大型会议接待方案
大型会议接待方案一 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。 大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。 包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。 如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 1悬挂会标、徽记、旗帜登。 2设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。 3确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。 4保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 5摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。 大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。 会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录,写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。 根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 大型会议接待方案二 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。 首先是会议的筹备工作。 根据会议规模,确定接待规格。 发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。 通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。 对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。 这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。 它的形式既可以是文字的也可以是表格的。 它可以随会议通知一起发放。 选择会场。 选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。 最好是达到一下标准 第一大小要适中。 会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。 所以,英国的首相丘吉尔曾说绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。 第二地点要合理。 历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。 超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。 第三附属设施要齐全。 会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。 否则,可能会造成损失。 第四要有停车场。 现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。 轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。 会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。 门口张贴欢迎和庆祝标语。 可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。 桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法 ①圆桌型。 如果是使用圆桌或椭圆形桌子。 这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。 另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。 这种形式适于10—20人左右的会议。 座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。 同级别的对角线相对而坐。 ②口字型。 如果使用长形方桌。 这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 ③教室型。 这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。 这种形式主席台与听众席相对而坐。 主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。 主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。 准备会议资料。 会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。 会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。 比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。 一般的接待工作分以下几个岗位。 ①签到。 设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。 签字台北有毛笔、钢笔和签到本。 向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。 如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。 签到本应精致些,以便保存。 如需要发放资料,应礼貌地双手递上。 接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。 ②引座。 签到后。 会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。 对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。 ③接待。 与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。 会议中的服务礼仪 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。 倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。 到谁是动作轻盈、快捷、规范。 杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。 一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。 杯子放在与会者桌上的右上面。 如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。 其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。 这就要求各个工作人员严阵以待,做好各项准备工作。 如,会议进行第一项全体起立、奏国歌。 这是音响应立即播放出国歌。 又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。 为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。 如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。 如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。 做好会后服务的准备。 会议进行之中,就应为会后服务做好准备。 如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。 另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。 会后服务 会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。 如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。 送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。 清理会议文件①根据保密原则,回收有关文件资料。 ②整理会议纪要。 ③新闻报道。 ④主卷归档。 ⑤会议总结 大型会议接待方案三 一、会前 1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。 2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案,签订合同,预付定金。 二、会中 1、会议接待专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。 提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮用餐时间、用餐标准及特殊客人回民的确认。 6、会议旅游旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 三、会后 1、结帐提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。 2、资料会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 创新设计方案出游活动方案新生接待方案
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/8cc5a271b42acfc789eb172ded630b1c59ee9b22.html
文档为doc格式