文件管理规范
1. 目的
为了规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档管理,并满足文件的价值,使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性,特制订本文件管理规范.
2. 范围
适用公司内部各部门文件管理
3. 职责
公司总经理办公室负责以公司名义对内、外发行文的编制、发文以及存档的文件管理
总经理办公室制定部门负责公司所有原始档案资料的管理,以防止档案丢失外泄等现象
各部门负责以本部门按文件归属进行材料的上报、文件的编制工作
各部门指定一个兼职档案管理员.负责本部门内文件管理及收发管理等
公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责
4.1规范内容:
文件的分类:
①为满足不同文件的性质及需要,总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类
②公司内部管理文件:以公司的名义发出的规章制度、通知通报、认识任免、会议记要、计划总结等文件
③公司对外往来文件类:以部门名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其他单位往来文等
④部门文件类:以部门的名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示、报告等
⑤业务报告类:项目的调研报告、可行性研究报告、产品进展情况、公司按揭情况等
⑥业务合同类:营销合同、管理合同、订单合同等
4.2文件的编制
①为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性,公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,统一使用打印稿.行文应规范,不得有错别字
②文件标题定为小三号宋字体加粗.文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字
③各部门所有需以公司名义对外发放发文,都必须到总经理办公室文件管理员处获取统一发文编码
4.3文件的存档
部门须规定本部门文件的归档时间,并做好保管工作,明确表明存档人,案卷题名,案卷号,保管期限等
4.4电子文档的管理
①公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作,各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作
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