教你如何正确选用公文文种
要拟写一篇公文,我们首先就会遇到这样一个问题:如何选择一个合适的文种来行文?
对于公文文种的正确选用,国务院于xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中已有明确规定:公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验,少数拟文人员在日常工作中,还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。为此,笔者结合一些比较典型的例子,作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列
根据《办法》的规定,目前行政机关的公文共有13种,分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个例子:某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结,并拟行文上报给上级机关,标题为“(省略发文机关)关于xx年×××情况的总结”。显然,将“总结”直接上报是不正确的。那么,我们遇到这种情况该如何处理呢?一般的处理方法是:选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中,因行文对象为上级机关,故该文可改为《关于报送xx年×××情况总结的报告》(该稿还可直接改为《关于xx年×××情况的报告》)。而当行文对象为不相隶属机关时,则可选用“函”来做“载体”。以下如《×××(发文机关)关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《(省略发文机关)关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××(发文机关)关于报送×××总结的函》、《×××(发文机关)关于报送xx年度×××需求计划的函》、《×××(发文机关)关于报送〈××בxxx’重点专项规划(草案)〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
由于牵涉到“报送”字样,这里需要提一下另外一个细节,参照《上海市人民政府办公厅关于发布〈上海市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》(沪府办发〔1996〕3号)第十一条中的规定:“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的,不加附件说明,也不标注‘见附件’等字样”。(其他省市是否也有类似规定暂不详。)
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