电子邮件写作格式及原则

电子邮件写作格式及原则

商务英语电子邮件以其方便快捷，

在现代商务活动中起着重要作用。

商务往来中的电子邮件

代表着公司的形象，

显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，

商务

电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有

88%

的互联网用户使

用电子邮件，而在商务领域中约有

90%

的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球

经济一体化的发展，

商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，

本文将着重探讨商务英语电

子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人

Email

地址、

收信人

Email

地址、

抄送收信人

Email

地址、

密送收信人

Email

地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务

及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，

要引人注目、

意思明确，

最好为名词或动名词短语；称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用

Dear+Title

作为

称呼，如只知对方姓名不知性别，可用

Dear+

全名，如邮件为一封通函，则用

DearAll

作

为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利

用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五

C

原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五

C

原则，即

Correctness

、

Conciseness

、

Complete

、

Clarity

和

Courtesy

原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、

义务关系，

其准确性对商务治理

与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，

电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，

指在不影响完整性和礼貌性的前提下，

尽量使

用简单句子和简短词语。

一封拖沓冗长、

措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，

也会给阅读

者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，

商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，

有大量省略

句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，

为了节约时间和空间，

电子邮件中可使用缩略语，

如

U

表示

you

，

Pls

表示

please

，

Info

表示

information

，

Qty

表示

quantity

，

P“C

表示

piece

，

L“C

表示

LetterofCredit

，

FOB

表示

FreeonBoard

。

例

1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.Thisproductmust

havethequalitycertificateissuedinFrance.

例

2Price

：

FOBShanghaiUSD96“PC.

例

3Hopeyoucanacceptit.

例

1

中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如

since

、

because

，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在

商务英语电子邮件写作中十分常见。例

2

中缩略语的使用，例

3

中不完整句的选择，反映

了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问

贸易条件等需要回函的电子邮件，

更需要清楚完整，

因为只有包含具体信息的邮件，

才能达

到良好的沟通效果。

邮件是否完整，

可以用

5W1H

来检验，

即

who

，

when

，

where

，

what

，

why

和

how

。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

例

1Wewilldeliveryourgoodssoon.

例

2

中

significant

一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例

2

中

soon

表示不久、

很快，

语义不明确，

没有指出具体的供货时间，

可改为具体的年月日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、

礼貌的原则。

鉴于电子邮件直接影响到整个交易的

成败，

买卖双方应十分注重措辞方式，

要婉转、

礼貌，

使对方轻易接受。

在写作电子邮件时，

可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例

1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregular

customers

，

wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.

例

2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65

，

000pieces.

例

1

中虚拟语气和例

2

中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的

立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，

商务英语电子邮件的重要性也日益明显。

同时，

电子商

务的普及，

往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，

难免会出现这样或那样的

问题。

然而准确规范的英文邮件，

不仅能反应写信人的英语及业务水平，

还可以体现写信人

为人处事的态度和风格，

有助于建立良好的商务关系，

最终对达成贸易起到重要的作用。

因

此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/cf1d49ed52e2524de518964bcf84b9d528ea2c6a.html