采购管理制度

采购管理制度

1、总则

为保障公司平台经营产品的正常供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程的舞弊行为，特制定本管理制度。

本制度适用于公司平台经营的所有产品的采购。

2、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、采购部负责采购管理制度的编制，公司平台经营产品的采购，供应商信息库的建立，供应商的管理等。

3、采购原则

1、一致性原则

采购员订购的产品应与客户点购清单所要求的规格型号、数量一致。在市场条件不能满足点购清单需求或成本过高的情况下，采购员应及时反馈信息，供业务员更改点购清单。

如因特定条件和实际需求不能完全一致，须经业务员书面同意后可进行调整。

2、轮换原则

有三家及以上可选供应商时，供应商应不定期轮换；负责和供应商对接的采购员，也应不定期轮换。

3、廉洁原则

（1）自觉维护公司利益，努力提高采购产品质量，降低采购成本；

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手索要。

（3）严格按照采购制度和程序办事，自觉接受监督。

4、采购流程

1、售前支持

（1）接到公司投标部对产品资料、供货资质等方面的需求时，采购员应在最短时间内筛选供应商、整合资源、提供资料，以便投标书能顺利完成。

（2）接到公司中标通知后，采购员应配合平台管理员完成所中标品类产品的上架工作，为客户在平台上下单做好准备。

（3）采购员应随时关注市场行情，产品信息（如：价格等）出现变动时，应及时通知平台管理员进行更新、维护，确保平台对外产品信息的准备性和时效性。

2、采购申请

业务员依据客户在公司平台的点购清单向采购部发出采购申请，该点购清单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，应注明相关参数、指标要求，如有缺失、不清晰或需要替换的，业务员应提前与客户做好沟通，补充完整。

3、询价比价议价

采购员依据业务员提供的客户点购清单进行供应商筛选，具体要求如下：

（1）每一种产品原则上需三家及以上的供应商进行报价，应急购买的产品除外。

（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，填写《供应商对比表》，在权衡质量、价格、利润、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按照高利润原则进行采购。

（3）属下列情况者，无需进行比价、议价：独家制造、原厂零配件无替代用品，但仍需留下对比记录。

（4）若需进行样品提供和确认的，应确定送样周期，由采购员负责追踪，收到样品后，第一时间送交业务员进行确认，必要时需会同财务部予以确认。对于需要保存样品的，应封样处理，以便日后作收货对比。

采购员通过对以上方面综合考量后确定供应商，整个对比过程应记录在《供应商对比说明》中，同时填写《供应商基本情况表》建立供应商档案。

以上文件将作为合同附件，交由采购部经理审批，供货结束后随合同一并归档。

4、采购合同签订

供应商筛选完成后，由采购员与选定的供应商签订采购合同，合同细节：产品名称、规格型号、数量、单价、税率、付款方式、交货方式、运费承担、所有权交割、知识产权证明、违约责任等应有明确约定。

采购合同签订后，采购员应将合同文本以快递、扫描、微信等对方认可的方式发送给供应商，并提醒供应商及时接收，提前备货。

采购交易发生争议时，依据采购合同的对应违约条款进行处理。

5、采购付款

采购合同签订后，采购员应与财务部、业务部进行沟通，及时提交《付款申请单》，按照合同约定的方式安排付款。

6、进度跟催

采购员适时给供应商提供《发货通知单》，要求供应商按照发货通知单上的品类、数量、供货时间进行供货。采购员应提前采取电话或亲自到供应商处跟催，以确保产品能按时供应。

若采购产品无法在预定时间内交货的，采购员应提前和业务员进行沟通，重新和供应商确定新的交货期，并跟踪交货。因为交付时间造成的损失，应按照采购合同的约定进行索赔处理。

所采购产品发出后，由供应商将《发货通知单》补充完整，签字盖章后发回采购部，采购员收到发货通知后完成《收货确认单》，单号与对应《发货确认单》单号一致，并将《收货确认单》发送给业务员，方便业务员与客户沟通，提前做好接货准备。

7、验收入库

所采购产品到指定地点后，由业务员负责与客户进行沟通，于3天内完成验收工作，需要安装调试的产品，验收工作于一周内完成。 验收合格的产品，由业务员或客户在《收货确认单》上签字，每周一开会时交回采购部归档则完成入库；验收不合格的，业务员应第一时间通知采购员，由采购员与供应商沟通，完成退、换货等，验收合格后，完成入库手续；

8、发票接收

所有采购发票均要求快递至采购部，由采购部统一交至财务部入账，不允许供应商在送货时夹带发票；若发现随货带有发票，业务员应及时收缴并联系采购员，由采购员将发票交至财务部，以便及时入账，防止丢失；同时采购员应对供应商给予约束。

9、账目核对

采购产品办理入库后且已有对应额度的发票，由采购员凭《发货通知单》和《收货确认单》按照采购合同约定付款方式办理支付余款手续，并定期与供应商进行账目核对，《对账单》须经双方签字确认后留档。

五、资料归档

采购项目完成后，采购员应将整套采购资料：《客户点购清单》、《供应商调查表》、《供应商对比说明》、《采购合同》、《付款申请单》、《发货通知单》、《收货确认单》、发票复印件、《对账单》及供应商资质文件等一并归档，以备日后查阅。

六、供应商管理

1、供应商选择基本要求

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉好者。

2、供应商信息库的建立及维护

采购部安排专人进行录入和更新供应商信息：供应商的调查资料、招投标资料、有关证照（工商营业执照、安全生产许可证、质量认证等）的复印件、历史采购合同情况（采购价格、数量）、可供应产品清单等。

七、考核与审计

1、考核

采购部经理负责对采购员进行月度考核，考核标准见《采购员绩效考核表》，考核分数低于90分者将给予50元/次的罚款，连续三个考核低于90分将重新进入试用期，试用期结束仍考核不合格者将退回公司人力资源部。

该考核成绩将作为个人年终考核、升职加薪的依据，采购部也会持续将向公司举荐考核优秀者。

2、审计

采购员应自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对于在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司规则制度进行处罚直至追究其法律责任。

附件1

附件2

附件3

附件4

附件5

附件6

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/3a73e537370cba1aa8114431b90d6c85ec3a88b4.html