2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务一、值班工作
(一)值班的任务和作用
值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面:
1、办理领导交办的有关事项
2、下班后和放假期间的文件和事务处理
3、来访接待工作
4、沟通上下级通讯联系
5、记好当天大事记 (三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)
(二)对值班室与值班人员的要求
值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。 值班人员必须做到以下几点:
1、服务的精神和高度责任心
2、要提高警惕,遵守值班纪律
3、认真做好保密工作
4、接待来访来电要热情
5、要认真学习业务知识,提高业务水平
6、填写值班日志,做好交接工作
(三)值班日志与交接班
填写值班日记应注意以下事项:
1、填写值班者的姓名和值班时间
2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。
3、注意做好交接班工作
二、印章及介绍信的管理工作
印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。
(一)印章
秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。
作用: (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用。(4) 凭证作用
(二)介绍信
(三)印信注意事项
1、印信的刻制
2、印章启用前应备文通知有关部门
3、保管者不得委托他人代管
4、盖章要端正,清晰
5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。
三、电话工作
(一)通话工作的内容
包括:打电话、接电话和作电话记录。
1、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。
2、电话记录
它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。
3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。
7、会议礼仪服务的要求
(1)突出重点
(2)尽量满足合理要求
(3)从小处入手,注重细节
8、会议信息的分类
(1)按会议信息的作用划分:与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息
(2)按会议信息的保密性划分:保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息
(3)按会议信息传递方式划分:会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息
9、收集会议信息的程序
(1)确定会议信息的搜集范围
(2)选择会议信息的搜集渠道
(3)确定搜集会议信息的方法
10、会议纪要工作程序
是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料,是在会议记录的基础上,分析、综合、提炼而成,用来概括反映会议精神和会议成果的文件。
(1)完善会议记录
(2)起草、编写会议纪要
(3)确定引发范围
(4)接受者确认
(5)领导签字
(6)打印成文
(7)印制、分发或归档保存
11、会议经费结算程序
(1)通知与会人员结算时间地点
(2)清点费用支出发票
(3)核实发票
(4)填写报销单、将发票贴于报销单背面
(5)请领导签字
(6)到财务部门报销
(7)与相关部门及人员结清费用
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/9871aabcfd0a79563c1e72bc.html
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