商务洽谈流程

南堡开发区商务洽谈流程规范

一、 洽谈准备

1. 洽谈前3天召开商务局项目洽谈预备会。会议由项目负责人、商务局领导及工作人员、主管招商领导、办公室等相关部门和领导参加。

2. 会议上由项目负责人介绍对方项目情况、对方拟定来访时间、参加洽谈人员名单等情况。相关会议材料人手一份。

3. 商务局主管招商局长初步制定洽谈会议名称、洽谈会议规模、洽谈场地、方案及参会人员。

4. 由主管领导确定洽谈方案、参加洽谈人员，并确定洽谈主谈、副谈和列席人员。

5.由办公室根据客商级别安排接待档次，负责洽谈接待的物品准备工作。如水果、礼品等。

6.洽谈前的任何变动须向领导汇报。

7. 确定讲解人员、洽谈记录人员、翻译人员。

8. 通知办公室在客商到达开发区时安排车辆，并提前通知参观单位做好准备，制定参观路线、陪同人员，确定好陪同领导及工作人员。

二、 材料准备

1.准备开发区宣传资料，宣传册，文字演讲一般在15-20分钟，如是外商，需翻译成对方通用语言。

2.准备好对方项目情况，包括：对方项目基本情况，对方项目产品的市场总体状况、销售情况、竞争情况、销售渠道、市场发展空间及项目投资方在同行业内所占的地位等等。

3.重点查清对方项目是否属于国家产业指导目录的鼓励类、限制类或者禁止类。

4.投资者基本情况，对方的谈判代表的具体情况，包括年龄，学历，爱好，身体健康状况，他在公司中的位置，他对投资项目的兴奋点。

5.对方国家、区域基本情况，民族风情、喜好。

6.根据项目与开发区的结合点，准备关于技术、管理、公共关系等各方面的资料，制作有针对性的幻灯片，要明确地让外商清楚并理解，他们只有在我区投资建厂，才能得到最大的投资效益。

7.以上材料均需形成文字材料，分发给参加洽谈的领导及列席人员。

8.制定会议议程，编订成文字材料，分发参会人员。

9.根据洽谈对象的情况，由洽谈负责人员把设计印刷品的样式、内容，选择图案，准备好的开发区情况介绍资料。

三、 洽谈会议

1.参加洽谈人员全部着正装：男士一律应当理发、剃须、不准蓬头乱发，不准留胡子或留大鬓角；女士应选择端正、素雅的发型，化淡妆。

2.提前2个小时布置好会场，摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌、桌旗、投影仪、幻灯片、幕布、宣传册、图纸、电脑、激光笔、话筒等。

3.会议室准备长桌子或椭圆形桌子。根据参加洽谈双方人员的主次，安排桌牌、水果、矿泉水、纸巾等。

4.在会议室周围准备休息室，以供洽谈人员私下交流、沟通感情、休息用。

5.会场提前调试投影仪，话筒，演练一遍要给客商介绍的开发区资料，确保洽谈顺利进行。

6.提前半小时通知参加洽谈会的各位领导做好准备，包括时间、地点

7.工作人员领客商进洽谈室，在门口将准备好的开发区文字资料分发给客商，按照桌牌安排客商一一落座。

8.洽谈开始由洽谈最高领导致欢迎辞，讲解员介绍我开发区情况，翻译人员即时翻译。

9.对方代表简单介绍对方情况时，各参会人员应仔细聆听，做简单记录，切勿交头接耳。

10.洽谈中间休息安排茶歇和展览，方便私下交流、沟通感情。此时对开发区优势产业、产品（与其项目有关）进行进一步展览、介绍。

11.如双方洽谈顺利，在某方面有合作意向，需安排相关工作人员起草洽谈通过的合作意向书，并及时给领导审阅。待领导同意后交予对方负责人，听取对方意见。

12.安排签约仪式，将准备好合作意向书由专人分别分发给双方负责人，确认签字笔流畅。

13.签约结束后，准备鲜花、红酒示意祝贺。

14.洽谈结束后，根据项目方人员分发礼品。

四、参观

通知办公室安排车辆、提前通知参观单位做好准备，制定参观路线、陪同人员，确定好陪同领导及工作人员。

需在接待前1～2天确认。

五、商务（午、晚）宴安排

1.确定宴会时间地点、陪同领导、宴会标准（菜单、标准、形式、酒水），其它参加人员，提前了解对方饮食习惯及是否有饮食忌讳。

2.客人人数较多时，需要安排好座次，制订座次卡与桌牌。安排工作人员及双方司机的用餐。

3.来访中有重要客商时，可建议陪同领导在门口迎接客人，对客人进行引导。

4.可按客商需求送到指定地点。在派车送客商返回时，还要准备充足资金以备送行人员过夜、吃饭。

四、后期联络

1.记录人员将双方会谈资料、会议纪要、领导讲话稿等汇总建档。整理记录，及时向领导提供。如签约书面协议，需由办公室保存原件，负责项目的科室保存复印件。

2.指定专人，对对方提出的问题进行跟踪，对对方的问题进行详细的整理，并及时向领导汇报。

3. 按客商来访意向，所属行业建立商务联络数据库，方便日后联系。一般项目10天联系一次，重要项目要2-3天通过各种渠道联系一次。

4.根据对方项目情况及洽谈结果，在24小时内编写出招商报告（项目投资规模、项目占地情况、土地价格、对当工资情况及所需要的水电路等情况）。

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