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公司正式函件格式
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上海唐心实业文件
内
部
交
流
文
件
2012
年正字第
1
号
★
关于办公易耗品管理规定的公告
一、适用人群
本规定自执行之日起,规定本身适应全体在职员工。
二、机构部门
由行政部统一申购,部门负责人审核,总经理审批。
三、操作细则
行政部门定期对库存办公用品做及时的补充,填写《物品申购单》
,经总经
理审批后,进行采购。如部门有特殊需采购物品,可以由申购人填写《物品申购
单》
,经部门负责人审核,交由行政部给总经理审批后,行政部才能进行采购。
鉴于公司目前申购量不是很多,申购安排在每月
20
号前后一周左右。错过
申购的时间,
行政部安排在次月申购。
经总经理特批临时采购的物品,
无需行政
部向总经理申请,由部门负责人自行填写《物品申购单》报总经理审批后,交行
政部进行采购。
采购物品由行政专员进行跟踪,催促供应商及时供货。
收到采购物品时,核对物品与申购物品是否一致(物品名称,品牌,规格型
号,颜色等)
,确定没有疑问后,签收。如有疑问及时与供应商联系退换或拒收。
行政人员收到物品后,及时做好登记工作(或电子档)
,登记完才可以分配
给申购人或部门,申购人或部门应核对物品,并在《办公用品领用单》上签字确
认。
非部门或个人申购的办公用品应当天入库,
摆放整齐,
不可堆积在外和拖延
至次日。
所有领用的办公用品必须在
《办公用品领用单》
上签字。
行政专员有责任监
督领用的物品是否符合领用人的岗位需要,并且控制领用期间和领用量。
办公用品应妥善保管,并专人锁起,看管。如发现无故遗失或受损,应及时
向上级领导汇报损失、转换存放地点、替换锁芯或其他方法。
行政专员应经常检查物品多缺情况,
合理分配物品的数量和摆放地,
不占用
员工的工作区域,影响员工工作为前提。
及时更新电子档的内容。
做到每周核对办公用品出入库情况,
每月盘点办公
用品库存量。
四、行政专员职责
行政专员必须秉着无私无利,
平等待人为原则。
具有监督管理的责任,
发现
有违规行为应立刻举报。
行政专员对公司日常办公用品进行采购(详见日常办公用品一览表)
,不得
随意采购物品,采购物品与申购事实不符的由行政专员自行赔付(按采购价)
,
数额巨大可由部门分摊赔付,公司不承担误购的费用。
行政专员发现有违规行为不举报,一经发现,择重处理。
严禁以公司名义,
采购和领用与本职工作无关的私人用品或代办他人需采购
的物品,一经发现开除处理。
五、申购人注意事项
申购人所需申请的物品必须与申请事实相符,
不得私自挪移,
不得擅自带离
公司,如有发现按公司相关规定给予处罚。
申购人不得在申请后,
经常叨唠行政专员,
因以公司的团结精神为主导,
行
政部收到采购物品统计入库后,及时分发到所需岗位或部门。
以上制度由行政部提出,望公司领导同意,给予批准实施。
行政部办公室
二
0
一二年五月十五日
主题词:公告
办公耗材管理规定
主发:总经理
本文来源:
https://www.2haoxitong.net/k/doc/7a17818524fff705cc1755270722192e453658d8.html
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