大型展会活动方案

第34届A市XXX展会出口产品选材区

暨2020年秋季国际采购节活动方案

一、活动背景

A市XXX展会，作为中国A产品及B产品产品的市场风向标，是某某产品企业开拓国内外市场渠道的重要窗口和平台。在第34届A市XXX展会即将来临之际，在秋季XXX展会期间升级打造“全球采购节”活动。

本届国际采购节为4天出口产品促销活动，其中19号举办集中采购活动,分为上午B产品专场及下午瓷砖专场。

二、活动目的

● 发挥A市XXX展会的平台作用，为国内陶企与国际买家提供对接合作的交流机会；

● 为全球买家提供正面深入了解中国某某产品行业的契机，扩大中国某某产品的国际影响力；

● 增加活动的多样性，使XXX展会更趋国际化，提升XXX展会在全球市场的知名度。

3、活动亮点

 针对买家

（1）500+款出口产品，全场产品高达5折优惠，质量产品保证

（2）提前供需精准匹配，定制化国际买家行程安排、高效省时

（3）高达2000元人民币机票补贴

四、活动概况

主办单位：A市中国A产品城集团有限公司

承办单位：A市XXX展会组委会

活动时间：2020年10月18-21日

活动对象：某某产品企业、国际某某产品采购商

服务国际买家数量：200名

活动地点：中国A产品城B馆·出口产品选材区（Export Products Area）

五、活动流程

 对展商及参与对接企业的要求

（1）所有参与出口产品选材区展示的展商及参与对接的企业必须有经营出口业务的相关资质；

（2）所有参与19号采购对接活动及出口产品选材区展示的展商，至少提供1款特价产品，并提供相应产品信息及出口价格（原价及折后价格，最低起货量）；

注：折扣力度大于7折（即至少30%OFF），商品保证为真实折扣，不可以提价后降价；

 每轮采购对接限时20分钟，供应商可自由对接买家，必要时可由展会服务人员引导买家到展位参观；

 为防止恶性竞争的问题，每个买家每个产品品类仅对接3家供应商；

六、布置方案

活动地点：中国A产品城B馆·出口产品选材区

布局说明

（1）买家洽谈区：内设茶歇区约可容纳10组国际买家同时进行洽谈对接

（2）服务台：提供茶歇服务、2台带VPN的手提、提供手机充电服务、产品展示区指引及商务对接服务。

（3）产品展示区：迷你展位8个、瓷砖选材架（至少可摆放100款产品）

*迷你展位为招商项目；瓷砖选材架是为XXX展会参展商提供的免费增值服务。

七、企业合作方式

（一）样板展示区 （8个）

费用：10000元/个

日期：10月18日-21日

权利：

1、出口产品选材区展位 1个：尺寸:2m长*0.6m深*3.5m高，含

（1）企业形象喷画(2m*0.8m)1个；

（2）产品上墙展示(2m长*2.1m高) （木质结构围板墙身可自由安装及悬挂产品；（悬挂方式由客户自行决定，需客户自带产品悬挂小零件，我方仅提供墙体））

（3）储物柜(1.8m*0.6m*0.6m)

（4）长臂射灯3支。

2、享受优质买家匹配服务：

（1）2人免费参加2020年10月19日国际采购供需对接会；

（2）2批以上国际专业采购团、参观团到场参观采购，约20人/团；

（3）享受专业导购、翻译、买家茶歇等配套服务；

（4）享受买家促单政策/优质买家推荐抽奖权利；

（5）优质买家提前对接，展后获100份参与活动买家采购资料；

3、全媒体宣传资源包：

（1）企业形象LOGO软植入产品专区和活动宣传（包括但不仅限于活动现场物料、线上宣传素材等，资料收集截止时间9月20日）；

（2）微信公众号推文企业品牌及产品报道1篇次；

（3）英文官网采购节页面通栏广告植入(投放时间：9月1日-10月31日，尺寸: 1100*250px)；

（4）进出口推荐产品图册硬广2P (企业设计并提供源文件，尺寸: 210*970(A4)，截止时间9月20日）;

报名须知：

1）至少提供20款促销产品，并提供相应产品信息及出口价格（原价及折后价格，最低起货量）（截止时间9月20日）；

2）遵循出口产品选材区活动要求并配合区域服务人员工作

（二）进出口推荐产品图册广告投放 （纸质/电子版）（A4）

计划每本40页，印刷10,000本，尺寸：210*970 （A4页面）

1、合作形式

合作形式1：付费项目：

享受权益：

1、企业提供信息录入第34届A市XXX展会进出口产品推荐图册；

2、1人免费参加2020年10月19日国际采购供需对接会；参展企业已有2人则不可叠加；

3、两款产品小样陈列出口产品选材架(仅限瓷砖类产品，小样尺寸300*300mm)；

合作形式2：免费项目：

每家企业可展示3款出口热销产品（约1/3P）（企业提供素材，我方进行设计）

（3）出口选材架（免费项目）

服务对象：以A产品城临展商产品展示为主（100款），固展商展示为辅（40款）

产品展示数量：140款（每家展商1-2款产品）

2、报名须知：

（1）图册展示产品至少展示2款产品(图册资料截止时间：截止时间9月20日)；

（2）为了提高成交率，出口产品选材架展示产品须为企业出口热销产品；

（3）至少提供2款促销产品样品（样品尺寸：300mm*300mm），并提供相应产品信息及出口价格（原价及折后价格，最低起货量）（样品收集截止：时间9月20日）；

（4）遵循出口产品选材区活动要求，并积极配合区域服务人员工作；

3、多渠道宣传派发

电子图册推广：

（1）A市XXX展会英文官网宣传1年、

（2）A市XXX展会黄金会员邮件1批次(2400+)、

（3）海外自媒体(累计覆盖人群300,000+，发送2批次)；

纸质图册推广：

（1）第34届A市XXX展会3大展馆宣传及派发(4天，派发300份)

（2）广交会第一期地推(5天，派发200份)。

八、活动宣传与买家组织

 买家组织渠道

（1）买家团组织：

备选合作方1：柬埔寨A市总商会

目前已与柬埔寨A市总商会将会组织约20名柬埔寨专业买家团来现场采购瓷砖、B产品产品（具体合作方案请看附件四）；

成本：需承担采购团展会期间住宿、餐饮、当地交通费用，总费用约为36200元。

备选合作方2：印度Ceramic Focus

组织至少15名专业印度买家团来现场采购瓷砖、B产品产品，每家公司1人；

成本：买家组织费用：100美元/人

需承担采购团展会期间住宿、当地交通费用、组织者（1人）往返机票、住费用，总费用约为35000元

（2）点对点宣传

渠道一：历届XXX展会国际买家数据库（约56000条国际买家数据）

通过XXX展会前，通过电话、邮件、短信等方式进行一对一、点对点邀约；

通过电话邀约报名本届XXX展会预登记买家参与活动；

渠道二：广交会一期地推

通过聘请20名国际志愿者到广交会进行地推（5天），累计可覆盖相关某某产品买家800人，实际邀约到场20人；

（3）泛宣传

渠道三：线上宣传渠道：自媒体、官网、Google、Expo Promoter

通过线上付费宣传（Facebook、Instagram、Google）进行活动推广；

通过官网设置活动介绍及报名表单，在各自媒体、Google、网媒渠道发布活动信息，引导活动宣传及报名；

通过Expo Promoter电话邀约预登记买家参加活动；

渠道四：A市外事机构、海外商协会、海内外行业大咖及其他第三方机构

成本：需承担采购团组织费用展会期间住宿、当地交通费用。

渠道五：XX酒店宣传

通过加强与XX两地酒店合作，向国际买家推荐XXX展会采购对接服务/活动。

 买家质量把控

A.所有报名买家/参与对接买家必须填写需求报名表；

B.VIP特邀买家需另外提交具体采购信息清单，清单内容包括产品、款式、产品参数、价格区间、企业信息（企业简介、主营业务、近半年采购产品记录）等，用于展前预约展商关键联系人并生成观展会议行程单；

 优质买家奖励机制：

（1）成交回馈-机票补贴

订单金额满20万元人民币，补贴20%经济舱机票（上限1000元）；

订单金额满30万元人民币，补贴50%经济舱机票（上限2000元）；

*每家公司仅补贴1名参加人员；

考核依据：2020年12月31日前，提供采购合同及可证实参与采购对接活动的依据（买卖双方名片、合作意向备忘录）、展会期间往返中国机票购买记录；

（2）优质买家回馈

A.纪念品：签订合作意向备忘录或协议MOU（附件一）、现场下单的买家可以获得纪念徽章一枚；

B.活动抽奖：现场成交下单，或意向很大的客户，签订合作意向备忘录的买家，可由参与对接的企业推荐参与抽奖活动（每人只有一次机会）

九、预算

*补贴部分预算均按最高值设置，而根据往届经验，符合补贴资格的买家不多。因此，上述项目在支出过程中，预算资金只减不增。

附件：

第34届A市国际A产品及B产品展览会国际采购节合作意向备忘录

甲方：某品牌（某参展企业）

乙方：某买家（某企业）

甲方承诺乙方，在协议有效期间下单采购甲方产品，可享受以下优惠：

Ⅰ.某产品（产品型号/规格）

数量不少于xxx，

可享受xxx价格；

Ⅱ.某产品（产品型号/规格）

数量不少于xxx，

可享受xxx价格；

Ⅲ.某产品（产品型号/规格）

数量不少于xxx，

可享受xxx价格；

本协议有效期：第34届A市国际A产品及B产品展览会2个月内（即10月18日-12月21日）

甲方：

联系人：

联系电话：

日期

乙方：

联系人：

联系电话：

日期

出口产品推荐手册及出口产品选材架

 关于出口产品推荐手册

1. 尺寸：A4

模式：电子版+纸质版

2. 出口产品推荐手册发行及派发方式（约2000份）：

电子版

（1）第34届A市XXX展会前后宣传：国内外自媒体 （3个月）

（2）XXX展会国际会员邮件推送 （1批次：约2500名）

（3）XXX展会英文官网上传

纸质版

（1）XXX展会各展馆宣传

（2）广交会地推

3. 收费

1000元/P，1500元/2P （企业自行设计，提供源文件）

2000元/P，3000元/2P （企业提供素材，我方进行设计）

4. 展示模板

● 免费展示形式（仅服务与XXX展会参展企业，1/3P）

● 付费

方式一：企业自行设计，提供我方源文件

方式二：企业提供企业及产品素材，我方进行设计

 关于出口产品选材架

服务对象：以A产品城临展商产品展示为主（100款），固展商展示为辅（40款）

产品展示数量：140款（每家展商1-2款产品）

要求：

1）企业必须有经营出口业务的相关资质，并提供相关证明文件

2）所有展示的产品（小样）必须为出口热销产品，并专为该区域国际买家提供专属出口特价（原价及折后价格，最低起货量）及相关产品信息；

 所需收集资料

（1）企业及产品电子资料（包括但不仅限于企业logo、企业简介、主营产品、至少3款产品图、产品参数及价格）（英文）

（2）出口产品小样（300*300mm）

 时间节点

（1）企业及产品资料收集（9月20日前完成）

（2）图册内容排版、出口产品选材架小样收集（9月31日前完成）

（3）图册打样校对（10月7日前完成）

（4）图册印刷、出口产品选材架小样标签完成（10月12日前完成）

（5）出口产品选材架小样上架（10月17日前完成）

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/9ba9fb4525284b73f242336c1eb91a37f11132e8.html