1．外宾生活习惯
外宾的生活习惯包含许多方面的内容，这里重点介绍饮料和食物的禁忌。
饮料
饮料是每个人生活的必需品，每个国家的人因为生活环境的不同而拥有不同的饮料习惯。英国人和美国人都喜欢喝咖啡，但是，与咖啡相比，英国人更喜欢饮茶。他们喜欢喝下午茶，尤其是红茶。日本人也喜欢喝茶，他们喜欢的茶种是乌龙茶。
一般的外国人喝矿泉水的比例很高，他们喜欢喝质感较强的矿泉水，尤其是比较注重矿泉水的品牌。所以，如果为外宾准备矿泉水，最好选择那些国际上比较认同的品牌。
食物禁忌
接待外宾要了解各国饮食的禁忌。例如：日本人不吃鸽子；韩国人特别喜欢吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不可以缺少的；回教徒不吃猪肉，不吃无鳞无骨的海鲜，如：乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别的禁忌，那就是小餐包不可以倒放着，倒放是不尊重人的表现。
2．迎宾准备
鲜花的选择
迎接外宾鲜花是不可或缺之物。每种花都有自己的花语，送花给外宾要会挑选合适的花种。如果你接待的是一位欧美的女性，千万不要送给她一大把鲜红的玫瑰，因为玫瑰是用来传递爱意的；也不要送百合花或者菊花，许多国家把这两种花专门用在吊唁的场合；黄玫瑰也不适合送给外宾，因为它的花语是绝交。为了很好的传递友谊，会议接待人员最好能多多了解有关花的知识，这样才能送出合适的鲜花。
胸花的佩戴
为外宾佩戴胸花也有讲究，如果你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进去，那样不会损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是非常厚的面料，一般千万不要随便戳洞。夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。
接机牌的装饰
在机场迎接外宾往往需要一块接机牌，接机牌的主要作用是引导来宾。除了引导，接机牌还可以成为展现公司文化的一个小小窗口。
为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。也可以对接机牌进行个性化装饰，比如，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇晃牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音很容易吸引旅客的注意力，从而可以有效缩短寻找的时间，也能带给宾客愉悦的感觉。
3．沿途报喜不报忧
从机场到目的地，往往会经过一些规划较好的地区，也会经过一些未经规划的地方。规划较好的地区，如国家的重大建设项目，这些地方可以大力宣扬，但如果是未经规划的地方，比如比较脏乱的地方，最好避重就轻，一带而过，而不要一直阐述：“这个是我们最脏的地方了，你看看脏成这个样子……”俗话说家丑不可外扬，所以负面的消息不必太过于招摇。
4．安排外宾住宿
营造良好的住宿氛围
安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果，可以为男宾准备一小瓶洋酒，女宾则是包装精美的小盒巧克力，并在桌上附上一张短笺，祝他（她）在中国这段时间，能有个美好的回忆，并告知桌上的点心，是一份小小的心意，外宾才敢享用。此外，房间的气味也很重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。房间最好向阳，窗外的景致也要好。
提供相关资料
为外宾选择了一个舒适的住宿环境后，还要为其准备以下资料，让其对自己身边的服务人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如归的感觉。
接待人员的资料是外宾资料夹中的第一份资料，这份资料包括接待人员的姓名、照片、联系方式、专长等。第二份资料是会议期间的具体行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介绍得清清楚楚。这些行程中还包括拜会地点、旅游地点的简介、自由活动时间的长短，以及探访相关好友等的时间安排。第三份资料就是外宾所住饭店的资料，这份资料注明饭店内各种消费场所的地点。其中，还应包括一张用中文和外文书写的饭店位置卡，当外宾外出迷路时可以求助他人。最好也能够准备一张简便的地形图，使外宾能够方便的了解酒店周围的商业设施，方便外宾的生活。
兼顾到外宾的家眷
外宾如有家眷陪同，别忘了另外安排轻松有趣的文化行程，如参观博物馆、民俗村等活动。女性家眷一般喜欢采购，外宾对他国具有本国特色的商品通常较为感兴趣，例如外宾来到中国，可以带他们去采购中国的丝绸、民间工艺品等。
5．派送礼物
外宾来到中国参加跨国会议，主办公司一般都要送给外宾一些合宜的礼物，一方面表现出中国企业的好客之情，另一方面也是为了加强感情联系。
赠送外宾礼物要把握两个主要原则：首先要体现我国的传统，其次要弘扬我国的国粹。所谓礼轻情义重，送礼切忌送太重、易碎的物品，比较合适的礼物有竹制品、手工艺品，比如中国结、印章等，这些物品中国特色比较鲜明，而且富含情义。也可根据各国人民对礼物的不同喜好来赠送礼品，比如日本人喜欢洋酒、腌制食品，一对包装精美的蜡烛台对欧美人士来说也是不错的选择。
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