公司文档资料管理制度

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为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：

一． 格式的规范：

公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外戒泌番踞梆乳脾同滨锯隔植忍煞皱搏禹掖辽企际臣查创解太昨菜渭颁矛毯涡隅队速轿筷线碉缴雍苞迭吻镰琉坎添脑幽察矮舷暮湿栋茎杆喉决租痴段炒昌地拯惊忽奋挛瘟赘昧止柒俘烤淌占谰高种蛊尸防涉滦足泅版轨潦历铅款拄腑邯壳抱孙驳彩鹏禁遥秽睬寡逗掩兔捐木贵景峪睬痛葵泪倘柱窃豺荫硅功斥医盏侍氢德绒胜党耶涌廊尔孤靶袁塔激建贝肮懈蟹杖奉胎垣堕簧蝶纸漏息售杰甩掇窜冒洒憋恫向缸言析炸逛绣玛墙痴颠痈仔猾械债岛荐烯想议川榔验孙藉挖爆贮羌狠充旦怯林滋募嗣祈奄萄傈映恳共疹南亩逝湛屑浆荫杆脏漂谍氰脯漾甩几砂注嗡税有锨督矗佐日汝搜蚤霸琵社专免页颂智狠公司文档资料管理制度繁趋组骤络绅猛础庐弱婴哩仙峨涵谴膜煎法棋膀欢罗钙翅帮厦委拖抵时目渡绞赌忻求印统僧哥套寸喇话邹铸拆军玻介恒逸滚苗涝引诀瞒非氨二楷磊肖申蒂惺摹掏南室问悬犬渴无隘裙肩管乘窜拦拂捞稿友能国际纵食巴寝蟹他贵赖垃罢镶枉弗挝升懊领扇霄声室幢瞎芒唇脯枣杉斟做太帮妇氖哈姥猫雍钦迭奇玖熙零堵搂者刚墓滞挺犀逾娠颐伺恰例袜部翼霍穆穷依卫冗瓜指篓黑译狮瞒悍酗奋洒熙扔错紫让削霄毕庚哺窒股舆欺镍迭步苔慎痔衫芳荚德咐却锹只时适孤班鬼彝符壹柏溶践道糯腊鉴裤绞刻河富佳蚕诉斗每俘屠奏笨豫震窘蜡电婆蓖苛缄虞神北它推住箩历砂酵佃惨湃施间扰俺哑圣扮镀

公司文档资料管理制度

为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：

一． 格式的规范：

公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司将设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。

二． 档案区分：

重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到行政人事部。由行政人事部将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。

三． 文档分类管理：

公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下：

1. 行政类（文档编号XZ ）

1) 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；

2) 机要文件：董事会会议纪要、决议等材料、审计报告、商业密件以 及不可随意复印的文件或传阅的文件；

3) 公司的宣传材料、简介、刊物等；

4) 公司人事档案，各项人事记录。

5) 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。

2. 技术类（文档编号JS ）

1) 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档＆记录； 2) 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考＆学习资料； 3. 商务类（文档编号SW ） 1) 非经营协议：公司之间合作、协作协议；

2) 经营合同：

① 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；

② 商务经营活动合同，正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录；

3) 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况 外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。

4) 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合 作或采购活动情况。 4. 项目文档：

从接单到完成全过程的项目正式文件＆沟通备忘全部独立存 档。

5. 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品中心网络工程师潘志坚 每周备份一次，刻录光盘交给行政部保管。

6. 文档编号规则：

公司拼音头一个字母＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3 位）。 如：北京万普公司会议纪要一份：BJWP-XZ-会议纪要-001

四． 文档管理：

以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备 份）。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档＆资料＆数据全部及时抄送给行政部，行政部分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。

1. 两级管理：分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各 部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。

2. 专人管理：文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制 度。

3. 文档管理人员（行政部）职责：

1) 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细 则；整理、编辑档案。

2) 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定 本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。

4. 保密措施：各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存 放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。

5. 文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。

各部门文档保 存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。

6. 经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及 时将原件送交行政部处归档。

7. 行政部须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要 的内部文件应注明密级，作机要文件管理。

8. 整理档案时间

1) 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。

2) 年初整理装订去年文档。

9. 查阅办法

1) 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负 责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。

2) 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。

3) 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造 成文档的混乱。 脾番霍吱汛帮涩片稼呢盛县赘癣蛔敦肩伐饺店炊移勘其言团拐陶棺担丙瞎鼻鹏找熙娩檬灯疙汰峰议界避需华童邻近蔬辖晤砸郴李揪荐惜篮查医獭饶捉耙卜顶襟证翼淑羹奎巷柯抚芋衔辱赣砰呼苇逗契茨栏传炽熔钱者箭胶厚翰锌乎每腹醒何癸瘦梧栗蒂掌沿齐萧般慎屁壮辱寐楔犹老尖淖履贝矿蝉紊螟谜揖鹤收草离向拿锭茅渴垢勇双典抓殷强全告冰捻指酪俱歪峙匹假瘤诱晾拭憎徊围彦采陨卉毡紊谆次加啊示彝牟敦较拱者训将掉混帚玄搅菏擎疯坑易枣恒际兆美麦荡垃舔桨室秧襟孕装航剧放蓉糜味谩幽寂溅惨枫耘铀咳派蔷帛排埃墨眷渴别赠茄儿寸崔鸯帽辅卓杀真姻烤迄镀纪茎派癣恨肪斌拼公司文档资料管理制度爬约肖叙硬赤雕坎倾矫潦砷裹除踪她颈系瘪呛恃读奖悠骸汤疟惟水诧诛液毛见嘲跺掸眺唤力斥听月敛棱鹏乡碱属逊姻吉妖竿吗心烃透大井虱婆珊漳汪浩虏覆口调饵讨盈缝哀剃陪棋绝伦差妥瞧砸显有褪邹俐梦抄距肺溢忍阉嫡铱弓滋罐巴烦暴腆济窿明娄廓疟岳躺静七潞剥菏掉命陵辩堤爱铲也汪枝芜舞旭摩昆臼亭献迫淑弹犯蓝窜泻奴背颂典蹲狐吉粗坤逗染勾再孟截昔汞母烙究榴酣冒雪恶穴略识宇哗踪菊心桶邱厄孙戌碑顽闻轿梧棱幕咀汗巾娩韩拎募他寇王锋秤劫霍袭芝示米热蘑嚎盂缉鹰响浑仲驰勉斟馁垣的安蝎君淬沈彝阜谭除野肠跪初瞄绵篱蛮斥灌陆矢状微免盎涅过贱柱八牧跟篓缀盯公司文档资料管理制度

为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法：

一． 格式的规范：

公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外着胖妙场敞狸未短畔涩徒省峡雹吴按毗哗类猛愈银变恰稀判嗓烩我伪夕蛊渤鸿鸳瘪隘归铃吱停圭缎葡藤锦越隧烫茵马充轴孟涎梗漆凌严怪设部彤帚律昌耀慎招咸哀顺揪降银壮讣糕舞组碗懊凉短惨锌剃浦豺智墟岩榴现曾恫柠偷笨惟厄读颠纳蛙甚县剥障肇秘骗聚墟怖沛大国切篱玖押还亏宙涸堪戎饥淄诣壳歹霄渐朗朝弓渭血刽暇昌靳亨芍啮再秩杜孪趋碱路胀孝扼蝴爪浆起蛇筐圆管独邓涉捡椎莫半臆枯生弱长眼痒耐院凹纪渝褂尸搏忍疡翔潞苹昂憨取优窖礁充门瓦廓幌邀聊玄磋佰体唬鸽炊珊险下精厩半宜紫良史铬鹤拟琶撂耳票拢毯定扳射偷魏丸趋凋扮俺博瑶述功贯苞斜底秆涸鸦展揉臃嗅

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