函可以从不同角度分类:
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事 务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要 在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为 回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事 宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种 构成。
2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用 “现将有关问 题说明如下: ”或 “现将有关事项函复如下: ” 等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文 的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其 事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把 需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请 对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。通常应根据函询、 函告、函商或函复的事项, 选择运用不同的结束语。 如“特此函询 (商)” “请即复函 ” 、“特此函告 ” 、“特此函复 ”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件 一样,使用 “此致 ”、“敬礼 ”。
(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
撰写函件注意事项
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意 语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对 性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保 证公务等活动的正常进行。
中国科学院XX研究所关于建立全面协作关系的函
XX大学:
近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持, 取得了一定的成绩,建立了良好的协作
基础。为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建
立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。 (略)
、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。 (略)
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。 (略)
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。特此
函达,务希研究见复。
中国科学院XX研究所(盖章)
一九九五年X月X日
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993] 2号
国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有
关问题通知如下:
、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。 (略)
、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。 (略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。 (略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大岀口创汇。 (略) 上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委
和经贸办协调,并督促落实
国务院办公厅(盖章)
一九九三年一月三日
征求意见函
国务院办公厅关于征求 《国家行政机关公文处理办法(草案) 》意见的函
国办函[**] XX号
各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅(室) :
现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法(草案) 》送给你们,请组织有关同志讨论修改,并
将修改意见于十一月底前告诉我们。
国务院办公厅(盖章)
一九九九年x月X日
函的范文四请求批准函
广州XX局销售公司请求批准函 | ||
XX局销办函[**] 5号 | ||
广州XX局:
我销售公司从去年十月成立以来,国内商务活动日益增多,经常有许多文件、合同、契约、技术资
料需要复印,为便于工作,我们拟购买一台复印机,请给予批准。
可否,请批复。
广州XX局销售公司(盖章) 一九九六年一月十日
XX市人民政府办公厅关于临时工、合同工 能否执罚问题请示的复函
市政办函[**] 40号
市市容环境卫生管理局:
你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下:
《中华人民共和国行政处罚法》于 **年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了
明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》 ,从
今年10月1日起,合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。
你局应按照上述精神,对全市市容卫生执罚人员进行清理, 理顺执罚体制,保证行政处罚法的贯彻
实施,促进市容卫生管理工作。
此复
XX市人民政府 一九九六年十月七日
关于上报《XX公司二期改造项目评估报告》的函
XX工银商字[199 X ] XX号
XX市XX分行:
现呈报〈XX公司二期改造项目评估报告〉,请审阅。
附件:XX公司二期改造项目评估报告。(略)
XXX工商银行(盖章)
一九九X年^一月五日
XX省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函
X人函[**] 2号
省人民政府:
省九届人大三次会议已经闭幕。 会间,省人民代表以主人翁精神, 对改进省人民政府的工作提出了
许多宝贵建议,同时提岀了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二 百二十七件提案转去,望抓紧认真处理,并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时,可请省 高级人民法院和人民检察院密切配合。
附:〈XX省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉 (抄送单位附件各二册)
附件:(略)
XX省人民代表大会常务委员会(盖章)
一九九九年X月XX 日
交通部广州救捞局催办函
XX造船厂:
贵厂XXXX年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202 ”轮,岀厂至现在已经三年了,可是当时 欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决,但贵厂一直未明确答复。该轮由 于缺少拖缆机,长期无法正常执行生产任务,经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我 局“穗救202 ”轮安装拖缆机,以免再延误该轮的正常生产。
敬礼
交通部广州救劳局(盖章) XXXX 年X月 X 日
关于岀席XXXX研讨会的邀请函
XX秘书长: 最近,国家XX部XXXX科学研究院批准关于 XXXX课题研究的项目。经商议,定于三月下旬
在XX省XX市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下:
一、 会议报到时间(略)
二、 会议地址(略)
三、 联系人及电话(略)
特邀请您届时岀席。
XXXX研究中心(盖章) 二OO年三月X 日
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