加价值的固定资产,按照所发生的有关支出增加固定资产原价。

需要安装的固定资产,其安装费用一并计入原价。

二十六、 固定资产的折旧采用直线法。

固定资产的应计折旧额按照固定资产的原价和分类折旧率计算。固定资产的折旧率根据固定资产的原价、估计残值和使用年限计算确定。估计残值为原价的10%。

固定资产应当自投入使用月份的次月起,按月计算折旧;停止使用的固定资产,自停止使用月份的次月起,停止计算折旧。固定资产折旧足额后,仍可继续使用的,不再计算折旧;提前报废的,不补计折旧。

因扩充、更换、翻新和技术改造增加价值而调整原价的固定资产,应当根据调整后原价、已计折旧、估计残值和尚可使用年限计算折旧。筹建期间用于本企业工程施工的固定资产,能够在工程竣工时一次,也能够在工程施工期间按期计算折旧,并计入有关工程成本。在筹建期间使用,但与工程施工不直接有关的固定资产的折旧,应当计入开办费。以融资租赁方式租入的固定资产以及以经营租赁方式租出的固定资产,应当计算折旧。房屋建筑物以外的长期闲置未用的固定资产,不计折旧。

累计折旧应当单独核算,并在资产负债表中作为固定资产的减项单独反映。以融资租赁方式租入固定资产的累计折旧,应当另行核算。

二十七、 固定资产每年盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符,应当于查明原因后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。盘盈的固定资产,按原价扣除估计累计折旧后,计入营业外收入;盘亏的固定资产,按原价扣除累计折旧和过失人或者保险公司等的赔款后,计入营业外支出。在企业工程施工中发生的固定资产盘盈或者盘亏,应当计入有关工程成本。

由于出售、报废或者毁损等原因而发生的固定资产清理净损益,应当计入营业外支出或者营业外收入。在企业工程施工中发生的固定资产清理净损益,应当计入有关工程成本。

筹建期间发生的与工程不直接有关的固定资产盘盈、盘亏和清理净损益,以及由于非常原因而造成的固定资产清理净损失,应当计入开办费。

二十八、 本企业的在建工程包括施工前期准备、正在施工中和虽已完工但尚未交付使用的建筑工程和安装工程。在建工程应当单独核算,并在资产负债表中单列项目反映。筹建期间在一年以上、工程项目较多且工程支出较大的,能够分项目进行核算。

在建工程应当按照下列方法登记入帐:

工程用材料,比照本制度第二十条的规定;

待安装设备,比照本制度第二十六条的规定;

预付工程款,按照预付的工程款项;

工程管理费,按照实际发生的各项管理费用;

自营工程,按照直接材料、直接工资、直接机械施工费以及所分摊的工程管理费等;

出包工程按照应支付的工程价款以及所分摊的工程管理费等;

设备安装工程按照所安装设备的原价、工程安装费用、工程试运转支出以及所分摊的工程管理费等。

企业在筹建期间购入或投入不需要安装的设备,也能够经过在建工程核算。

二十九、 在建工程发生报废或者毁损,在扣除残料价值和过失人或者保险公司等的赔款后的净损失,一般计入继续施工的工程成本;对于非常原因造成的报废或者毁损,其净损失在筹建期间计入开办费,在投入生产经营以后计入营业外支出。

工程交付使用前因进行试运转发生的净支出,计入工程成本。在试运转中形成产品且能够对外销售的,应当以实际销售收入或者预计售价作为产成品成本,同时冲减在建工程成本。

三十、 虽已交付使用但尚未办理竣工决算的工程,一般自交付使用之日起,按照工程预算、造价或者工程成本等资料,估价转入固定资产,并按照本制度第二十七条的规定计算折旧;竣工决算办理完毕之后,应当按照决算数调整原估价和已计折旧。

第七章 无形资产和其它资产

三十一、 企业的无形资产,包括工业产权、专有技术、场地使用权和其它无形资产,应当分别核算,并在资产负债表中分别列项反映。

投资人投入的无形资产,按照合同、协议或者企业申请书中所列金额以及由企业负担的有关费用入帐;

购入的无形资产,按照实际支付的价款入帐。

三十二、 无形资产应当自企业开始受益起按照规定的期限分期平均摊销。没有规定期限的,按照预计的受益期或者不少于 的期限分期平均摊销。

三十三、 本企业的其它资产,包括开办费、筹建期间汇兑损失、递延投资损失以及需要分期摊销的其它递延支出,应当分别核算,并在资产负债表中分别列项反映。

开办费按照企业在筹建期间发生的注册登记费、人员工资、差旅费、职工培训费、董事会费以及其它不计入固定资产和无形资产购建成本的费用金额入帐;

筹建期间汇兑损失,按照企业在筹建期间的实际发生额入帐;

递延投资损失,按照投出资产的实际作价与帐面价值之间的差额入帐;

其它递延支出,按照实际发生的有关支出入帐。

三十四、 其它资产应当按照以下方法进行摊销:

开办费和筹建期间汇兑损失,自企业投入生产经营起按照不少于5年的期限分期平均摊销;

递延投资损失,按照投资期限或者不少于 的期限分期平均摊销;

其它递延支出,按照预计的受益期或者不少于 的期限分期平均摊销。

第八章 流动负债、长期负债及其它负债

三十五、 外商投资企业的流动负债,包括短期借款、应付款项、预收货款(预收定金)和预提费用等。

短期借款、预收货款(预收定金)和预提费用等,应当分别核算;应付款项,应当按照应付票据、应付帐款、应付工资、应交税金、应付股利和其它应付款等分别核算。有多种货币的流动负债还应按不同的货币分别设帐登记。

职工奖励及福利基金和其它负债性基金,视同流动负债进行核算。

对于自年度资产负债表日起一年以上的应付款项,应当在年度资产负债表长期负债类下单列项目反映。

三十六、 本企业的长期负债,包括长期借款、应付公司债和融资租入固定资产应付款等,应当分别核算,并在资产负债表中分别列项反映。

对于自年度资产负债表日起一年内即将到期的长期负债,应当在年度资产负债表流动负债类下单列项目反映。

三十七、 企业的其它负债包括筹建期间汇兑收益和递延投资收益等,分别经过筹建期间汇兑损失和递延投资损失等帐户核算。

三十八、 各种负债的利息应当按照约定的利率逐期计算。

与购建固定资产等直接有关的利息,在所购建的资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前,应当计入有关资产的购建成本;其它利息,在筹建期间,应当计入开办费,在生产经营期间,应当作为本期费用。

第九章 投资人权益

三十九、 本企业的投资人权益,包括实收资本、资本公积、储备基金、企业发展基金和未分配利润等,应当分别核算,并在资产负债表中分别列项反映。

四十、 实收资本是指投资人按照合同、协议或者企业申请书的约定实际缴入的出资额。

现金投资,按照实际存入企业开户银行的金额入帐;

实物投资,按照合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额入帐。

无形资产投资,按照合同、协议或者企业申请书所列金额入帐。

实收资本登记入帐后,如果与中国注册会计师的验资报告不符,应当按照规定进行相应的会计处理。

四十一、 投资人缴入的出资额,如果需要折合记帐本位币,在有关资产帐户中,按照本制度第五十四条的规定折合。在实收资本帐户中,按照合同约定的国家外汇管理局公布的外汇牌价(以下简称国家外汇牌价)折合;合同未作约定的,按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合。

按照收到出资额时的国家外汇牌价折合记帐本位币的企业,如果登记注册所用的货币与记帐本位币不一致且投资人缴入出资额的时间不同,在实收资本帐户中,应当按照第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。投资人如果分期出资,其各期出资都应当按照第一期第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。

由于有关资产帐户与实收资本帐户所采用的折合汇率不同而产生的记帐本位币差额,应当作为资本公积核算。

外资企业一般按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合其实收资本帐户。

四十二、 中外合作经营企业依照有关法律、法规的规定在合作期间归还投资人的投资的,对已归还的投资应当单独核算,并在资产负债表中作为实收资本的减项单独反映。

四十三、 资本公积包括捐赠公积、资本折算差额以及资本溢价等。

捐赠公积是指因接受现金或者实物捐赠而增加的投资人权益。现金捐赠,按照受赠的金额入帐。实物捐赠,对于附有发票帐单的,按照发票帐单所列金额入帐;无发票帐单的,参照同类实物的国内或者国际市场价格入帐。如受赠的系旧的固定资产,应当按照原价与估计累计折旧之间的差额入帐。

资本溢价是指投资人缴付的出资额大于注册资本的差额。

第一十章 成本和费用

四十四、 企业在生产经营过程中发生的物质消耗、劳动报酬及各项费用,都应当按规定计入成本、费用。

企业在生产经营中所耗用的各项材料,应当按照实际耗用的数量和帐面单价计算,计入成本、费用。

企业应付职工的工资,应当根据规定的工资标准、工资形式、奖励津贴等制度,以及工时等记录资料正确计算,计入成本费用;按规定支付的中方职工保险福利费用、退休养老基金、待业保险基金、住房补助基金以及国家对中方职工的各项补贴等,也应以工资项目计入成本、费用。

企业在生产经营过程中所发生的其它各项费用,都应以实际发生数计入成本、费用。凡应由本期负担而尚未支出的费用,应当作为预提费用计入本期成本、费用;凡已经支出,应由本期和以后各期分担的费用,应当作为待摊费用或者递延支出分期摊入成本、费用。

四十五、 企业应当按照规定的成本项目和费用项目,汇集生产经营过程中所发生的各项支出。

销售费用包括销售佣金、代销手续费、广告费、租赁费和销售服务费用,以及销售部门人员工资、差旅费、折旧费、修理费、办公费、物料消耗、低值易耗品摊销和其它经费。

管理费用包括管理企业所发生的各项费用,包括公司经费、工会经费、董事会费、顾问费、诉讼费、交际应酬费、税金(包括城市房地产税和车船使用牌照税等)、场地使用费、技术转让费、无形资产摊销、其它资产摊销、坏帐损失、职工培训费、研究发展费和其它管理费用。

财务费用包括利息支出(减利息收入)、汇兑损失(减汇兑收益)、金融机构手续费及其它因理财活动而发生的费用。

营业支出包括业务经营过程中所发生的各项支出,可按照服务类别分别汇集。

第一十一章 收入、利润及利润分配

四十六、 企业的营业收入,包括主营业务收入和其它业务收入,应当分别核算。主营业务收入,能够分为饭后店租金收入、非饭后店租金收入、管理费收入、各种劳务或者服务收入等。

营业收入的实现,一般为服务或者劳务已经提供,价款已经收讫或者已经取得收取价款的权利。

取得收取价款的权利,在委托银行收款的情况下,为向银行办妥托收手续;在委托代销的情况下,为收到代销单位的代销清单。采取产品分成方式的,以投资人分得产品为营业收入实现。采取分期收款销售方式的,能够按照合同约定的收款日期确定营业收入的实现。

营业收入应当按照实际或者应予收取的款项登记入帐。销售退回应当从营业收入中扣除;销售折扣或折让应当单独核算,并在利润表中作为营业收入的减项单独反映。

四十七、 企业的利润总额,包括营业利润和营业外收支净额。

营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利,再减去销售费用、管理费用和财务费用、加上其它业务利润的净额。其它业务利润为其它业务收入减去其它业务支出的净额。

营业外收支净额为营业外收入减去营业外支出的净额。营业外收入包括投资收益、投资作价收益、固定资产盘盈、处理固定资产收益、罚款收入和以前年度收益等;营业外支出包括投资损失、投资作价损失、固定资产盘亏、处理固定资产损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失和以前年度损失等。营业外收入和营业外支出应当分别核算,并在利润表中分别列项反映。

四十八、 企业一般应当按月计算利润。按月计算利润有困难的企业,经主管财政部门或国务院有关主管部门批准,能够按季或者按年计算利润。

利润的计算,在年度内,采用表结法,年度终了,采用帐结法。

四十九、 企业应当依照有关法律、法规的规定从所得税后利润中提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金(外资企业能够不提企业发展基金)

储备基金除经批准用于弥补亏损和增加资本,企业发展基金除经批准用于增加资本,其帐面余额不得减少。职工奖励及福利基金应当用于企业职工的非经常性奖励或者各项集体福利,其中形成的房屋、设施等资产,不得作为企业的财产。

提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金后的利润,为可供分配给投资人的利润。

五十、 年终结帐以后发现的应调整本年度会计事项,应当在下年度有关帐户中进行调整,并在报表中作相应反映。涉及以前年度损益计算的,应当分别情况计入营业外收入或者营业外支出,或者调整未分配利润和应交税金帐户。

五十一、 企业本年的利润总额、应缴纳的所得税、提取的储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金、分配给投资人的股利(包括本年分配的以前年度未分配利润),以及年初未分配利润、年初未分配利润调整数和年末未分配利润,均应当在利润分配表中分别列项反映。

第一十二章 外币业务

五十二、 外商投资企业的外币业务,是指以记帐本位币以外的货币进行的款项收付、往来结算以及计价等业务。

外币帐户,包括外币现金、外币银行存款、以外币结算的债权(如应收帐款、应收票据等)和债务(如应付帐款、应付票据、应付工资、应付股利等),应当与非外币的各该相同帐户分别设置,并分别核算。

五十三、 企业发生外币业务时,应当将有关外币金额折合为记帐本位币金额记帐。除另有规定者外,所有与外币业务有关的帐户(包括外币帐户和对应的非外币帐户)无论增加或者减少,均采用业务发生时的国家外汇牌价(原则上采用中间价,下同)作为折合汇率,本企业采用当月1日的国家外汇牌价的中间价作为折合汇率。

五十四、 每月终了,各种外币帐户(不包括按调剂价单独记帐的外币帐户)的外币月末余额,应当按照月末国家外汇牌价的中间价折合为记帐本位币金额。按照月末国家外汇牌价折合的记帐本位币金额与帐面记帐本位币金额之间的差额,作为汇兑损益,计入当期损益。

筹建期间发生的汇兑损益,应当经过筹建期间汇兑损失帐户单独核算。同期汇兑损失和汇兑收益相抵后,如为损失净额,应当按照本制度三十五条的规定进行摊销,摊余价值在资产负债表其它资产类下单列项目反映;如为收益净额,其会计处理方法能够由企业在下列三种方法中选定:

1、自企业投入生产经营起按照5年分期平均转销;

2、留待弥补企业生产经营期间发生的年度亏损;

3、留待并入企业的清算收益。

筹建期间汇兑收益的帐面余额应当在资产负债表其它负债类下单列项目反映。

与购建固定资产等直接有关的汇兑损益,在所购建的资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前,应当计入有关资产的购建成本。

五十五、 在外汇调剂中卖出或者买入外币,应当按照实际调剂价记帐。

卖出外币的实际调剂价与该外币帐户的原记帐本位币金额之间的差额,应在月末时按照本制度第五十五条的规定一并调整。

买入的外币应当按照实际调剂价单独记帐,并在支用时按照帐面调剂价折合记帐本位币金额记帐。帐面调剂价能够采用先进先出、加权平均或者逐笔认定等方法确定。

五十六、 企业在销售业务中取得的外汇额度,应当在辅助性备查帐簿中登记,并在资产负债表的附注中予以说明。将该项外汇额度经过外汇调剂卖出取得的收入,应当作为汇兑损益处理。

第一十三章 清算业务

五十七、 企业的清算业务,包括企业依照有关法律、法规的规定解散、终止进行清算时发生的财产作价及处理、债权债务的清理、清算费用及损益的核算和剩余财产的分配等。

五十八、 财产清算的作价方法,按照有关法律、法规,由清算委员会确定。

五十九、 清算费用包括企业在清算过程中为进行清算工作而发生的各项支出。清算损益包括清算期间的继续经营损益、财产处理损益以及无法收回的债权和无法归还的债务等。清算损失与清算收益相抵后的净额与清算费用之和或差,为清算净损益,在资产负债表中单列项目反映。

清算终了,如果为清算净收益,应当依照税法规定缴纳所得税。

六十、 企业的剩余财产,应当按照规定进行分配。

六十一、 企业自清算开始,应当视作会计年度终了,按照本制度的规定,编制并报送会计报告。清算期间跨年度的,应当于年度终了,编制并报送资产负债表和清算损益表;清算终了,编制并报送自清算开始至清算结束的清算损益表和财产分配表。

清算终了的会计报表的报送时间应当在企业注销工商登记之前。

第一十四章 会计科目和会计报告

六十二、 企业的会计科目是参照财政部制定的外商投资旅游企业会计科目设置的。

会计科目一般分为资产、负债、投资人权益和损益四大类,参照行业会计科目的规定分类顺序编号。

六十三、 本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。

会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表以及利润分配表等有关附表。需要上报汇总的资产负债表、利润表和利润分配表,必须按照财政部制定的旅游企业会计报表格式及项目内容编制;其它报表能够由企业根据需要,参照财政部制定或者由财政部审核同意的行业会计报表格式及项目内容编制。

财务情况说明书的主要内容包括:

1、投资总额、投资构成以及投资进度;

2、资本变动情况;

3、生产经营情况;

4、盈亏情况及利润分配情况;

5、资金变动及周转情况;

6、外汇平衡情况;

7、主要税费的交纳情况;

8、财产的盈亏损废情况;

9、会计核算方法的变更;

10、其它有必要说明的情况。

六十四、 季度会计报表和年度会计报告应当分别报送主管财政部门、当地税务机关、企业主管部门以及投资人。年度会计报告还应当报送原审批机关。

季度会计报表应当于季度终了后15天内报出,年度会计报告应当于年度终了后4个月内连同中国注册会计师的查帐报告一并报出。

第一十五章 会计档案

六十五、 企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其它重要文件,如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。

六十六、 企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。会计档案必须妥善保存,不得丢失损坏。

会计凭证会计帐簿和月份、季度会计报表,至少保存 。年度会计报告(包括清算会计报表)及其它重要会计档案必须永久保存。

六十七、 会计档案保存期满销毁时,应当抄具清单,经企业主管部门同意后销毁。

销毁会计档案的清单应当永久保存。

六十八、 清算结束时,企业的会计档案一般应当移送原企业主管部门保存。移送会计档案的清单,应当抄报原主管财政部门。

政策及执行程序

主题: 采购制度及程序

政策:

制定***公司采购制度及程序

目的:

当公司的业务运作进行时,采购部是负责公司一切物品的采购及服务的部门,公司一切所需求的物品必须经由采购部负责采购,公司不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为,无论现金(零用金除外〕及非现金的交易,需用部门必须按照采购程序,经过审批手续后,由采购部办理。采购部要提供最新的市场信息的资料给需求部门,且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务,搜集良好的品质的物料和供应商来配合公司的政策,采购人员必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制,并能按各部门的要求,购入质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润,节约资金之目的。

采购程序:

一 采购货品分类:

1. 货舱存货补充－－仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时,应及时提出补充要求,保障公司任何时间均有合理的物料供应。

2. 部门新增的物品－－运作部门在业务所需时,须要新增设备或添加物料 时,所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后,由采购部门进行洽购,以适应新的业务发展。

3. 部门替换旧有设备或物品－－当公司的业务运作至一定周期时,操作设备,器材,用具,低值易耗品等物品,均需按情形更新,补充。

4. 物品和饮料供应－－食物及饮料供应品因性质不同,且受客人流量和消费的影响,故每天都有极大的流量,加上品质方面的选定,需要厨房部,饮食部,采购部和成本控制部的合作,以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品,因此,其采购申请和程序与其它部门不同,除了批量的采购外,亦有每天补充用料的每日市场采购。

5. 燃油和燃料

6. 维修物料和工程零配件。

7. 急用和零星用品

二．货舱存货补充,部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序

1. 采购申请

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1.1 货舱存货补充

各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线,在存量接近或低于补充线时,即需要补充货仓之存货,货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门,表内必须注明以上资料:

货品名称

a. 平均每月消耗量

b. 库存数量

c. 最近一次订货数量

d. 最近一次订货数量建议

e. 提供本次订货数量建议

f. 若有可能应随附样品

有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充,如有任何转变或更改,应予注明,然后送回货仓主管,货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。

1.2 部门新增物品

若有部门欲增置新物品,部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在内,如没有预算,应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。

1.3 部门替换旧有设备或物品

如部门欲替换旧有设备或物品,应先填写一份”固定资产,物品损失或损坏报告”给财务经理审批,经审批后,将一份损失或损坏报告副本和采购申请表送交采购部。

2. 采购申请单

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2.1 所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后,整份共四页交给采购部。

采购申请单一共四页,在经行政办批准后:

第一页:收货部存档(存收货组准备收货)

第二页:采购部存档

第三页:财务部存档(应付会计核算)

第四页:部门存档

2.2 填写采购申请单时部门主管应注意的事项:

a. 货品名称,规格,数量及数量单位必须列明

b. 如货物必须在指定日期前收到请注明

c. 此申请单只限于部门主管签署

d. 部门主管必须紧记,此申请单交往采购部之日起,采购部需要找供应商之报价,选择供应商,然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单,制造至送货需要一定的时间,故请各部门主管详细计划订货时间,及时发出申请表,以配合货品之应用。

3. 检定申请单

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当采购部收到采购申请单后,应作出以下覆查,以防错漏。

3.1 签署核对

检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。

3.2 数量核对

覆查存仓数量及每月消耗,决定采购申请表上之数量是否正确,因过多或过少都会产生很多不良后果。

过多存货引起的问题有:

a. 流动资金减少而束缚于存货成本,

b. 保险费及存货成本增加,

c. 货品残变或过期的可能性而形成损耗,

d. 货品有被盗之危险而招损

存货不足引起的问题:

a. 出品产生缺项,令到客人不满或令整个预定的供应计划改变,影响业务素质和公司形象

b. 匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控,

4. 供应商

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4.1 联络供应商

我们能够利用电话,传真或其它通讯途径联络供应商要求资料,报价及样品,供应商资料可从以下来源获得:

a. 营业代表的来访

b. 供应商目录及邮寄小册子

c. 刊物或电话黄页,报刊上的广告

d. 展览会

e. 有关部门的介绍

4.2 选择供应商

在采购方面,选择供应商是一项十分重要的环节,故我们选择供应商时要考虑以下条件:

a. 稳固财政:最好选择有稳固财政能力的供应商,因这样对保持公司货品水准,数量及交货期有一定的保障,

b. 品质的统一:所选择的供应商必须符合公司要求的物品,令公司保持一贯稳定水准,

c. 地区:若品质或数量能够接收的话,最好选择本地的供应商,从而节省税项,运输及保险费用,且联系方便,易於随时检查合同的执行情况,

d. 价格:如所有供应商之货品,品质,数量及交货期都能符合公司要求,选择供应商便选择价格最低的一家,若品质条件不同则应与需货部门共同考虑,协商核定最符合公司要求的供应商,

e. 维修保养:如所购买之货品是需要日后有维修保养的,选择供应商便需要注意这一项,因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本,采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法,属于机电,器材等项目的购买,事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与公司的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况。

5.报价单

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公司的制度,报价单需要最少三家作出比较,但要视货品质量和种类,和货源供应而定。

报价种类

5.1 口头报价:口头报价只可接受于经常翻订,而质量价格与供应商最后一次订货完全相同,除每天市场采购外,其它采购业务应绝对避免。

5.2 书面报价:这是最完善的报价方法,新置货品必须采用此种方法,其它采购业务应尽量以此种方法进行,以免临时发生变化,

5.3 投标方式:对于价值大的工程项目,最好发出投标之邀请信给有潜力的供应商,并要求于指定日期内报价,过期作废,公司对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争,择优选取。

6.物品评价及选择

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选择货品时,采购部需集中有关部门意见,并详细分析报价单中资料,以确保正确的选择。

6.1 样本测试

a. 当需要某种货品时,采购部可要求供应商提供样品

b. 样品交予需求部门进行种种测试及提供意见,例如:布草洗涤的测试等

c. 为求公平,供应商的名字无需提供给需求部门

d. 在进行测试时,采购职员需在场证明

e. 测试需由需求部门提供书面报告给采购部

7. 议价

＝＝＝＝＝＝＝＝＝

一般物品的价值和数量较大时,我们能够和供应商作议价以进一步达成对公司较为有利的协议,而且我们不单可在价格方面洽谈,甚至物品的质量,交货期或一切细节,经过议价,价格可减低,这样,对公司有直接的利益,在以下的情况中是没有多大作用的,可是仍应尽力尝试。

a. 小数值的购买

b. 唯一供应的来源

c. 法律规定的价格

d. 已定折扣之价目表

e. 紧俏的市场商品

8. 决定

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当一切步骤完成后,采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内,连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。

9. 定购

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采购申请表一经财务经理及总经理审批后,交回采购部,采购部可按第2项的安排分派采购申请单给规定的部门,而采购人员应马上准备采购单给供应商,及时进行采购物料。

9.1 采购定单

采购定单乃公司正式给予供应商之授权文件,此份定单一式六份,而其中之供应商,货品内容资料,数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。

采购定单一式六份:

第一份:供应商

第二,三份:采购部

第四份:会计部

第五份:收货部

第六份:需求部门

a. 采购定单必须之资料:

—货品供应商名称,地址及有关资料

—采购申请单之号码

—定单日期

—需求部门

—品名,质量,种类描述,数量,单价,交货期,运输方式及验收标准

—总值

—付款方法

b. 采购定单中的有效签名:

采购定单中授权的有效签署处加盖公司的合同专用章外,另需按公司规定的分级授权加签,例如:

—总值在 100.00 元人民币以下,只需

财务经理签字批准

—总值在 100.00 元人民币以上,需要

财务部经理

总经理或授权之付经理签字批准

9.2 合同

有关服务性质之要求,工程项目或高总值及数量大的物品之定购,我们能够用采购合同代替采购定单,采购合同是一份互相协定的有效法律文件,一经签署,双方便要遵守合同上的细则。

a. 合同的目的:

买卖双方经由合同来确认双方的责任,保障双方利益

合同经双方盖章及签署后,彼此各执一份以作为凭证,完善合同的效力

合同足以约束买卖双方的行为,减少违约事件的发生,保障合同的有效执行

b. 工程合同细则应详细列明:

—工作范围－物料供应,安装家私设备

—规格,质量标准及验收标准和方法

—其它费用－杂项开支,超时,利息,工人工资,保险等的承担

—完成工期和工程进度界定方法

—延期完工之赔偿

—保养期及维修事项的规定

—工程进度款,保障金等的付款方法和规定

c. 物品或服务性采购合同细则应列明:

—详细的采购项目标的质量,规格,数量,包装的规定

—交货期限,运输方法及交货地点

—付款细则和验收方法

—维修保养方法及收费

—保证的年限

—接受或拒绝货品程度和处理方法

—什么情形下可取消合同

—合同的权利(违约赔偿及其它权益保障)

10. 其它

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10.1 采购定单之跟踪

当定单发出后,采购部需跟催整个过程直至满意收货

以下情况乃采购部需要跟催的:

a. 货品未能依期交货

b. 交货数量或品质与定单出入

c. 新聘的供应商或改变供应商

d. 唯一来源但有问题的供应商

e. 供应商未能履行合同的责任

10.2 采购定单的取消

a. 公司欲取消定单:

如因某种原因欲取消已发出之定单,供应商可能提出取消的赔偿,故采 购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办法。

b. 供应商欲取消定单:

如供应商欲取消定单,采购部必须能够找到另一个供应商,并立即通知需 求部门,为保障公司利益,供应商必须赔偿公司人力,时间及其它经济损失。

c. 违反合同:

合同上应已载明详细细则,若有违反,便应依合同上所载作处理。

10.3 收货

收货乃收货组之责任,但采购仍对货品作出必要的检查,以保障公司购入 适当货品,当送到的货品有问题时,数量不符,品质掺假,过时未到,采购部便需被即时知会,以作进一步行动。

10.4 档案储存

要有完善的采购资料,必须有完善之档案储存,这样便有快捷之资料存查。

a. 采购部需存两份采购单,但档案储存编排便有不同之处

一份是以顺号码方式排列,此档案资料永远保留。

另一份乃依据部门划分,然后才依号码排列,一切有关文件需要连同一 起,此档案保存三年后经财务部经理同意后可毁灭。

b. 供应商及出品资料:

为方便随时提供资料予部门参考,采购部需将所有供应商目录,小册子储 入档案备查。

c. 价目记录:

每类货品备有一份详细的采购记录,该记录中将一切曾采购的供应商,价 目,采购日期,折扣,数量清楚列明,以便日后作价格走势分析或重购时之存查。。

d. 存货及用量记录:

此记录乃由仓务提供,采购部可从报告中得知每月用量和存货,该等资料 对采购部协助财务部预计未来用量以配合市场价,是很有帮助的。

e. 供应商记录:

当选择供应商时,采购部需考虑其过去表现,如交货是否依时,服务水准,价格等,故此,此份记录便是记录供应商一切表现,方便采购部作参考及评价。

f. 其它档案:

全公司有关技术性的图纸样本,印刷品等均需集中储存妥当,待有需要时翻查。

注意

:为避免资料之遗失,借出之资料必须登记及退还。

四．小额现金购买

当物品的价格是低于议定的小额现金零用数量时,(RMB100,00),各部门主管可自行先购,但必须先查看货仓是否有存货或代用品。

当赎回现金时必须填写零用金单,连同发票一起交回财务部,经财务经理审批后,取回现金。

五．采购的德行

因采购部是直接与供应商接触的部门,故其所聘用的职员必须有诚实,不偏私之作风,才可成功地处理其工作,为防止舞弊,除公司订立的员工守则内之有关规定外,下列各项规定采购部职员亦应严格遵守:

1. 严禁职员将公司资料或供应商资料外泄,以保供应商之间的公平竟争。

2. 严禁职员收取供应商提供的任何利益

3. 职员严禁与供应商除在公事联络外有任何私人(除正常社交活动外)往来

4. 职员需以公正的态度,客观地处理每次选择

5. 职员除获公司批准外,不得兼任其它任何职务,

6. 职员在任职期间,禁止经营或以任何形式参与经营牟利或牟利之商业活动

7. 职员应主动与业务部门联系,密切配合营业运作,要主动寻找货源

8. 要确立货比三家的精神,即使是紧俏商品,除确属独家经营的情况外,亦应设法多找货源比较

9. 要对本身的工作有投入感,尽量做到对各项物料的来源和价格,心中有数,在工作上要注意快速,准确,节约,高质量的办事方向,以最低成本,购入最高质量的物料,因此事前的市场资料应有充分的掌握,

10. 对客商和公司的员工要保持友善和礼貌的态度,公正廉明地完成每一项采购任务。

六．系统采购作业流程

采购部的事物管理工作由采购经理负责,采购经理向财务经理负责,其职责包括:

1. 组织采购部人员进行采购工作,统一采购管理

2. 进行市场信息调查,编制物价报告

3. 控制采购行为,控制物料成本,节约资金支出

4. 协助存货管理,避免库存积压

5. 分析进货倾向,稳定货源供应,

6. 协调质量控制,平衡物料比重,

7. 调查同行作业倾向,支持厨房超前导向作业,

8. 研究业务改良,提高作业效益。

为了使采购部经理能顺利执行以上8项指标:

采购经理享有以下的工作职权:

1. 接受及办理行政办及财务审批同意的采购申请单的采购工作

2. 拒绝及退回不符合规定的采购申请单

3. 拒绝未经批准的采购要求

4. 核查采购申请单,进行采购,报价工作,选择及建议选定供货商

5. 在获得财务经理及总经理批准后,才能签订采购合同及采购确认文件

6. 安排采购人员的采购工作

7. 督导并评估采购人员的工作表现

8. 严格要求采购人员遵守公司各项规章制度及采购纪律

9. 控制及检查采购物料的质量,数量

10. 拒绝接受不符合采购订单或其它采购文件指定标准的物料

采购部的工作流程:

市场资料搜集:

应尽可能在平时多做市场调查,掌握市场信息,对公司的各种物料事先掌握最新资料和供货渠道及价格,避免在使用部门提出要求后方才开始寻找货源和有关资料的被动情况。

资料管理:

所有的市场供货资料,订货文件,采购记录等应集中由专人管理,避免造成分散,脱节,无法跟查,从而导致工作出现漏单,重复或中途搁置等情况。

采购申请单的收单记录:

所有各部门送交的采购单应统一交由专人办理登记后,再交专人具体办理询价,议价,采购等具体工作。

定价和建议供货商:

在完成询价和议价工作后,应进行比较报价,决定选择供货商,完成采购申请单内需要填写的各项物料的资料,交送财务经理和总经理批准。

订货单和合同的发出:

在采购申请单获得必须的批准签署后,将送回采购部,并按以下部门分发;

首联－－收货部

二联－－采购部

三联－－会计部

四联－－申请部门

其中的三联和四联应在完成登记后即时发给会计部和申请部门,首联及二联

则交采购部经理进行分派,按每张采购申请单的性质,制作采购订货单(一般市场和百货项目)和采购定单(进口,或大批量订货,或对方不接受订货合同单位的定购)或采购合同。

在完成采购订货单,采购定单,或合同后,首联和前述三种定购文件的其中一种副本应即时交到收货部,作为收货授权文件,有关的定购文件的其它副联亦应交给采购部存档备查。

到货核查:收货组在每日完成收货工作后应将收货记录和相关的采购申请单首联和有关订货文件在送成本控制组前先交到采购部进行核查。经采购部核查加签后的收货记录等文件应即时送给成本控制办理入帐。

订货单和合同的核查:采购部应根据到货情况检查每张采购定单和合同的执行情况,并在该订货文件确已完成后在该订货文件上加盖”完成”字样的印章,以资分辨完成及未完成的采购事项的跟进,已完成的订货文件应按供应商区分存档备查。

跟进采购:采购部应对经办的工作养成凡事跟催跟办的习惯,不可找籍口放缓,拖迟,放弃,或以任何理由不予跟催,在确实有困难时应即时向上一级主管人员请示,要清楚认识到拖延任何一项采购要求都可能令公司蒙受不可估测的损失或在运转上灵。

进口物料的采购;

按公司规定,所有的进口物料的采购必须经过正常渠道按有关的正式手续去进行。根据现行的采购政策,只有在国内确实无法购买的项目,或国内未有可接受的代用品,或在国内购买的价格高于国外时方可办理进口采购,所有进口采购的办理由采购部经理执行,其程序如下:

1. 当采购项目无法在国内进行采购时,即转为国外采购,制作”采购申请单变更事项通知单”,正本通知申请部门,报经上级批准以后将采购申请单转采购部办理进口采购。

2. 采购部在接到申请单后应填具专门送至供货单位的报价单,通知供货单位的负责人对所购物品进行报价和提供货品的有关资料。

3. 采购部在收到供货单位的报价后应尽快办理采购申请单的审批,并同时办理有关的进口批文。

4. 在采购申请单获得批准后应立即把采购订货单给供货单位,并跟催进境运输,到货报关,清关事项。

5. 若在办理过程中有任何变更,仍应用”采购申请变更事项通知单”通知有关的申请部门。

6. 在办理过程中要注意供货单位提供的货品是否和申请部门提出的要求相同,如有差异应立即与申请部门确定可否使用。

七．每月价格索引

采购部对所需采购的一切物品应建立档案,设置目录,并随时登录变化的价格,每月底做出一份价目表,供各部门参考。

八．年度报告

每年年末采购部应写一份采购工作年度报告,就以下几方面内容予以说明:

1． 本年采购预算执行情况

2． 超预算的原因

3． 各项物品采购结构的变化

4． 整体价格水平的变化

5． 存货周转情况

6． 各类合同执行情况

7． 如何适应当前市场的变化

8． 明年采购工作如何做

政策及执行程序

档案名称 : 生效日期 :

政策号码 : 修改日期 :

部 门 :财务部 批 准 :总经理

政策:

加强资金预算管理,严格控制各项开支,避免不必要的浪费,保证各项经营工作顺利运行

目的:

明确现金支出的申报程序及每期各项开支的范围,使资金管理制度化、程序化、规范化

程序:

一、编制资金支出计划表

1、 每月月初5日之前,各部门根据实际需要按财务部提供的预算表格及要求编制出本部门的各项开支预算。

”项目名称”栏:填写需购置的物品或付费项目名称

”计划金额”栏:填写需购置的物品及付费项目的金额,凡能确定计划开支金额的可由部门填写,凡需购置的物品,价格金额不能确定的须提前报采购部门予以询价,之后计算出计划金额并填在”计划金额”栏

”摘要”栏:填制所购物品的用途及相关内容。

2、 资金支出计划表编制完毕后,部门经理须认真核对,力求全面、细致、符合实际,确认签字后报财务经理审核。

3、 财务经理须严格审核各项开支内容,对不符合要求的及与预算不符的项目可要求部门修改或取消,财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。

4、 总经理签字确认后上报业主审批。

5、 业主同意并批准后,财务部即可按此预算执行。

6、 在预算执行过程中,对预算之外的各项开支且部门认为必须购置的需打报告说明原因并

上报业主审批后方能支出。

二、编制资金支出计划执行情况表

每月各部门要编制上期资金支出计划执行表,对超预算支出的要说明原因。财务部对各部门上报的资金支出计划执行表进行审核后汇总,将当期的资金支出计划表及上期的资金支出计划执行表于每月10日前上报业主审批。

三、现金及支票申请程序

1、预算内各项开支



提出申请 审批转 审批转

申请人 部门经理 财务经理 总经理

2、预算外各项开支

提出申请 审批转 审批转 审批转

申请人 部门经理 财务经理 总经理 业主

政策及执行程序

档案名称 : 生效日期 :

政策号码 : 修改日期 :

部 门 :财务部 批 准 :总经理

政策:

建立健全供应商管理制度,理顺采购部与供货商之间的关系,合理安排和使用公司资金,建立良好的客户关系,维护公司信用。

目的:

为了加强***公司的资金管理,有效地利用公司的资金,加速资金的周转。

程序:

一、供应商结帐

(一)、每月15日前采购部根据与供应商对帐结果,填写支票申请单,连同采购申请单、收货单供货商联及发票一并送到计财部,计财部审核后再经总经理审批后付款。

(二)、流程:供应商送单 采购部填写支票申请

计财部审核 总经理批准 付款

注:物品、食品结帐需附收货报告。固定资产购置需附采购申请单、收货报告。付供应商货款,原则上押后两个月付款。

二、零星购置物品的结帐程序

(一)、采购人员填写支票申请单或零用现金申请单,下附采购申请单、收货报告、发票报至计财部。

(二)、计财部总监审批后,再经总经理批准,出纳付款。

(三)、流程:采购部填现金支票申请单 计财部总监审批 总经理批准 付款

注:零星购置的大宗商品,10000元以内的,经主管的副总经理批准即可,10000元以上的须总经理批准后付款。

三、各项费用报销程序

(一)、员工个人费用报销程序

1,员工个人填写零用现金申请单,经本部门经理签字,计财部审核,再经总经理批准后付款。

2、流程:个人填写零用现金申请单 本部门经理签字 计财部总监审核 总经理批准 付款

注:所有员工福利及人员培训费,均需报人事部批准。BP机、手机服务费报总办批准。

(二)、部门自办个人垫款报销程序

1、报销人填写零用现金申请单后附发票、收货单,本部门经理签字后送计财部审核,经总经理批准后付款。

2、流程:报销人填单 计财部审核 总经理批准 付款

(三)、紧急情况借现金采购的报销程序

1、申请人填写借款单,本部门经理签字,1000元以下的经财务总监签字后即可付款,超过1000元以上的要经总经理签字后才能付款。然后按照以上的采购报销程序补办手续,报销时限为一星期。超过时限不报销的,财务部将停止支付该部门的任何款项,直至收到完整的报销手续为止。如果因为某种原因最后没有被批准报销的借款部门,要在一星期内将款项全额退还计财部。

2、流程:申请人填单 部门经理签字 财部总监审批 经理批准 付款

(四)、代销商品结算程序

1、公司各部门代销任何公司的产品必须事先由采购部签定代销合同。

2、代销品要先经过收货部做记录后才能送到相应的代销部门。

3、月末代销部门根据当月的销售情况同财务部核对无误后,由收货部填写当月已销售商品的收货报告。

4、代销部门根据发票,收货报告等填写支票申请单,本部门经理签字后送交财务部审核,经财务总监审批后再经总经理批准,然后付款。

5、流程:签合同 送货到收货部 代销部门销货 填写支票申请单 相关部门审批 付款

(五)、外包工程款结算程序

1、所有外包工程必须与承包方签定施工合同,附合同管理办法,并按合同约定付款。有监理的工程项经监理签字认可。

2、工程部根据合同及工程进度,填写支票申请单,本部门经理签字后报计财部审批。

3、计财部根据付款计划审核后,报副总经理审批。

4、经总经理批准后付款。

注:支付尾款必须附验收报告。

5、流程:工程部填支票申请单 部门经理签字 计财部审核 主管副总经理审批 总经理批准 付款

政策及执行程序

档案名称 : 生效日期 :

政策号码 : 修改日期 :

部 门 :财务部 批 准 :总经理

政策:

建立健全财产的进货预算、审批及日常管理,保证帐物相符、帐卡相符。明确谁使用谁管理的原则,把财产管理工作真正落到实处。

目的:

为了加强***公司各项财产物资的管理,保证物尽其用,防止发生物资积压、浪费、丢失,避免占压资金。

程序:

一、财产种类的划分:

根据外商投资企业财务制度规定,企业财产可划分为固定资产和流动资产,流动资产主要包括低值易耗品、物料用品、维修材料等。

(一)固定资产:

固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产经营有关的设备、器皿、工具等。不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在 元以上的,而且使用期限超过两年的,也应要做为固定资产。

单位价值虽然低于规定标准,但为公司营业的主要财产,也应视为固定资产。

(二)低值易耗品:

低值易耗品是指使用年限较短,单位价值达不到固定资产标准的各种用具、物品。它在性质上属劳动资料,一般能够多次参与周转而不改变其原有实物形态,使用过程中需要进行维修,报废时也有一定残值。有些物品价值虽达到低值易耗品标准,如易碎的餐具、瓷器、炊具、茶具等,但不列入低值易耗品中。

(三)物料用品:

物料用品是指为企业生产经营中所必须的单位价值低于低值易耗品标准的一次性消耗用品。

(四)维修材料:

为各种设备维修用配件,一次性使用的各类材料。

(五)废旧物资:

为企业已经报废的各类财产,所有入废旧物资帐的物品,均为经领导批准同意报废的物品,这类物品不论是售出或是领用,还是报废,都需要经财务部及总经理的批准。

(六)其它物品:

主要指无价保管品,客人赠送的礼品、客人丢失无法归还的物品,此类物品一律交库房验收并保管,开列清单,并予以登帐。对此类物品进行处理,必须报财务经理及总经理批准。

二、各类财产的管理办法:

(一)固定资产、低值易耗品的管理:

1、编制购置计划:

在年底前各部门应根据实际需要编制本部门下一年度的固定资产及低值易耗品的购置计划。编制完毕交财务部复核,并由财务部汇总,编制出公司的固定资产购置计划,请公司行政部门审议,审议经过后由总经理签字确认,上报业主批准。业主批准后由财务部安排具体执行计划。

2、固定资产、低值易耗品的购入、验收、领用手续:

(1)购入:公司所有的采购工作均由采购部办理,采购部须按照经公司批准的预算进行采购,临时追加计划的要由使用部门写报告,报送总经理批准方可执行。使用部门不得自行购置。任何物品无购置计划或未经财务部同意采购的财产物资,库房应拒绝验收,财务部不予报销,如使用部门在品种规格上有特殊要求,可派人与采购部人员共同选购,或由使用部门自行采购,但也要由采购部办理入库、报销手续。

(2)验收:收货部接到采购员购进财产,要根据定单和原始发票,检查规格、

质量、数量等,验收合格后需填制收货报告。收货报告要列明财产的品名、牌号、规格、数量、价格金额等内容,收货报告一式五份,如发现购进的物品与批准购进合同所要求的标准不符,或与原始发票不符者能够拒收,并报请经理处理。

(3)领用:收货部验收合格后,通知使用部门领用,使用部门在收货单上签字。购进财产入库需填写入库单,由仓库保管员办理入库手续。部门领走后,财务保管组应予以登记,并建立一式两份物品卡,一卡自留,一卡给使用部门。

3、在库及在用物品的管理:

(1)职责分工:

公司在库在用固定资产及低值易耗品由财务部成本设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管。在用财产由使用部门指定专。人(或兼职)负责管理。

(2)成本组负责管理全公司财产,各类财产按规定分类,并按品名、规格、数量、单价、在用和在库地点,分别独立立帐,控制库房的进、销存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时登记财产帐。并设置帐卡。帐卡一式两份,成本小组一份,使用部门一份。要与使用部门经常核对帐卡。每年清点核对一次,如发现帐物不符情况,必须及时查明原因,按照规定审批手续调整帐卡,以保障帐物相符。

(3)使用部门财产的管理:

各使用部门在用财产由部门经理负责,指定一人为部门保管员,具体保管和登记帐卡工作。部门保管帐卡,应按财务部保管总帐分类、编号。根据领交调拨等单据及时登记,部门经理要定期组织人员对部门资产进行核对,发现帐物不符要及时查明原因,按照审批规定办理手续,调整帐卡,以保证帐物相符。

部门保管员不宜经常调动。如有变动,要事先通知财务部财产管理小组,并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续,方可离开。

4、调拨、报废、租借手续:

（1） 调拨:部门之间的调拨需经主管部门同意并一律经过财产管理小组办理手续,调入、调出单位将帐卡联同财产调拨单到保管组调整帐卡。

(2)报废:凡因使用日久损坏,经工程部检修确已无法修复需报废的财产,需由使用部门填报损单,使用部门经理签字、工程部经理签字、财务经理签字、总经理批准。批准后由使用部门主管帐卡之人员与财务管理小组将帐卡调整并上报财务会计取消此笔财产。由使用部门将报废固定资产放置到指定地点,由财产管理小组统一处理。未交废品实物的部门不准领用新物品。

(3)租借:凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产一律由财务部财产管理小组办理手续。个人不准借用公家财产,如属特殊需要经总经理批准到保管组借用,不得由部门直接借出,未经批准办理手续者一律不得带出单位。对外租借物品要拟定收费标准和损坏赔偿制度。

2、库房的管理:

(1)凡是库房物品必须由财务部建帐或卡予以管理。

(2)购进的物料用品、凡属体积过大,占地面积过多,不能入库的物资材料,如煤、砖、瓦、灰、石、木材等存放在库外,不做入库。可是也应该验收,并指定专人负责管理,领用按规定办理手续,建立保管帐。控制进、销、存数量,凭购进、领出单据登帐,做到帐物相符。

3、领发、调拨:

(1)库存物品必须实行领物制度,不得以存计耗,各部门领用物品材料时,要填写”物品申请单”,并由部门经理和财务经理批准,到库房领取,物品尚有残值要交旧换新。

(2)保管人员发放货物时,应按物品申请单所列品种规格,数量逐项点发,不得顶替。如库存物品不符由领用单位另填领物单,不得更改数字,保管员不得擅自修改物品申请单上所列的项目数字。

(3)库房要按月汇总物品申请单,并按领用部门划分费用,交予会计记帐。月末要对库房物品进行盘点,并与会计核对帐目,要保证帐实相符,帐帐相符。

(4)库房物资不准出售给个人,如遇外单位要求购买时,先到财务部办理交款后,凭财务签收货款单据和出库单发给物料,未经财务办理手续一律不准出库。

(三)废旧物资的管理:

1、各部门的一切废旧物资及包装物(有押金的除外)应及时送交保管组统一保管和处理,其它部门不得自行处理。

2、废旧物资要立帐登记管理,可分类立帐登记如下:

(1)报废的固定资产;

(2)报损的棉织品类;

(3)其它报损财产;

(4)在修建过程中拆除下来的尚能使用的旧材料。

3、各部门如需领用废旧物资时,应按库房领用的手续办理,保管组对废旧物资或成批的废旧物品,要定期制表上报,经领导批准后统一处理。

三、财产管理组织和人员职责:

(一)公司所有的财产包括在库财产及在用财产,均属公司财产管理组设置专职会计负责统一管理。在库财产由仓库保管员负责分管,在用财产由使用部门指定专人(或兼职)负责管理。

(二)财产专职会计的职责。

1、负责掌握公司各部财产帐务和增减变化情况,贯彻财产管理制度按期编制财产采购计划,督促采购人员及时采购,保证供应。认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续,以及催收归还工作,做到手续清楚,帐务处理及时。

2、负责记好各类财产帐,每月与保管员核对库存,每季与使用班组核对帐卡,经过盘点,核对帐实,发现问题及时纠正,做到帐帐相符,帐实相符。

3、负责指导和协助仓库保管员和班组财产管理人员搞好帐务和实物的管理工作,发现帐实不符,要及时查明原因,提出意见进行调整和处理。

4、保管好财产帐簿,凭证、报表等档案资料分期装订备查。财产帐单不可遗失,不能私自销毁或涂改,逾期需要销毁应报经理批准。

5、要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格,对闲置的财产要提出处理意见,防止积压。对储备不足的物资及时提出请购,以确保生产的需要。

(三)仓库保管员的职责:

1、 根据每年(季)的物资流量和库存情况,提出财产物资的购置和追加计划,认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续,清楚完整

登记帐目,及时核对帐实,做好存档,以防丢失。

2、坚持管理制度,熟悉管理业务,随时掌握财产数量、规格、单位、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量,既保证业务部门使用,又不积压浪费。

3、定期(每月)清点仓库存货,保持帐实相符,发放货物要分部门核算列表转帐。

4、坚持领货制度,不合手续的不予办理。主动发放定额物品,严格控制超定额物品,防止浪费。

5、仓库物品存放要分门别类,清洁整齐。要保持”五距”防止积压损坏,防虫蛀鼠咬、霉烂变质,并要注意安全防火防盗。

(四)使用部门保管员职责:

1、负责管理使用部门的财产,登记帐卡。每季与负责财产的专职会计核对一次,发现差错及时纠正,保证帐卡相符、帐实相符。认真办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续,及时登记帐卡,掌握财产增减变化、使用完好等情况及时提出维修和处理意见。

2、妥善保管本部门的财产,外借财产要及时催还,以防丢失、损坏,财产物品一律不得借给私人。

四、固定资产、低值易耗品卡片及盘点表的设置:

1、固定资产卡片:

(1)设置内容:

(2)固定资产卡片格式:

(3)固定资产盘点表的格式:

2、低值易耗品卡片:

(1)卡片内容:

（2） 低值易耗品盘点表的格式:

政策及执行程序

档案名称 : 生效日期 :

政策号码 : 修改日期 :

部 门 :财务部 批 准 :总经理

政策

这是***公司的库房管理政策。 此政策是为保证公司正常运营,实现降低库存成本、节约资金的目的,要求库房人员对储存在仓库的所有物品的种类、数量及价格进行严格的控制,对库房物品的收、发、领、退及报废进行严格管理的制度。

目的

制定此政策的目的是保证各类物品有充分的供应,避免积压,降低成本,节约资金。

程序

一、 库房收货

1、 仓库保管员经过收货部收到货物。

2、 每张收货报告必须与每批货物相对应。

3、 仓库保管员必须认真清点货物的数量,并与收货报告核对,核对相符后在收货报告上签字以表示确认收到货物,如遇收货记录与仓库记录不符,必须及时通知收货人员直到问题解决。

4、 签过字的收货报告,其中一联保存在仓库保管员手中作为入库凭据。

5、 物品保存在指定的地点,仓库保管员立即调整”BIN-CARD”,并在收货报告上作记录以显示收货报告上的数量已被记录到”BIN-CARD”上。

6、 工作完一天,收货部人员把一天的”总库收货记录日报表”的复印件转给仓库保管员。

7、 仓库保管员检查是否当天的收货都记录在收货日报表中,把手中所有收货报告的副联加出总数,与报表对照。

8、 如果记录不一致,仓库保管员要调整库存卡。在公司中,长期的系统要使用电算化。

9、 从运作部门退回存货是不允许的,除非有财务经理和总经理的批准同意,只有库房的存货项目才允许退回到库房。

二、 库房设施

1、 所有的库房必须备锁,在不发货的时候必须锁好。

2、 如可能,避免使用外部的仓库设施及离公司较远地方的设施。

3、 库房设施要按相关的被保护存货的价值以及运作的方便来使用和分配。

4、 库房的设施要有适当的温度及温度控制设备来保证环境,适合库房的需要。

5、 库房的设施要有适当的灯光和通风系统,要特别关注洒水器、灭火器和易传染地区。

三、 钥匙控制

1、 只允许一套钥匙流通使用,另一套应保留在财务经理手中以备急用。

2、 所有钥匙都要贴有标签。

3、 当库房锁好后,所有钥匙要封在一个信封中,存在前台收款员处。

4、 由总经理签字授权的可领钥匙的人员名单,要保留在前台处,所有钥匙只对名单上的人员发放。

5、 记录本要保存在前台,记录钥匙的签进签出,每一条必须有两个签字––领钥匙人或归还钥匙的人、收款员或夜审接收或发放人。

6、 为保证库房安全,库房门的锁要定期更换。

四、 库存物品进价

所有存货项目的单价(成本)要注意以下几点:

1、存货应当按照实际成本登记入帐

1.1购入的存货以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为实际成本。

1.2盘盈的存货,按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。

1.3自制自产的存货,以制造生产过程中的各项实际支出作为实际成本。

2、每个项目的单价都要反映在采购申请单、收货报告中。

2、 每月底要与成本人员对单价进行检查,发现不符,查明原因,及时调整。

五、 库房纪律

1、 所有库房必须保持清洁、干燥、良好的通风和良好的照明。

2、 所有项目应标出收到货物的日期。

3、 每一个库房的物品应有一个标准的存放地点,经常见的物品应放在方便的地点。重的物品应放在离门较近的地方,轻的物品要放在高一点的架子上。

4、 新运到的物品要放在架子上已有货物的后面。

5、 库房发货的时间根据实际情况确定,一般日常见品可每星期两次,若遇紧急需要可随时

发货。

6、 没有财务经理的批准不得增加新的库房项目。

7、 实地盘存必须按确定好的时间要求来进行。

8、 每个库房实地检查的计划和确切时间必须确定。管理人员要视察并确保计划适合运作。

9、在实地存货清点的过程中,不允许收货或发货。

10、必须任命实地库存检查的负责人员。

12、每一个地区要有一个专人负责。

13、为避免实物清点的重复性,库存清点区域从开始到结束都要在备忘录中注明,如有必要,小组成员必须熟悉存货并先清点一次。

14、存货摘要必须在月末5日内完成。

15、部门经理和财务经理授权决定同意或否决存货摘要报告,如果存货摘要报告被否决,要弄清原因,同时新的存货程序要在同一天安排好。

六、 长期库存记录

长期库存记录设置的目的:

1、 及时提供使用的信息以及库存的数量以备再订货时有数据参考。

2、 随时可形成帐本上的库存与实际库存的比较情况。

所有其它库存项目都需要作”长期库存记录”。

七、 库存卡

库存卡是用来记录各类物品入库、发货、损坏/腐烂以及所有存货项目的调整的卡片。这些项目都要受长期库存记录的控制。仓库保管员每天记录和更新”库存卡”的记录,每一个库存卡上的余额代表可随时发出货物的实际数量。

库存卡必须与月存货记录相一致,所有长期记录与实际存货记录的不同之处必须调查清楚,并报告给财务经理。

八、 物品申请单

1、 设置物品申请单的目的

1.1物品领用申请单是各部门根据需要到库房领用所需物品的单据。

1.2保证库存物品的发出只用于允许的范围内。

1.3提供原始的发货数据资料,便于财务准确核算各部门费用。

1.4保持长期的存货记录以及部门成本摘要记录。

2、 物品申请单的批准

2.1有权签字人员必须经总经理授权。

2.2有权签字/批准人员名单以及各自的签字样本的复印件要发到每一个库房保管员手中。

2.3各部门填制一式三联的物品申请单,经总经理授权的签字人员审批签字后可到库房领用。

3、 物品的领用

部门人员持物品申领单到库房领货,库房保管员经对各项进行认真审核确认无误后发货,之后库房保管员要在物品申请单的发货人处签字,并将第三联退给领用部门,一联留库房做销帐之用,一联转成本。

4、 物品申请单的保管

4.1仓库保管员要妥善保管所有的物品申请单,如果仓库申请单数量较多,则可每25或50页装订一本,为方便保存和查找,要在装订本上印上数字编号。

4.2准备一个笔记原来记录所有大批申请单的进货和发货,按类别分类。

4.3建立”签出”记录本,记录发出申请单的系列编号,每一个保管人员要在记录本上签字表示收到分配的申请单。

仓库申请单的发出与使用都要有严格编号控制制度。

5、 申请单的准备工作

5.1总库申请单用于所有库房存货的发出。

5.2申请人在申请单上列出项目和数量,在最后一个项目用线封死,并在”REQUESTED BY ”的空白处签字,让授权名单上的人签字批准。

九、 库房发货程序

1、 仓库人员只有在收到完整的、批准后的申请单后,才可发出货物,仓库保管员发货并签字后保留两个副联,将第三联转回使用部门。发货后,由仓库人员填入单价,计算汇总申请单上的金额,然后记入到存货卡上。

2、 完成计算和登帐后,根据申请单摘要(按项目、餐厅或部门等),仓库保管员准备”发货摘要日报表”,并将申请单第一联附在后面。第二天,把”发货摘要日报表”和所有

3、 申请单第一联转到成本控制部。

4、 仓库人员保留所有申请单的第二联,作为日后的查询。

一十、 仓库发货报告

仓库保管领班按照财务经理建立的程序,负责编制库房发货报告,按以下方法完成报告:

1、 总库申请单日摘要

此摘要是根据每天所填的申请单,从总库发货到各餐厅或各部门的摘要报告。

仓库保管员负责把总库发货的所有记录都记录在报告上,为取得发货的总

数,仓库保管员必须计算每一个申请单,计算摘要总数,纸带必须附在每一个申请单后,所有的申请单都订在一起,纸带附在后面,显示所有申请单的总数。

2、 运作设备申请摘要周报表

此报表是表示从运作设备库房发货到各餐厅或各部门的摘要报告,每天的申请单是来源文件。仓库保管员负责准备此报告。

要取得发货总数必须计算单个申请单,计算摘要汇总,纸带必须附在单个申请单后面。

所有的申请单要订在一起,加上纸带显示从申请单中计算出的总数。

一十一、 存货发出计价方法

存货发出计价方法采用”先进先出”法。

一十二、 存货程序检查

为核实长期库存记录的准确性,要强制性的按下列程序进行存货检查。

1、 每个月都要对总库和工程库项目进行存货检查。

2、 每个季度都要对运作设备进行存货检查。

存货检查准备

1、 只在一天工作结束的时候进行库房存货的清点,财务经理必须发布一个备忘录,明确清点日期、时间、地点,给每一个相关的部门领导。

2、 关于清点工作成员的安排必须明文规定,并要分发到各相关人员。

3、 ”清点单”必须编号,如可能,列出摘要。

4、 仓库保管员必须确保所有库房要按照库存项目正确存放,组织成有利于准确清点的方式。

每一项存货都应分开堆放,事先清点以方便准确计算和节省时间。

5、 部门领导负责确保在她/她工作的时候,库存货物的需要能被及时补充,以确保在存货清点的时候,没有人持申请单去领货。

一十三、 实地清点货物

1、 存货的核算,一般采用永续盘存制。

2、 存货每月月末盘点一次,盘存数如果与帐面记录不符,应当于查明原因后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。

3、 盘盈的存货,应由仓库保管员填写存货盘盈报告,上报仓库及收货领班复核之后报财务经理及总经理审批,然后报总帐进行会计处理。一般应当相应冲减有关费用。

4、 盘亏或者毁损的存货,应由仓库保管员填制一式三联的盘亏/毁损报告,并附毁损物品证明,仓库及收货领班要进行认真复核,然后上报财务经理批准后报总经理审批。总经理审批后,一联转回库房做调整库存卡之用,一联给成本,另一联给会计做帐务处理,会计在处理盘亏或毁损的存货时,在扣除过失人或者保险公司的赔款和残料价值之后,应

当相应计入有关费用,其中由于非常原因造成的损失计入营业外支出。

一十四、 审计核查

1、 在审查期间,由财务经理派人进行”现场检查”,检查库存物品单中至少10%的物品数量及价格。

2、 财务部人员必须核实计算结果以及各个存货记录单的总和及存货摘要。

一十五、 存货文件

1、 清点记录单和存货摘要必须由清点人员签字,列单员和相关财务人员核查数字计算过程并加出总和数,并请财务经理批准同意,为了与此项需要相结合,避免签字人在各自不

2、 样式

库房

日期

清点人

列单人

传递人

批准人 (部门经理)

批准人 (总经理)

一十六、 存货摘要批准

由各部门经理和财务经理批准实地存货清点和存货价值的确定。

一十七、 存货调整

长期存货记录必须要在相应的记帐期间后,按照实际的存货记录做相应的调整。

在帐本记录调整以前,要按照月结的时间安排进行一次全面的检查,事先必须获得财务经理和总经理的批准认可。

任何调整均要由财务经理报告给公司负责人。

一十八、 废弃/不用的物品

在实地存货检查中,如证实有损坏/不用的物品应分别记录在存货表中。财务经理与各负责部门领导核实,确保所记录物品为废弃/不用的物品。一旦得到确认,要与总经理协商,由其决定确认是否处理或替换使用这些物品。

一旦处理结果确定下来,所有与处理废弃/不用存货物品的相关费用将被直接记入相应的使用部门的帐户。

一十九、 慢耗物品报告

由财务经理和采购部经理告知各有责任的部门领导”慢耗物品报告”,以便计划如何使用这些物品。

仓库及收货领班需按月填制”慢耗物品表”。

下列是规定的慢耗物品的时间,以上一次发货为起初日。

总 库 –– 六个月以上

运作设备库 –– 一年以上

仓库保管员有责任在每月7日内准备和完成慢耗物品报告。会计师要在分 发前查阅此报告,然后分发给财务经理及各有关部门领导以及总经理。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/d34d29cc5e0e7cd184254b35eefdc8d377ee1466.html