园林工程资料员的管理要求及工作流程（附件二）

附件2

园林工程资料员的管理要求及工作流程

在资料管理的阶段中，最重要的一项是施工阶段中的资料，报送必须及时和跟踪，主要分为三个阶段：

☼施工准备阶段的资料：开工报告、施工组织设计等

☼施工阶段的资料 ：增加工程签证单、设计变更等

☼竣工验收的资料 ：竣工验收报告、竣工图纸等

一．工作的管理及要求

(一)项目部须见甲方下发的指令单或设计变更的书面通知后，再组织安排施工。如果前期指令开工后10天内甲方工程师未挂网走程序，项目部应停止后面新增项目的施工，待前期指令挂网审批后再施工，资料员及时跟进。

(二)新项目开工，入驻现场后，资料员首先要找甲方或监理问清楚结算报送的所需资料及要求，再根据本项目资料情况进行办理，同时部门展开相应技术支持和培训。

(三)资料员报送工程签证资料必须及时，保持与实际施工进度同步，当天发生的变更或现场签证增加，资料员应及时记录或拍照，并于第二天报送跟踪。

(四)工程项目资料中所有内容原则上应在工程完工后10天内，全部办齐、收回、归档。

(五)资料员预知在某些签证短期内难于办理完正常手续的情况下，须有监理或甲方现场工程师签字的确认单。

(六)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档，主管部门每两周对资料情况进行考核。

(七)资料员应参加施工协调会、项目管理人员工作会议等，并经常下工地现场，及时掌握施工现场信息，便于对增加或变更资料的监控和补办。

(八)资料员应做到时刻清楚工程资料审批的进展环节，当某个环节遇阻时，应及时向上级领导反映，协助疏通环节，加快建设方的资料审批。

(九)资料员应积极与结算造价人员沟通，保持每周沟通至少2次以上，发现变更或合同清单外项目时，及时与结算造价员协商报送，单项总造价3万元以上，必须先报单价，与甲方约定单价后再施工。

(十)资料员应及时协调安排绘制竣工图纸和组织验收，自己或安排相关人员配合绘制、审核竣工图纸（非常重要），收到需审核的竣工图纸后，应2天内审核完毕。

(十一)资料报送应同时报送文件签收单，返回签收单后妥善保管。

(十二)负责向市城建档案馆的档案移交工作，在竣工验收后及时将工程档案移交城建档案馆。

(十三)资料员的工作安排统一由结算部安排，同时根据每个项目部的实际情况进行合理的管理，休假、请假必须上报，项目经理及部门经理批准同意后方可实施，否则一律以旷工处理。

(十四)实行资料员按月考核制度，每月及每个项目的工作成绩考核并入年度总评中，年度总评的成绩将作为福利待遇的重要依据。

(十五)部门将安排有经验的专业人员定期对资料员进行管理培训，以提高工作效率。

二．签证及设计变更办理流程

(一)签证的办理：重点环节是追踪办理

现场提出签证办理 ► 现场拍照记录 ► 当天整理联系单或签证单 ►第二天报送甲方或监理 ► 列入签证目录表 ► 跟踪办理(最重要环节，发现遇阻及时汇报) ► 返回合格签证 ► 登记并归档

(二)设计变更办理流程：

重点环节是及时收回甲方签字盖章的变更图纸及文本，并确定变更报价

如甲方成本同意不用出设计变更，直接按竣工图结算，则可省去此项内容。

甲方或现场提出变更 ► 第二天催办相关变更指令文件 ► 收到变更图纸及指令 ► 办理变更报价 ► 与甲方确定变更报价 ► 办理约谈记录或定价文件 ►返回变更文件及约谈文件

三．工程资料分类与保管

(一)为保证工程资料管理的规范化、制度化和科学化，资料员应根据资料的内容对资料进行分类。　　

(二)每周做好指令、联系单、签证、设计变更、待办签证的统计和安排计划。

(三)工程资料均应分类存放在档案柜及档案盒内，未经许可，其他人员一律不准翻阅。

(四)工程资料柜必须安全、清洁，并做到“六防”，即防火、防咨、防虫、防霉、防尘和防光。

(五)工程资料应在完工后移交、归档。项目通过竣工验收合格后，移交结算部；同时按有关规定和时限移交城建档案馆或甲方。

(六)借阅工程资料时，必须履行借阅手续，且不得损坏或遗失，合同及定价文件不得借阅给分包单位。

三．工程资料的登记

(一)工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件进行逐件登记和签收，并备案，以便于管理。

(二)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的需要，相关人员需借阅某件文件资料，资料员应建立资料登记信息，详细列出借阅文件的时间、供阅人、借阅目的及归还日期。

四．工程资料的复印

工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件（合同、定价单等）不得擅自复印，不得给分包单位查阅，必须复印时应经上级领导或项目经理批准。

五．项目部印章的管理

(一)项目部印章是本公司对内对外行使权利的凭证。使用印章必须严格执行上级的有关规定和印章管理规定，不得擅自使用。

(二)使用项目部印章登记必须齐全、完整，必须详细登记用印时间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。

(三)项目部印章必须有专人保管，并妥善保管好，不得随便置放。

(四)印章使用必须符合用印范围，没有经项目经理批准或有损公司利益的，印鉴管理者有权拒绝用印。

六、工程机械、材料的出入库管理

(一) 所有机械材料进出项目部均需按出入库表登记备案。

(二) 出入库表的登记确认需项目经理的签字确认。

(三) 每周汇总库存表，列明品种、型号规格、数量、质量情况。

(四) 项目完工后，项目经理主持，分类统计工地所剩材料的品种、规格和数量，并由项目经理最终确认。

七、项目情况周报表

(一) 资料员按周报表如实的填写项目进度、质量、安全、问题、难点、进度款回收、变更签证等内容。

(二) 必须于每周一上午9点前以电子文件的格式报送。

(三) 遇紧急事况或重要事宜，应立即向部门领导汇报，协商解决方案。

八、工程竣工图的绘制及验收

(一) 原则上资料员自己绘制竣工图，并在施工过程绘制好相关竣工图，原则上完工7天内，必须出完竣工图。如确实不能绘制，则安排设计人员，资料员全程配合绘图。

(二) 绘制竣工图前，必须集合施工员、绘图员熟悉现场，并说明变更与未变更、增加工程与减少工程部分，绘图员一一记录后，再绘图。

(三) 绘制好竣工图初稿后，配合绘图员到现场核实，确认无误且没漏项内容后再出白图。

(四) 初稿白图出来后，协调组织项目部各专业人员审核竣工图，修改确认无误后，再出正式版的蓝图。

(五) 完成正式版的竣工蓝图后，应与竣工验收报告及时提交甲方，并跟踪签字盖章。

现场提出竣工图绘制 ► 资料员施工过程中绘制（或设计人员绘制） ► 了解现场 ► 记录变更、增加、减少项目 ► 开始绘图 ► 出白图专业人员审核 ► 出蓝图签字盖竣工图章 ► 递交竣工图及验收报告 ► 跟踪签字盖章

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